社長秘書だけではもったいない。オンラインアシスタントを全社展開した理由|株式会社レンズアソシエイツ

10人以上 メディア事業

ブランディング専門のデザイン会社・株式会社レンズアソシエイツ様
タスカルをご利用いただいて1年近く経ち、徐々にお任せいただくお仕事の範囲が広がっています。
前回のインタビューから変化したこと、背景や今後の展望について代表取締役/CEOの矢野まさつぐ様とプロジェクトマネージャーの吉田真一様に聞きました。

事業課題代表取締役/CEOやクリエイティブディレクター、トップ営業、講師など様々な役割をこなす矢野様が多忙なためスケジュール管理が難しくなり、業務に支障が出ていた
導入の決め手秘書がずっと隣にいるより、助けてほしいところだけをオンラインで助けてもらうのが自分に合っていると感じた
タスカったポイントスケジュールの調整・管理を一任したことでストレスが減り、他の仕事に専念できるようになった

クライアントプロフィール

プラン12ヶ月プラン
お取り組み内容スケジュール管理などの秘書業務

半信半疑でスタートしたら、空気のように馴染んだ

以前は矢野様のスケジュール管理を主にご依頼いただいてましたが、今はどのような形でタスカルをご利用いただいてますか?

吉田様
吉田様

矢野のスケジュール管理の他に、まずアートディレクター(AD)が2人の日程調整をお願いしました。そこから、各ADが抱えている業務の中で負担になっていることを洗い出し、順番にお願いしていきました。

協力会社への発注金額の管理や売上管理などの案件管理の入力、さらに管理するためのシートのカスタマイズなど、お願いすることが日に日に増えています。

矢野様
矢野様

吉田が細かく仕組みを作って指示してくれているからなんですが、僕は逆にアシスタントの存在を感じることがあまりなくなってきました。スケジュールを直接確認することはありますけど、カレンダー開いたらそこに必要な情報が全部書き込んであって、議事録もデータとして置いてあって、僕が行動するときにはもう先回りしてアシスタントさんがやるべきことを全部やってくれている感じになっています。

当初の僕のアシスタントという位置付けからだいぶ変わっていますね。

社内でタスカルの使い方が広がったきっかけは?

矢野様
矢野様

タスカルを利用する前は、会社の人事のフォーメーションの作り方として、リモートのアシスタントさんを活用していくというイメージが全くなかったんですよね。ところがタスカルを知って半信半疑でスタートしたら、本当に空気みたいにシューっと馴染んだ…という感覚です。

アシスタントさんが1人の時期に頼りすぎてしまってオーバーフロー気味になってしまったことがあったんですが、1人増やしてもらったらまたうまく業務が回るようになりました。その成功体験があるので、チームにアシスタントをつけて、ちょっと動きが危ないなと思ったタイミングですぐにアシスタントのアシスタントをつけるようにしていることで、どんどん広がっていますね。

「アシスタントが止まると会社が止まる」

社内では何人くらいの方がタスカルのアシスタントと関わっていますか?

吉田様
吉田様

10人くらいですかね。ほぼ全員です。

矢野様
矢野様

新人さん以外は関わっていると思います。日程調整だけの人もいれば、リーダークラスは数字管理などもやるので関わりの深さは人それぞれですが。
もう完全に会社のメンバーとしてみんなが認識しているという感じです。

日程調整や売上などの管理以外にご依頼いただいていることはありますか?

吉田様
吉田様

経理や法務、あらゆるコーポレートの業務に対しても、仕組み化できる部分はタスカルさんに入ってもらっています。

当初は月10時間程度でしたが、今は月に何時間くらい使っていただいてますか?

吉田様
吉田様

月によるんですが、100時間くらいは行ってますね。

矢野様
矢野様

何時間まで、と決めてしまってストップされると困るところがありまして…アシスタントさんが止まると会社が止まる、というような感じなので、もうどこまでも(何時間でも)走ってくださいという感じになってますね。

アシスタントも複数入っていますよね。

矢野様
矢野様

今5人くらいタスカルのアシスタントさんに入ってもらっていて、それぞれが複数担当を受け持って管理してくれている、という状況です。みんなが月20時間ぐらいずつ働いていて、合計すると月100時間は超えるという感じですね。
バックオフィスの人間を正社員で雇うというのは難しいところがあるので、助かっています。

ルール化してアシスタントに展開、クオリティを保つ

1対1だったところからアシスタント5人が10人の方とやりとりするようになって、混乱はなかったですか?

矢野様
矢野様

アシスタントさんは1人ずつ増えていったのであまりなかったですね。
吉田の方で、誰が何の役割をどういう順番でやるかというのを全部ルール化して展開しているので、アシスタントさんが増えた時も仕組みをそのまま下ろせばいい、という状態なんです。なので、みなさん同じクオリティで同じ動きをしてくれています。

ご依頼いただく領域は色々あるにしても、ルール化、テンプレート化しているということですね。

吉田様
吉田様

そうですね。さらに、一方的にこうしてくださいとこちらからお願いするよりも、アシスタントさんと相談しながら進めていった方がいい仕組みになると感じています。なので、アシスタントさんの得意な分野を先に聞いて、お願いできるところを決める、という流れにしています。

タスカルをご利用いただいて、アートディレクターの方々からはどんな声が出ていますか?

矢野様
矢野様

めちゃめちゃ助かっていると聞いています。
ただ、活用しきれてないなと感じる時期もありました。アシスタントさんにお願いする仕組みになってるはずのことを、今まで通り自分で無理くりやってしまっていた、という。今はアシスタントさんに任せられるようになりましたね。

自分でやった方が早いと感じてうまく使いこなせない、などというお声は他にもありました。どのように抜け出したんでしょうか。

吉田様
吉田様

アシスタントさんに、「この人(社員)に対してはこういうふうにリマインドしてください」などと私がお願いしていました。そうすると、「これが遅れてる」「タスカルさんがフォローしてくれてる」と認知してもらえて、本人がメリットを感じられる。そうやって、この仕組みは便利だという理解が広がったのかなと思います。

会社の空気感を理解してくれる存在

今後どのようにタスカルを使っていきたいですか?

吉田様
吉田様

タスカルさんは今や重要な1部門ですので、タスカルさんありきで仕組みをブラッシュアップさせていきたいと考えています。課題を一緒に解決していくパートナーとしてお付き合いいただけたらと思います。

矢野様
矢野様

一つはインサイドセールスです。ただ、リストを作って片っ端から当たるというスタイルではなくて、もっと相手のことを調べて気持ちのこもったインサイドセールスをやりたいと考えているんです。タスカルのアシスタントさんにはレンズの空気感みたいなところを理解してもらっているので、僕の求めているウェットなインサイドセールスができるんじゃないかと思っています。
あとは、自分にもう一度秘書をつけたいなと思っている部分もあります。任せきりにせず自分でやった方がいいかな、という気持ちもあって、ちょっと迷っていますが。

今、1人社長でご利用いただいているお客さまも多いのですが、5人、10人と従業員が増えた時にどう使うか、アドバイスはありますか?

矢野様
矢野様

各部署に1人ずつアシスタントがいた方がいいです。中間管理職にアシスタントをつけるという文化をタスカルさんが作ったら、日本の中小企業がめちゃくちゃ元気になると思います。
ビジネス書でも中間管理職をメインにした本がたくさんあるくらい、中間管理職ってやっぱり大変なんですよ。月2万5千円でアシスタントをつけられるんだったら、会社はつけるべきだと思います。

ありがとうございました!

 

▼前半では、タスカル導入当初のお話をお伺いしています。

タスカル|月額2.5万円~のオンラインアシスタント
タイトルとURLをコピーしました