バーチャルアシスタントとは、Apple端末に搭載しているSiriや、スマートスピーカーのAlexaなど音声で指示してタスクをサポートするソフトウェアのことです。
または、オンライン上で業務をサポートするオンラインアシスタントのことを指す場合もあります。
今回は、「音声アシスタント」と「オンラインアシスタント」の2つの意味を持つ、バーチャルアシスタントの意味について詳しく解説します。
タスカルを活用し、受注業務といったバックオフィス業務外注事例は、以下の記事で紹介していますので合わせてこちらもご覧ください。
バーチャルアシスタントとは
バーチャルアシスタントは、複数の意味をあわせ持つ言葉です。主に以下の意味で使われています。
- 音声からの指示をサポートする音声アシスタント・AIアシスタント
- オンライン上で業務をサポートするオンラインアシスタント
音声から指示を理解してタスクをサポートするソフトウェア
音声アシスタントやAIアシスタントとしてのバーチャルアシスタントは、Apple端末に搭載しているSiriや、スマートスピーカーのAlexaなど音声で指示してタスクをサポートするソフトウェアのことを指します。
例えば、天気や音楽の再生、アラームの設定、ECの注文などに対応できます。音声で指示した内容を理解して応対できるのが、音声アシスタントやAIアシスタントの特徴です。
オンライン上で業務をサポートするオンラインアシスタント
オンライン上で業務をサポートするオンラインアシスタントのことをバーチャルアシスタントと呼ぶこともあります。オンラインツールなどを活用してやり取りするため、出社してもらう必要がなく、事務や経理などの業務を依頼することが可能です。
バーチャルアシスタントに単純作業やルーティンワークを依頼することで、コア業務に集中して取り組めるようになります。
従業員数が少ない企業や1人社長など人件費を抑えつつ、業務効率の向上を図りたいときにおすすめです。
「音声アシスタント・AIアシスタント」としてのバーチャルアシスタント
音声アシスタントやAIアシスタントとしてのバーチャルアシスタントについて、種類や仕組み、できることを詳しく紹介します。
バーチャルアシスタントの種類
音声アシスタントやAIアシスタントといったバーチャルアシスタントには、さまざまなソフトウェアがあります。代表的なバーチャルアシスタントは、以下のとおりです。
- Siri（Apple）
- Alexa（Amazon）
- Google アシスタント（Google）
- Cortana（Microsoft）
スマートスピーカーに採用されているAlexaやGoogle アシスタント、Apple端末に搭載しているSiriなどがあげられます。スマートスピーカーやデバイスのほかにも、アプリケーションや車載アシスト、ロボットにも搭載され、生活のあらゆるシーンで活用されています。
バーチャルアシスタントの仕組み
バーチャルアシスタントは、大別すると「音声認識」「自然言語処理」「機械学習・AI」で成り立っています。
ユーザーからの「今日の天気を教えて」「電気を消して」などの指示を音声で認識して、テキストに変換します。認識した情報を自然言語処理で解析することで、どのような指示なのかを理解できるようになるわけです。
機械学習やAIによって理解した情報に適切なアクションを見つけ出し、応対します。
バーチャルアシスタントにできること
バーチャルアシスタントが声で指示することで、音楽の再生やニュースの読み上げ、アラーム設定、商品の注文などの対応が可能です。家電製品と連携すれば、照明やテレビ、エアコンの操作もできます。
ビジネスシーンでは、声でのオーダーを受け付けて接客業務をサポートしたり、AIコンシェルジュとして音声入力で観光スポットを案内したりするなど、業務の負担を減らす役割を担っています。
「オンラインアシスタント」としてのバーチャルアシスタント
次にオンラインアシスタントとしてのバーチャルアシスタントについて解説します。依頼できる業務や利用するメリット、バーチャルアシスタントを選ぶときのポイントを詳しくお伝えします。
バーチャルアシスタントに依頼できる業務
バーチャルアシスタントに依頼できる業務としては、以下があげられます。
依頼できる業務範囲
- 経理事務：請求書・見積書作成、記帳代行、月次決算対応など
- 秘書：スケジュール管理、出張時の手配、メール対応など
- 人事労務：給与計算、採用、勤怠管理など
- 総務：資料作成、プレスリリース配信など
- 営業アシスタント：データ入力、架電、問い合わせフォーム営業など
- プロモーション：広告運用、SNS運用、カスタマーサポートなど
バーチャルアシスタントはそれぞれ特化したスキルや専門知識を持っている人材も多く、多岐にわたる業務を依頼することが可能です。
バーチャルアシスタントを利用するメリット
バーチャルアシスタントを利用するメリットは、以下のとおりです。
- ノンコア業務を依頼してコア業務に専念できる
- 専門家に依頼できるから業務の質と生産性の向上が図れる
- 必要な業務だけ頼めるから人件費削減になる
1人社長で毎月発生する定型化業務や単純作業によって、コア業務に集中できないケースなどで活用すれば、売上につながる業務に専念できるようになります。
専門知識やスキルを持った人材を採用するには時間とコストがかかります。しかし必要なタイミングでバーチャルアシスタントに依頼することで、人件費の削減につながり、業務の質も高めることができるでしょう。
バーチャルアシスタントを選ぶときのポイント
バーチャルアシスタントに業務を依頼するときは、以下のポイントをおさえて選びましょう。
- 依頼したい業務に対応しているか
- 費用対効果が見込めるのか
- 導入実績があるか
- サポート体制が整っているのか
バーチャルアシスタントサービスによって秘書や経理などに特化した人材に依頼できるなど、対応業務の範囲が異なります。まずは、どのような業務を依頼したいのかを洗い出しておくとよいでしょう。
費用に関しては、業務時間で月額料金が設定されていたり、スポットで依頼できたりとサービスによって料金形態や設定も変わってきます。費用対効果が見込めるかを検討しておくと安心です。
また導入企業のインタビューや継続率も確認しておくとサービス選びの失敗を防げます。業務を依頼した担当者が急遽対応できなくなった場合に別の担当者に依頼できるのかなど、サポート体制も事前に確認しておくようにしましょう。
バーチャルアシスタントに業務を依頼するなら「タスカル」がおすすめ
バーチャルアシスタントには複数の意味があり、SiriやAlexaなど音声アシスタントやAIアシスタントを指す場合と、オンライン上で業務をサポートするオンラインアシスタントについて呼ぶ場合があります。
バーチャルアシスタントをうまく活用すれば、業務やタスクをサポートして業務効率化や生産性の向上に役立ちます。
バーチャルアシスタントに秘書や営業事務などの業務の依頼を検討しているなら、オンラインアシスタントサービスの「タスカル」がおすすめです。タスカルは月額25,000円から利用できるので、コストを抑えつつスキルを持った人材に業務を依頼できます。バーチャルアシスタントを検討されている方は、是非無料でご相談ください。
