フリーランスの外注は企業におすすめ？進め方のコツや確認事項を解説

近年、企業の採用難による人材不足が大きな問題になっています。こうした中で、専門スキルを持つ人材の確保も一層困難な状況です。

企業においては、スキルのある人材の確保のために、業務の一部を外部に委託するなどの取り組みも見られるようになりました。総務省統計局によると、働いている人の約100人に3人は本業がフリーランスとのデータがあります。

企業とフリーランスをつなぐサービスも充実してきたため、人手不足の解決策として、フリーランスへの業務委託を取り入れるのも方法のひとつです。今回は、企業がフリーランスに外注する際のメリット・デメリット、業務委託のコツや確認事項について紹介します。

参考：令和4年就業構造基本調査｜総務省統計局

フリーランスに外注するメリット

フリーランスへの外注には、次のようなメリットがあります。

• 必要なときに高度なスキルの人材を投入できる
• 業務内容や業務量に応じた人員の調整がしやすい
• 雇用手続きを経ないため作業開始までのスピードが早い

フリーランスには、Web制作やLP制作などをスポットで依頼したり、給与計算や経理などのスキルが必要な定型業務を依頼したりすることも可能です。

企業側の利点として、雇用契約に縛られないため人員調整がしやすく、固定費となる給与や社会保険料などを抑制しつつ人材不足を解消できる面もあります。雇用関係ではないため、即日や来週など比較的早く業務を委託できるのもメリットです。ミスマッチや社内外でのトラブル、早期離職などの採用リスクも回避できます。

フリーランスに外注するデメリット

一方、フリーランスの外注には以下のようなデメリットもあります。

• 品質の担保が難しい
• 業務について認識齟齬が発生しやすい
• スケジュール調整などの問題がある

企業ではなく個人に外注することから、業務の質がバラバラで、品質の確保が難しくなる可能性があります。社内にいる既存のメンバーと仕事をするわけではないため、スケジュールや業務認識の面で問題が発生しやすいのもデメリットです。

フリーランスに外注する方法

フリーランスに外注する方法は、主に3つあります。
それぞれ、窓口や条件交渉の手間、コスト面などが異なるため、目的や社内リソースに応じて使い分けることが重要です。

クラウドソーシングを利用する

クラウドソーシングは、短期間で多くのフリーランスのワーカーに募集を出せるため、費用感や納期、成果物のサンプルを比較しながら選びたいときに便利です。ただし、個人のスキルレベルの幅が広く、品質にバラつきがあります。必ずしも期待と成果が一致しない可能性がある点に加え、選考の段階でスキルの見極めが難しい点に注意が必要です。

エージェントを利用する

エージェントを利用すれば、要件に合う候補者を絞り込んで紹介してもらえるため、求める人材とマッチしやすいメリットがあります。契約やトラブル対応のサポートを受けられるのも、ほかの方法とは異なる長所です。継続発注の交渉窓口を一本化できることから、中長期でフリーランスに外注したい企業に向いています。

SNSやコミュニティから直接依頼する

SNSやコミュニティ経由でのオファーは、実績やポートフォリオを確認しながら交渉できる点が魅力です。コミュニティ内での評判に基づいて依頼することでミスマッチを減らしやすい面もあります。ただし、必要なときに人材がなかなか見つからない可能性もあります。

フリーランスへの業務委託｜進め方のコツ

フリーランスへの外注を成功させるには、発注プロセスの設計と仕組みづくりが鍵になります。業務委託の進め方のコツを3つ紹介します。

まずは小さく依頼して相性を確認する

初回の発注は、小規模なタスクや短期間のプロジェクトにして、納期・品質・コミュニケーションの取りやすさを確認しましょう。小さく依頼することでリスクを抑えつつ、実際の作業を通じたスキルや業務との相性が確認できます。

成果物型か運用型かを整理してゴールを共有する

案件を発注する際は、成果物型（成果ベース）か運用型（時間単位や月額）かを明確にしておきます。成果物型は目的物と検収基準を明確にすれば管理がしやすく、運用型は継続的な依頼に向いています。

また、それぞれにゴールを設定し、共有しておくことが大切です。例えば、成果物型はフリーランスに伝える原稿やデザインの納期だけでなく、全体のスケジュール感や完成後のサイトのイメージをゴールとして伝えておくとよいでしょう。運用型の場合は、SNS運用によるPV数や新規顧客獲得の目標値などがゴールとして考えられます。

ゴールが明確であると、フリーランスへの外注で問題になりやすい認識の齟齬を防止できます。

社内の窓口を決めて進行管理を一本化する

誰が要件を取りまとめ、誰が承認するのかを社内で明確にして窓口を一本化すると、指示のブレやレスポンス遅延を防げます。進捗管理ツールや共有ドキュメントを使った情報の可視化により、進行状況を把握しやすい環境にしておくこともポイントです。

フリーランスに外注する前に確認すべきこと

フリーランスに外注する際に、契約内容があいまいなまま進めると、後でトラブルになりやすく、修正や交渉に余計なリソースを取られることになります。以下の点については、特に注意して確認しておきましょう。

• 委託する業務範囲
• 検収期間や品質基準
• 報酬や支払時期
• 秘密保持契約
• 連絡方法や報告内容

委託する業務範囲を明確にしておく

業務範囲を誰が見てもわかるように詳細に定義しておくことで、無駄な追加依頼や範囲外の作業を防げます。具体的には、期待する成果物や成果物のフォーマットを明記すると認識齟齬を減らせます。運用型の場合は、日々の業務内容、定義されていない業務が発生した場合の報告や対応について明確にしておきましょう。

検収期間や品質基準を固めておく

検収の期間や品質基準、修正対応のルールを明確にしておくと、納品後のやり取りが短く済みます。品質基準は数値やチェックリストに落とし込み、誰が見てもわかりやすいように文書化しておくことをおすすめします。再提出のルールや修正回数などは契約書でしっかり定めておくとよいでしょう。

報酬や支払時期を明確にしておく

報酬体系（時間単価、成果報酬、月額など）と支払のスケジュールを明確にしておくことも重要です。源泉徴収や請求書の発行フォーマット、振込手数料負担の有無などの事務的な取り決めも、前もって合意しておくと、支払いトラブルを避けられます。支払遅延リスクを減らすために、社内決裁フローを整備しておくことも重要です。

必要に応じて秘密保持契約を締結する

機密情報や顧客データ、開発中のプロダクト情報を扱う場合は、発注前に秘密保持契約（NDA）を締結しておくのが一般的です。NDAには情報の範囲、保持期間、違反時の対応、第三者提供の制限などを盛り込み、必要であれば成果物の権利帰属についても合わせて定めておきます。これにより安心して情報共有ができ、紛争予防につながります。

連絡方法や報告内容を定めておく

日常の連絡手段（メール、チャット、会議ツール）や定期報告の頻度・フォーマットを決めておくと、認識の齟齬や情報共有不足を防止できます。合わせて、重要な判断時の連絡フロー、緊急対応時の連絡先などを事前に共有しておくと、トラブル時にも対応がスムーズです。

フリーランスへの外注以外にもおすすめの方法

外注だけでなく、パートナー企業との提携や派遣の活用、オンラインアシスタントのように、別の選択肢の活用や組み合わせも有効です。オンラインアシスタントであれば、フリーランスとの業務委託で不安な品質担保の問題を軽減できます。すぐに依頼しやすいため欠員の心配がなくなるほか、対応期間や依頼する業務などで柔軟な対応を期待できるのもポイントです。事業のフェーズや外注したい業務範囲に応じて、最適な組み合わせを検討しましょう。