事務作業のミスが激減「柔軟性、正確性、スピード」のバランスが取れたパートナー | 株式会社オンリーストーリー

10人以上 コンサルティング業
事業課題マニュアルを整えても、単純作業やルーティン作業でミスが頻繁に発生していた。
導入の決め手どうしても人の手が介入する業務をアシスタントのプロに依頼できるところ。
タスカったポイント社内の体制を急に変更する場合も柔軟性とスピードで対応可能だったこと。

クライアントプロフィール

プラン12ヶ月プラン
お取り組み内容リスト作成、メール送信

オンリーストーリーの事業概要

本日はインタビューよろしくお願いします。まずオンリーストーリーさんの事業概要を教えてください。

木村様
木村様

弊社は「繋がりを通して経営課題を解決する」を掲げて活動しており、4,000社のデータベースを使い、オンラインでビジネスマッチングを行うONLY STORY(オンリーストーリー)」決裁者マッチングSaaS「チラCEO」などを提供しています。

木村様
木村様

経営課題というのも、営業上の課題だけではなく、採用が難航してしいる、ルーティン業務の外注先を探している、システム開発で知見がない、など様々な課題があります。
それに対して、プロ同士が繋がっていけばどんな課題も解決できるはずで、その「繋がり」で日本経済を盛り上げていければ、と考えて活動しています。

BtoB向けのSNSとの一番大きな違いは何でしょうか?

木村様
木村様

①登録者の詳細情報がわかる ②決裁者が多いというところですね。
弊社に登録している企業様は営業責任者や取締役などの決裁者が多く、キーパーソンに直接繋がれるところが特徴になっております。
さらに、ご登録いただいている方々は全員、弊社のメンバーと1回お会いして、信頼性を確認した上で登録いただいています。
プロフィール情報も充実しており、興味関心のあるビジネスなども分かるようになっているので、登録情報の質も高いことが特徴です。
最近は、社員規模11名以上から50名くらいか、それより規模の大きい企業様の利用が増えてきています。

タスカルにアウトソーシングしている業務

ありがとうございます。その中での、木村様のミッションを教えていただけますか?

木村様
木村様

私はカスタマーサクセスの事業部に所属しており、そこで弊社のサブスクリプションの事業に携わっています。
KPIである「アポイント獲得」に向けたカスタマーサクセスの業務をメインとしています。

現在、タスカルにアウトソーシングされている業務を教えてください。

木村様
木村様

主にお客様の「リスト作成業務」と「マッチング代行業務」をお願いしています。
その他にもお客様同士を直接お引き合わせする事務業務だったり、カスタマーサクセス事業部メンバーの補佐業務だったりをお願いしていますね。

「リスト作成業務」では具体的にどんな業務を依頼されているのでしょうか?

木村様
木村様

基本的には営業リスト作成とメッセージの送信です。前者はお客様に合ったリストの作成をしていただきます。
後者はリストと文面は弊社で用意するので、「このリストに対してこの文面を、マッチングしたい会社様にお送りしてほしい」と依頼しています。

タスカルに依頼する前の課題

以前は社内でやってらっしゃった業務だと思いますが、どういう課題があったんでしょうか?なぜ外注したのか気になります。

木村様
木村様

弊社の行動指針に「船に乗るな、漕げ、創れ」という言葉があります。
人材採用としても「船に乗っているお客様」ではなく「船を漕いだり、創ったりできる、自主的に動くメンバー」を採用しています。
その結果、単純作業やルーティン作業がちょっと苦手なメンバーが多く、以前はマニュアルを整えても、頻繁にミスが発生していたんですね。
メッセージの送信も、一斉送信もできるのですが、各社ごとに文面が異なります。
企業ごとに1通ずつ送信していくのに手間がかかり、どうしても送信ミスが起こるという課題がありました。

リストアップは自動化できていそうですが、人の手の介入が必要なのでしょうか。

木村様
木村様

まず、リストは一件ずつカスタムして作成しています。
ターゲット企業も各社ごとに異なってくるので、ある程度は自動化できても、やっぱり人の手が介入する必要があります。
社内のシステムに細かい業種での条件検索が実装されていないので、検索条件に応じて目検でピックアップする作業は、社内だと非常に時間がかかります。

タスカル導入後の効果とメリット

「できればシステム化したいけどできない業務」ををタスカルに依頼していただいてるのですね。タスカルに業務を移管してから、どんな価値を感じられましたか?

木村様
木村様

御社にご依頼してからは、きちんとマニュアルが整い、ミスが激減しました。
2年ぐらいご依頼させていただいてますが、本当にミスは1件・2件ぐらいしかなくて。
社内でやっていた時は1ヶ月に1回ぐらいミスがありました。
そこは御社のアシスタントのプロとの差かなというふうに思っていて、価値を感じております。

ありがとうございます。
タスカルに業務を依頼しやすいと感じる所は、どんなところでしょうか?

木村様
木村様

他の会社さんですと「1ヶ月に絶対この量まで依頼してください」や「こういう業務しかできません」と、稼働時間や内容に結構縛りがあるなって印象があります。
タスカルさんですと、1ヶ月で契約時間を使いきれなくても、また翌月に繰り越せる柔軟さがまずありますね。
業務の内容も「今までこういう仕事をお願いしていなかったけど、このマニュアルがあったらできますか?」という相談も非常に快く引き受けていただけます。

ありがとうございます。柔軟さは大事にしております・・!

木村様
木村様

あとはスピードが早いですね。
お打ち合わせしたと依頼したいときも、当日や翌日に30分〜1時間のミーティングを組ませていただけたり、それ以外の簡単な相談でもSlackでちょっと声をかけたらすぐに反応していただけるので、そういう柔軟性とスピードは本当に魅力だと感じております。

木村様
木村様

チャージ(料金)の面に関しても、その月々によってどのくらい必要か変わってくるものを調節できるので、無駄に出費せず、業務量に合わせて毎月依頼できます

導入後の効果はどのように感じていらっしゃいますか?

木村様
木村様

御社のおかげで、弊社側のコア業務や、カスタマーサクセスの内容など頭を使う業務の時間が増えたのは大きいですね。
弊社は方針が柔軟に変わっていくため、方針変更に伴い急に仕事が変わったり、急に体制を変更したいとなった場合も対応いただけるのは有り難いです。
例えば「将来的には人員を採用したい、または自動化したいが、今だけ人の手で動かしたい」という場合に、すぐにタスカルさんにお願いできるのが良い所ですね。

ありがとうございます。必要な時だけON/OFFできる便利スイッチみたいなイメージですね。

木村様
木村様

はい、そういう使い方もできると思っております。

依頼する業務・しない業務の見極め方

業務の内製・外注はどのように判断されていますか?

木村様
木村様

「どうしても手作業のルーティン」はやっぱり御社にお願いするのが良いですね。
「長期的に見てルーティン・自動化できそうな業務」も初期は御社にお願いします。
それと同時並行で開発会社さんにご依頼したり、自社で開発したりして、自動化の仕組みが整ったら、そちら側に移行するような流れですね。

木村様
木村様

一方で「ルーティーンなんだけど、例外がたくさん発生してしまう業務」は、逆にコミュニケーションコストがかかってしまうので、社内で巻き取ります。
お客様の弊害にならない、完全にルーティン化できる業務は御社にお願いするという形で棲み分けしています。

ありがとうございます。最後に一言メッセージがあればお願いします!

木村様
木村様

ずっとお伝えしたかったんですけど、御社にはずっとずっと支えられてきて、ここまでこれたので、こういったインタビューでお力添えできるのが個人的に非常に嬉しいです。ありがとうございます。
ぜひこれからも本当によろしくお願いいたします!

感動的なメッセージをありがとうございます!
これからもオンリーストリーさんの事業成長に貢献できるよう、応援させていただきます。

オンリーストーリさんのサービスは、タスカルでも過去にさまざまなお客様をご紹介いただいています。
マッチ度の高いクライアントに、スピーディーにつながれるおすすめサービスです!


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