経理業務全般を依頼。タスカルは自分の時間と事業成長を生み出す最強のパートナー｜bridgeyou

ミュージカル俳優を目指す方に向けて、オンラインレッスンを行う育成事業を行っています。オンラインがメインですが、たまに実地でプログラムやワークショップを行うこともあります。

国内でプロを目指す8～22歳くらいの、オーディションを受ける年齢層が多いですね。

個人事業主として始めたのは2022年1月です。私自身、劇団四季にいたのですが指導を始めてから、改めて地方での育成環境の乏しさに気付きbridgeyouを設立しました。2024年5月に法人化しています。

経理は私一人で行っていました。具体的には、先生方へお支払いする指導料の計算・支払い、生徒さんから頂くレッスン費の引き落とし確認ですね。

先生方へお支払いする指導料は、先生によってレッスン回数や単価が異なるため、毎月計算が必要です。支払い期限も決まっているため、その日までに請求書のやり取り、支払明細書作成などを終えなければなりませんでした。移動中に作業を進めることも多く、生徒さんの引き落とし確認まで手が回らない状況でした。

お金のことは信用問題に直結します。件数が少なかった最初の頃は一人でできていましたが、生徒50名、先生20名ほどまで増えてくると正直キャパオーバーでした。

このままでは事業に支障が出ると感じていたところで、勧められたのがオンラインアシスタントでした。

はい。実はタスカルさんに依頼する前、一時的に友人に経理のような管理業務を手伝ってもらっていたんです。ただ、友人という関係もあってお願いしづらい部分があったり、彼女自身も子育てをしながらだったため、作業量にムラがあったりしました。

それでも月額で費用をお支払いしていたので、私自身も少しモヤモヤしていました。完全に時間単位でお願いできる方が、私には頼みやすいと感じ、オンラインアシスタントを探し始めたんです。

タスカルさんと、もう一社、オンラインアシスタントサービスを提供している会社さんと面談しました。タスカルさんは「すぐにでも対応できます」と言ってくださったのに対し、もう一社は「2週間後に改めて」という返答だったんです。当時、本当にすぐに助けてほしかったので、「明日からでもお願いできますか？」とタスカルさんにお願いした記憶があります。

はい。実際、スタッフさんをアサインいただくまでの対応も非常にスピーディーでした。

タスカルさんに依頼する前、友人にbridgeyouの支払い関連の仕組み、生徒さんの支払い方法、先生ごとの単価などの情報をまとめてもらっていました。それをタスカルさんに共有し、ミーティングなども行いながら依頼したいことをお伝えしました。最初は先生方へのお支払い金額の計算を行っていただいたと思います。

そうですね。法人化前はタスカルさんで金額を計算し、それを元に私が振り込んだ後タスカルさんに明細を作成していただくという流れでした。法人化をきっかけに報酬振込用口座を開設した際、「Webで報酬の振込が可能となるので、振込作業もお任せいただけますよ」とご提案いただき、振込作業と支払証明書作成も追加でお願いすることにしました。おかげで今は、私の作業は要所要所でのチェックのみとなりました。

はい。以前は毎月10日までに銀行へ行って振り込んでいたのですが、行くのが面倒でしたし、ときどき計算ミスなどで税務署から連絡が来ることもありました。そういったこともあり、タスカルさんに支払いも含めて全部お任せすることにしました。

そうですね。私が行っていたころは毎月期限ギリギリで焦っていたのですが、タスカルさんは前月が締まった時点ですぐに着手してくださるので安心してお任せしています。

また、年末の法定調書作成など頻度の少ない業務も、情報をまとめていただくなど手助けいただき助かりました。

タスカルさんに依頼する際、最初に生徒さん全員の状況を確認していただいたのですが、その時点で半年ほどレッスン費を滞納されている方がいることが分かりました。

レッスンの金額は、契約時に生徒さんが選択したプランに応じてWix上で管理されているのですが、その方はそもそも初回の契約が未完了のままレッスンに来られていたことが発覚しました。見つけていただいて本当に助かりました。

全員分を一度総点検していただいた後は、引き落とし時エラーとなり支払いがされなかった際にWixから届くメールをタスカルさんに自動転送されるよう設定し、ご対応いただいています。

引き落としできなかった旨のメールが来たら、タスカルさんからLINEで生徒さんに連絡していただいています。カードの有効期限切れや上限超過など、何らかの原因でカード利用が停止されていないかを確認し、再度支払い用URLを発行しお支払いいただく流れで対応しています。

以前はタスカルさんにお願いしていたのですが、今は私で確認しています。お願いしていたときは毎日チェックしていただいていたのですが、その分工数がかさみ、予算オーバーになってしまったためです。今は基本的に私が確認し、エラーが出たときのみタスカルさんにご対応いただいています。

利用規約を明確にしました。特に退会時の対応です。以前は退会の申し出があったら即日で自動引き落としを止めるという運用にしていたのですが、毎月決まった日に引き落としが行われるため、申し出の時点で翌月分の支払いが済んでいる方とそうでない方が混在してしまっていました。

そこで「その月の20日までに退会を申し出れば、翌月分からの請求は中止する」と明確な規約を定めました。今後事業を継続していく上でも、こういった規約は明確にしておくべきだと思うので、曖昧だった部分を整備できたのはとても良いことだと思います。

bridgeyouの連絡用LINEグループにタスカルさんを入れてご対応いただいています。多くの場合、生徒さんから先生に退会の連絡があり、先生からタスカルさんに退会手続きの依頼が来るという流れです。

とても満足しています。ミスが本当にないので安心してお任せできています。この体制を構築していただいたおかげで、気持ち的にも時間的にも余裕ができました。

そうですね。経理周りの不安がなくなったのが一番大きな変化です。以前はミスがないか常に心配でしたが、今は安心してタスカルさんにお任せできています。そのおかげで、自分の仕事に使える時間が増え、新しい企画を考える余裕が生まれました。

留学プログラムや合宿など、以前はなかなか手が回らなかった大きな企画も実現できるようになり、それが新たな収益源にも繋がっています。

それに、友人に頼んでいた頃と異なり、ビジネスパートナーとしてきちんとお願いできるので、精神的な負担も大きく軽減されました。

3割くらいは確実に手放せたと思います。

私の場合は、担当してくださるスタッフの皆さんが本当に責任感を持って、迅速に対応してくださるのが大きいです。また、最初の頃、デザインのイメージが合わなかった時に正直に相談したところ、すぐに別のデザイナーの方を手配してくださるなど、柔軟に対応していただけました。

もし、依頼する中で気になることがあれば、遠慮せずに伝えてみることが大切だと思います。タスカルさんは臨機応変に対応してくれるので、自分のスタイルに合わせていくことができると思います。

富士宮は、オンラインとかミュージカルといった分野に馴染みのある方はまだ少ないかもしれません。個人で事業を始められる方も多いのですが、ガラス工芸やカフェなど、地域に根差したビジネスが多い印象です。オンラインアシスタントというサービス自体、まだあまり知られていないのではないでしょうか。

もし近くで同じように一人で頑張っている経営者の方がいたら、ぜひタスカルさんをおすすめしたいですね。特に小規模で運営されている方ほど、苦手な分野をアウトソーシングすることで、事業を拡大できる可能性が広がると思います。私自身、広報の方にオンラインアシスタントという存在を教えていただいたことがきっかけでタスカルさんと出会えたので、本当に感謝しています。

法人化して、ようやく事業が落ち着いてきたところです。今お願いしている経理業務全般を、さらに効率化していきたいと考えています。将来的には、税理士さんとの連携などもスムーズに進めていけると、より安心してお任せできるかなと思っています。

「苦手な分野がある方」にこそ、タスカルさんを強くおすすめしたいです。苦手なことに時間を費やすのではなく、得意なことに集中することで、事業は必ずうまくいくと思います。特に、小規模で経営されている方は、経理や広報など、苦手な分野を無理に自分でこなそうとせず、プロの力を借りるべきです。タスカルさんは、まさにその「プロの力」を必要な時に必要なだけ提供してくれる、最高のパートナーだと思います。