1年かかる業務が1か月半で完了！業績向上や会社全体の取り組みを加速させるためタスカルを活用｜株式会社アクト

弊社は工具専門のリユースショップを運営している企業で、「アクトツール」という屋号で店舗を運営しております。関東、埼玉県を中心に、フランチャイズ加盟店も含めて現在22店舗を展開しています。中古の工具の買取と販売をおこなっており、店頭販売だけでなく自社オンラインショップやヤフオク、メルカリ、ラクマでも販売をしております。

現在150人ぐらいです。そのうち、パート・アルバイトは70人弱です。

本社勤務の人数が増えはじめ、もともと6〜7名ぐらいだったところから、現在は10名程になりました。そのあたりから本社でカバーできる業務範囲が広がり、これまでは店舗スタッフに任せていた細かな事務作業を、本社で巻き取っていこうという動きが出てきました。

ただ本社でもリソースが限られているので、細かな事務作業を外注できる仕組みがないか検討していました。

そこで、タスカルさんを導入している他の企業の方が「こういうサービスがあるよ」とご紹介くださいました。実際に問い合わせをして「これはよい」と思い、導入に至ったというのが経緯です。

もともと探していたわけではありません。まずタスカルというサービスを知った上で、他の似たようなサービスをいろいろと見させていただきました。

柔軟な依頼の仕方や単価、時間の繰り越しといった契約プランの内容など、メリットとデメリットを比較検討した上で、タスカルさんに決定しました。

まず、先ほど申し上げた各店舗で行っていた細かな事務作業など、誰がやっても同じ結果になる作業をピックアップしていきました。具体的には、メールチェックなどです。

弊社は直営店が14店舗あり、各店舗で毎日3回から4回程度メールチェックをしなければなりません。これが14店舗で発生しているとなると、相当なコストがかかっているなと思いました。

あとは銀行の入金確認など、誰がチェックしてもよい業務を洗い出し、そこから外注できるもの、RPAなどのシステムで自動化しにくい作業を振り分けしていきました。

そうですね。やってもらいたいことを決めた上で、タスカルさんと打ち合わせをしました。

ひとつは、オンラインショップで売れた商品などの受注通知メールのチェックです。チェックした内容を、チャットワークで各店舗のスタッフへ情報共有してもらっています。あとは、お客様からGoogleマップにいただいた口コミへの返信漏れがないかを、月2回ぐらいチェックしてもらい、漏れがあった場合は該当の店舗に連絡してもらっています。

その他にも、LINE連携をしている会員様への誕生月クーポン送付、ポイントの失効日が近づいた会員様へのLINEでアナウンス、売上管理ツール「ReCORE」のデータをスプレッドシートにまとめる作業などもタスカルさんに依頼してます。

メールチェックです。タスカルさんの長期休暇や弊社と営業日が合わなかったときに、数日程度お願いできなかったことがあったのですが、店舗の方から「いざ作業が戻ってくると意外と面倒くさい」という声が上がりました。現場の手間が軽減されていると実感できましたね。

そうですね。お客様への連絡漏れや気づかなかったケースもありましたが、タスカルさんにお願いすることでかなり軽減されました。

ReCOREというPOSレジのシステムからデータをダウンロードし、それをスプレッドシートに入力する業務です。手順を細かく確認し、あらかじめ手順書を作るという流れでやっています。

ですからタスカルさんへ業務を依頼したときも、大まかな手順書をあらかじめ用意していました。

まず定例業務を外注することで、部署としてのコアな業務に使える時間がかなり多くなりました。

例えば、会社として推進したい取り組みや施策を構築する業務や、営業データのフィードバックのレスポンス向上などが挙げられます。

あとは、細かな作業を担当しているスタッフがいれば、「それはタスカルにお願いしたほうが良いよ」と声をかけるなど、スタッフの手を空ける動きもできるようになり非常に有効だったなと思っています。

定例業務に関しては先ほど申し上げた通り、コア業務に割ける時間が多くなりました。

単発でご依頼した業務もいくつかあるのですが、特に商品マスターデータの構築が大きかったです。弊社で取り扱っている商品のJANコード、仕様の情報、商品カテゴリーといった情報を8,000件ぐらい入力する業務がありました。

工数としては685時間程度で見積もりしていたのですが、これを社内担当者のみで対応すると1年はかかっていたと思います。

外注すると費用はかかりますが、時間を短縮するという意味ではとても効果的なので、タスカルさんにお願いをしました。一緒に手順を詰めていきながら「この手順だとこれぐらいの時間でできそうですね」と調整を進め、最終的には1か月半程で完了して、とても助かりました。

依頼をする前に社内で手順書を整えておくと、着手までスムーズだと思います。明確に手順が思いつかないというときは、手順書なしで「こういうことがやりたいのですが、一回打ち合わせさせてください」と、オンラインでつないで話しながら手順を詰めていくことも可能です。

外注するポイントとしては、「誰がやっても大体同じ結果が出るという業務」を選ぶことです。このような業務は自分たちでおこなう必要がないので、タスカルさんにお願いする方が効率的です。

最近では、パワーポイントなどで作ったプレゼン資料や営業資料を、ビジュアル的に分かりやすく作り直す作業も依頼しています。タスカルさんにはデザイナーさんもいらっしゃるので、そのような活用もしています。

まだまだ細かな業務を自分たちで抱えているので、手順を詰めてさらに外注化を進めたいと思っています。

少し大きめの業務や、集中的に対応しなければならない業務があるときも、お力添えいただきたいです。

あとはデザインですね。営業担当者が自分で営業資料を作るのは時間的にも効果的ではないので、アジェンダだけを作ってタスカルさんにスライド化してもらう、という活用方法も考えています。

弊社はリユース企業なので、同じリユースの企業にはぜひ使っていただきたいと思っています。弊社で発生しているような業務は、他のリユース企業などでもきっと発生しているはずです。自分たちがやらなくても同じ結果が得られるのであれば、どんどん外注して自分のお店の業績向上や会社全体の取り組みを加速させるために使ってほしいです。