中小企業が総務をアウトソーシングするべき理由と依頼先を決める基準

スタートアップのように社員10名未満の企業や中小企業でおろそかにされがちな総務業務。
経営者の立場から見て社内でやるべきか、外注する方が良いか迷うものではないでしょうか?
この記事では中小企業における総務の課題、総務のアウトソーシングに向いている業務、外注のメリット・デメリット、料金相場や導入事例をご紹介します。

 

総務のアウトソーシングが必要な4つの理由

創業から成長期を迎える企業が総務をアウトソーシングすべき理由は4点あります。

 

コア業務に専念するための集中と選択

ベンチャー企業が成長するためには、利益を創出するコア業務にいかに専念できるかが鍵となります。少ない人的資源で総務や法務、経理にリソースを割けません。

経営者は、付加価値を生み出す業務に専念するため、業務の選択と集中が必要です。

人件費コストを抑える(変動費化)

アウトソーシングすることで、人件費のコストを削減できる可能性があります。一度、社員を採用すると、退職するまで人件費が発生します。

お願いする業務がその後延々と発生するのか、その社員のパフォーマンスが適切なのかも不確実です。固定費となる人件費よりも、業務委託や外注で変動費化するほうが経営効率は高いと言えます。

業務のスピードとクオリティを高める

会社員時代に総務を経験してきた経営者はどれほどいるでしょうか?おそらく未経験で、かつ事務処理が苦手な方も多いのではないでしょうか。
総務とはいえ専門業務も多数あり、未経験者が行うとスピードが低下し、業務品質も不安定です。
アウトソーシング会社は複数の企業から請け負ってきた実績があり、スピードとクオリティ面では自社よりも高い可能性が大いにあります。

人材の移動や退職時のリスクを軽減できる

近年は転職市場も活発で複数の会社を渡り歩く人材も増加傾向にあります。人材の流動性が高い現在、コア業務とは直接的なつながりの薄い総務担当を新しく雇い、教育していくことは中小企業に取っては大きなハードルといえるのではないでしょうか?
 
総務の業務をアウトソーシングすることで、総務担当者が変わった時に必要な引継ぎ漏れのリスクを軽減させたり新しく発生する教育コストを抑えたりすることが可能です。

中小企業がアウトソーシングを導入する意義や導入に向いている企業など詳しくは別記事「【2021年最新】アウトソーシングの4つのメリットと委託すべき業務を徹底解説」にて解説しています。

アウトソーシングをするメリットや導入の注意点などをデータを交えて紹介しているので詳しく知りたい方はぜひご覧ください。

中小企業における、曖昧で膨大な「総務業務」

「総務」という言葉の定義は非常に曖昧です。会社にある多種多様な業務で、専門職種に仕分けができない業務を全て指します。
具体的な業務とアウトソーシングができる・できない業務について触れていきます。

総務業務の種類

一般的な総務部が実行している業務内容です。

  • 文書作成、管理、発送
    社内文書、契約書、請求書、取引先への挨拶状発送など
  •  備品購入、管理
    名刺、PC、携帯電話、オフィス用品など
  • オフィス管理
    契約、デザイン、移転、退去
  • 社内イベント
    福利厚生イベント、社外向けセミナー、株主総会の企画運営など
  • 電話メール対応
    代表電話や問合せメールの対応、来客対応など
  • 人事労務業務
    健康診断の実施管理、 入社者・退職者の手続き対応など
  • 広報業務
    全社共有アナウンス、社内報の作成、プレスリリース対応など
  • その他事務作業

社員1桁数のベンチャーでは、管理部の担当が1名で全てこなしているケースが多いです。社長秘書やインターン生が対応している場合もあるでしょう。

アウトソーシング できる総務

アウトソーシング(外注)しやすい業務の特徴は、ノンコア業務 や定型業務であることです。業務を別会社に依頼するわけですから、業務実行者はあなたの会社の文化や背景を全く知りません。

また、発注者もできるだけコミュニケーションコストを下げたいと考えています。ルーティンで発生する、シンプルで型化された業務は説明にかける時間も、習得に必要なコストも低いため、アウトソーシング がしやすいと言えます。

一方で、オフィス移転時の物件選定・内装デザイン・施工、社外セミナーの運営など一部の専門業務は専門アウトソーシング会社が多数あります。

専門知識を伴う総務領域もアウトソーシングを検討すべきでしょう。

■具体的な業務例

  • 社内の管理台帳更新
  • 問合せメール対応
  • 備品発注代行
  • 契約書締結、管理作業 
  • オフィスデザイン、施工
  • イベント運営 など

アウトソーシングできない総務

アウトソーシングができない総務業務の特徴は3点です。

  • 企画領域の業務
    戦略設計などのコア業務を指します。何よりも外注先とのコミュニケーションコストが非常に高くなります。コンサルティング会社に依頼するような内容なので、費用面でもかなり高額になる可能性が高いです。
  • 突発型で超短納期の業務
    年に数回、いつ発生するか分からないような業務です。震災対応やBCP関連などが当てはまります。
  • コストが見合わない業務
    物理的に実行が難しい業務などで、外注コストと予算が見合わないケースも多くあります。オンラインで完結しない業務が大半です。

■具体的な業務例

  • バックオフィス周りの中長期計画策定
  • 防災訓練の対応
  • 地方拠点オフィスの巡回点検
  • 契約書締結、管理作業 など

中小企業でよくある総務3つの課題

総務の課題

社員10名以下の企業には総務部という部署が存在していないケースが多くあります。総務や人事、経理などバックオフィス業務をひっくるめて総務部としている企業も多いと思います。

中小企業には総務の課題が山ほど存在しています。

社長が総務や庶務をやっている

スタートアップの企業ほど人員がおらず、社長が総務をやらざるを得ないケースが起こります。これを続けてしてまうと、コア業務に専念出来ず、サービスや会社の成長が遅れてしまいます。

業務が属人的で、人に引き継げない

社長や特の定社員にしかできない業務がありませんか?多くの場合、業務の難易度が高いわけではなく、個人の感覚でこなしている仕事です。

業務が属人化すると、他社に仕事を引きつけず再現性がありません。事業・組織の拡大のボトルネックになってしまいます。

バックオフィスの業務がごちゃごちゃになっている

個人経営や社員が数名規模のフェーズではバックオフィス業務は一括りにされがちです。会社の規模を大きくしたいのであれば、人事・経理・総務の業務は分類しておかないと、外注がしづらかったり、社内で役割が被りダブルコストが発生しかねません。

総務と一括りにされやすい業務|人事業務

総務の仕事として一括りにされやすい業務の1つとして挙げられるのが人事労務の業務です。

採用から研修などの人事業務や給与計算や勤怠管理、労働・社会保険に関する書類作成や手続きを行ったり入退社に伴う社会保険資格取得・喪失(健康保険・厚生年金)、雇用保険資格取得・喪失などの手続きが当てはまります。

人事のアウトソーシング先としては総合的なBPOサービスや社労士事務所、オンラインアシスタントなど複数あります。

これらの詳細やそもそも人事労務をアウトソーシングするメリット・デメリット、依頼できる業務に関しては別記事「【2021年】テレワーク時代の人事業務アウトソーシングを解説!メリット・デメリットやおすすめ会社紹介」をご覧ください。

総務と一括りにされやすい業務|経理

総務の業務として一括りにされやすい業務2つ目が経理です。

経理の業務は大きく分けて以下の4つがあります。

「管理会計」
経費の精算や伝票管理、銀行口座の預金管理など

「財務」
月次ごとの決算や資金調達や融資、投資に関する交渉のほか、取引先の与信管理など

「労務」
毎月の給与計算や年末調整、社会保険に関する手続きなど

「税務」
税に関する申告(例:法人税)

経理をアウトソーシングする流れや注意点、実際に経理のアウトソーシングを行い上手くいった先行事例などに関しては別記事「中小企業が経理をアウトソーシングするべき理由と依頼先を決める基準」をご覧ください。

できるだけ総務として一括りに行いたい時の対策

全て外注して丸投げするということは難しいですが、事務代行サービスを活用することで比較的簡単に依頼するすることが可能です。

事務代行サービスでは専属のディレクターが現在の事務作業を整理するお手伝いを行い、最適な形でアウトソーシングすることをサポートしています。

事務代行サービスでできること、導入のメリット・デメリットやおすすめのサービスを別記事「テレワーク時代の「オンライン秘書」とは?導入のメリットやデメリット、おすすめ企業を紹介」にて解説しています。

複数の事務作業をまとめて依頼することを考えている担当者様はぜひご覧ください。

また、アウトソーシングする業務のうちノンコア業務や提携業務を中心にオンライン秘書へ任せることも有効的です。

遠隔で秘書業務を依頼する「オンライン秘書」で可能な業務やオンライン秘書サービスを選ぶポイント、おすすめのオンライン秘書サービスに関しては別記事「オンライン秘書|導入のメリットやデメリット、おすすめ企業を紹介」にて解説しております。

総務業務のアウトソーシング事例3選

実際に総務の仕事をアウトソーシングしている企業の事例をご紹介します。オンラインアシスタントサービス「タスカル」を利用した事例でピックアップしています。

御社に似たケースはありますか?

社員1名企業 データ入力をアウトソーシング

  • 依頼企業
    社労士事務所、社員1名
  • 課題
    大企業の社会保険業務の運用を行っており、毎日運用作業が膨大にある。
    単純な入力作業にリソースが取られてしまう。
  • 稼働時間
    月10時間
  • 依頼内容
    システムへの登録業務
  • 成果
    社長の稼働時間を削減

社員5名企業 さまざまな事務をまとめてアウトソーシング

  • 依頼企業
    建設業、社員5名
  • 課題
    ・日中の見積対応ができず、案件の取りこぼすことがあり、それをなくしたい。
    ・Web、IT領域に弱く、特にSNSマーケティングを始めたい
    ・社内のIT化をより強化し、日々の業務の見える化・効率化を推進したい。
  • 稼働時間
    月10時間
    メールチェック、サイト修正、管理表更新、ほか
  • 依頼内容
    ・問い合わせメールのチェック、一次対応
    ・HPやFacebookの運用管理
    ・工事一覧表の作成・管理 ・案件管理システムの構築・運用サポート
  • 成果
    案件の取りこぼしが減り、受注が急増。年商170%アップ。

社員10名企業 総務業務をまるごとアウトソーシング

  • 依頼企業
    社員10名、コンサルティング事業
  • 課題
    高付加価値型のコンサルティングを提供しているため、売上やクライアントサポート以外の作業はすべて外注したい
  • 稼働時間
    月35時間
  • 依頼内容
    ・契約書作成・送付
    ・人材募集・運用
    ・名刺作成
    ・月末支払い分作業報告書格納チェック
    ・見積書・請求書作成
  • 成果
    総務部の機能をまるごとアウトソーシング。毎月の管理コストを変動費化し、業務量に応じて変動させることに成功。

アルバイト、派遣とアウトソーシングの違い

ユーザー訪問型(常駐)とオンライン型サービス

アウトソーシング会社には訪問型(オフィス常駐型)とオンライン型の2種類があります。2020年春以降はリモートワークが急速に普及し、オンライン型に切り替える企業が増加。

アウトソーシングのメリット、デメリット

メリット

  • コストを変動費化できる
  • まるっと依頼できる
  • 業務品質担保をしてもらえる
  • 外注する業務を拡張しやすい

デメリット

  • 時給換算すると高くなりやすい
  • 対面できない場合はコミュニケーションが不便
  • 依頼する業務の事前精査が必要

まるっと依頼をしたい、今後業務が増えそうだが先行きが分からないといった課題を持っている企業には相性が良さそうです。

アルバイトのメリット、デメリット

メリット

  • 業務内容を細かく指示できる
  • 自社で契約内容を決められる
  • 常駐も可能でフットワークが軽い

デメリット

  • 応募しても採用できないリスクがある
  • 業務が属人化しやすい
  • 業務品質の担保を自社でしないといけない

派遣のメリット、デメリット

メリット

  • コストを変動費化できる
  • 常駐が可能
  • もしものときに、代替の人員をアサインしてもらえる

デメリット

  • 時給換算すると高くなりやすい
  • 派遣会社を通じてコミュニケーションが発生
  • 採用前にスキルチェックができない

中小企業におすすめのオンライン総務アウトソーシング会社3選

タスカル

【特徴】
専属ディレクターがついて月額2.5万円〜で導入ハードルが低いのが特徴です。1ヶ月10時間の少量ロットで契約できるため、依頼する業務が多くはないが急ぎ依頼したいベンチャー企業に向いています。

サービス名

運営会社

月額

無料トライアル

タスカル

株式会社Colors

2.5万円/10h〜

なし

営業事務, 人事経理

WEB, SNS業務

電話代行

外国語対応

サービス内容
総務・経理・営業事務・ITサポート全般など

契約方法
3ヶ月・6ヶ月・12ヶ月(その他相談可能)

料金プラン(前払い)
1ヶ月10時間/2.5万円(12ヶ月契約)
1ヶ月10時間/3.0万円(6ヶ月契約)
1ヶ月10時間/4.0万円(3ヶ月契約)

「タスカル」サービス詳細

フジ子さん

【特徴】
時給換算すると2000円以下に抑えられる低価格の料金プランが特徴です。総務に限らず、幅広い業務をいらいすることができます。

サービス名

運営会社

月額

無料トライアル

フジ子さん

フジア株式会社

4.7万円/20h〜

1週間の無料トライアル(2時間)

営業事務, 人事経理

WEB, SNS業務

電話代行

外国語対応

サービス内容
総務・秘書・経理・人事・サイト運用など

契約方法
月契約 料金プラン(前払い)
1ヶ月20時間/4.7万円
1ヶ月30時間/6.9万円
1ヶ月50時間/9.9万円 (50時間以上は別途見積もり可能)

HELP YOU

【特徴】
採用率1%、大手IT企業出身のワーカーも在籍しており人材の質に定評があります。1ヶ月単位での契約も可能なのが特徴です。

サービス名

運営会社

月額

無料トライアル

HELP YOU

株式会社ニット

10万円/30h~

※契約は6ヶ月~

なし

営業事務, 人事経理

WEB, SNS業務

電話代行

外国語対応

サービス内容
総務・経理・人事・営業サポート・メディア運用など

契約方法
3ヶ月・6ヶ月・12ヶ月(その他相談可能)

料金プラン(前払い)
1ヶ月30時間/10万円〜(オンライン業務)
1ヶ月45時間/15万円〜(オンライン・オフライン業務)
1ヶ月100時間/見積もり(オンライン・オフライン業務)

ベンチャー企業はオンラインで総務をアウトソーシングするメリット多し

オンラインで総務をアウトソーシングするメリットは多い
創業間もないベンチャー企業や中小企業では総務の仕事が曖昧で、将来の業務量も見立てにくいと思います。

社員の採用は固定費になりますし、社長が総務をやってしまうと成長が遅れてしまうでしょう。

そのため、できるだけ早い段階で、リーズナブルに始められるオンラインアウトソーシングのテスト導入をおすすめします。

上手くいけば、どんどん活用できますし、もし上手くいかなければ、アルバイトや社員を採用して内製化に切り替えることも可能です。会社の規模や業務内容に合わせて、業務の委託の仕方は変化させていきましょう。

「タスカル」のアウトソーシングに関する疑問点に関してはFAQをご覧ください。

また、FAQに記載のない点に関しましては以下からお問い合わせください。
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タスカル|月額2.5万円~のオンラインアシスタント
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