月10時間の削減を実感！精神的負担からも解放されコア業務に注力できる｜Engage Squared株式会社

弊社はMicrosoft365に特化したコンサルティング会社です。本社はオーストラリアにあり、2022年3月に日本支社ができました。現在10名の社員がいます。

前社では資料作成などを中心に頼んでいましたが、今回はバックオフィス業務を任せたくて依頼しました。

今の会社では僕が毎月の雑務やバックオフィスを行っていて、そこに時間を取られてしまっていたんです。ちょっと仕事が増えたこともあり、ほかに任せられる人を探したいと思いました。

前社は僕一人しか社員がいなかったため、給与の支払いはもちろん、支払い自体があまりありませんでした。依頼していたのも、資料作成といった顧客に関連する仕事です。一方で今回は顧客向けの仕事ではなく、社員の給与計算などを含むバックオフィス業務です。

前社でタスカルを利用したときはWeb検索で目にとまったのですが、毎月の利用料金が安いなと思ったんです。

はい、そうですね。

経理、労務、採用の3つをメインにお願いしています。

経理に関しては振込業務や入出金の確認、採用では候補者との調整や、キャリアクロスという求人サイトへの掲載などです。

業務量が多いのが労務ですね。社内システムの準備や名刺の作成、社労士とのやりとりを含め、オンボーディングを色々とお願いしています。毎月の給与・ボーナス、営業手当の計算もお任せしていますね。

都度の依頼として、たまに翻訳業務も依頼しています。

基本的には、1回やり方を教えたら決まったタイミングで繰り返し行ってもらえるものをピックアップしていますね。

たとえば振込業務なら、承認だけ僕が行って、後は基本的に全部お任せしています。支払ってほしい請求書をフォルダに入れておけばすべて行ってくれますし、請求書の発行も実際に使えるものを作ってもらえます。

こちらから細かい指示をしなくても、ダブルチェック体制がしっかりあるので頼みやすいですね。

苦労したのは、会計処理に関する税理士とのやりとりですね。税理士から毎月質問がくるのですが、タスカルで回答できないか相談したんです。結局は対応が難しいということで、タスカルではなく別の人に頼みました。

ただ「タスカルに頼んだもののクオリティが低い」となるより、最初からできませんと言ってくれた方がいいので、結果的には良かったと思います。

少なく見積もっても、月10時間ぐらいはバックオフィスにかかっていた時間が削減できました。

社員10人の給料の支払い、10件ほどある請求書の対応、それからオンボーディングのセットアップが毎月2人分くらいあります。そういった処理にかかっていた時間を計算すると、月10時間ぐらいにはなると思いますね。

また支払いに関しては、忘れてしまう心配、遅れてしまう心配が減ったことが一番大きいかもしれません。

そうですね。削減できた時間で、顧客業務やプロジェクトに参画するなど、売り上げを作る仕事ができています。

新しい業務を頼むときは、オンラインミーティングで画面共有をしながらその様子を録画してもらいました。

弊社ではMicrosoft Teamsを使っているのですが、そういったツールの使い方もタスカルスタッフさんが全部覚えてくれましたね。

連絡のためだけに別のツールを取り入れるのではなく、社内ですでに使っているツールで社員と直接やりとりしてもらえるので、とても楽です。

中小企業であれば、社員の有無に関わらずお勧めできると思います。

個人のアシスタントを見つける方法もあるとは思いますが、その場合はアシスタントが辞めるとまた一から採用や教育が発生するので非常に困るんですよね。

タスカルなら、今のスタッフさんがいなくなるときはスムーズに引き継いでくれますし、基本的な業務をすべてわかった上で新しい人が担当してくれます。個人を雇う方法にはない、タスカルという組織のメリットだと思いますね。

1回教えたらその後は再度伝えなくても、継続して業務を行っていただけるところです。毎月30分の業務を教えるために1時間かかったとしても、その後はずっとやってくれます。マニュアルも作ってもらえるので、担当者が変わっても影響がないように対応していただけていますね。

あとは翻訳などの英語スキルや、Illustratorファイルが直接編集できるといった専門スキルを持った方がいるところもお勧めですね。