美術品小売のDX。社外にスペシャリストがいる感覚｜株式会社ART KNOT

絵画美術品の販売等を行なっています。
ギャラリーでの作品販売と、百貨店などでの展示販売です。
業種としては小売業になります。

私の他に実店舗スタッフが2名、あとは営業と倉庫の管理などで合計5名ぐらいですね。

少人数で事業運営しているため、社内にスペシャリストがいません。
経理担当やPC担当を雇う余裕もないので、少しずつ仕事をアウトソーシング化していきたいなと考えていました。

経理は税理士さんと相談しながら、自分でなんとなくやってきました。
ただ、経理にかける時間があるなら、他の仕事やった方がよいと段々考えるようになりました。どこかに依頼できないかと考えているタイミングでした。

経理以外にも、アナログでやってきた作品販売のオーダーを受けたときの作業のデジタル化をし、ミスがないようにやっていきたいのもありましたね。

はい、入力作業は社内でやってました。税理士さんには要所で相談する程度でしたね。

オンリーストーリーさん（決裁者マッチングサービス）で紹介していただきました。
タスカルは魅力的なサービスなので使いたいなとその時思ったのですが、当時は何をアウトソーシングすればよいか整理できていなくて。
今年、コロナ禍で催事がなくなったタイミングで、業務整理する時間ができたので、ようやくお願いできた感じです。

似たようなオンラインアシスタントサービスのホームページは見たのですが、主婦やママに限定しているサービスが多い印象でした。
タスカルはいろんなバックグラウンドがある方が集まっているので、ノウハウも弊社側に溜まりやすいだろうなと。
お話を聞くと、タスカルはクオリティ面も安定してそうなイメージでした。

どちらかというと後者ですね。
今まで手作業でやってきたことを、ちょっとずつデジタル化したいのがありました。

ホームページやシステム管理の専任を雇う予定は無いです。
結局、雇用すると人件費が何百万円とかかってしまうわけです。
それなら、最初の型さえ作ってもらえば、あとは事務スタッフに運用させることができます。

タスカルは時給計算しても、そんなに高くはないじゃないですか。
新しいスタッフを雇って業務を教えるコストを考えると、ノウハウを持ってるタスカルさんの方で、しっかり初期設計をしてもらう方がより良いかなと。

まずfreeeの初期設定や繋ぎ込みです。
銀行口座とVISAデビットカードの利用履歴、Squareなどの決済ツールとの繋ぎ込みですね。

最初にタスカルさんに「経理、どうやったらいいですか？」と相談したところ、「いろいろなシステムが繋ぎ込めて一元管理できるので、freeeを使うのはどうですか」とご提案いただきました。

最初の決算は現金出納はエクセルで管理し、銀行口座の写メを税理士さんに送っていました。
処理しにくい収入・支出はその都度聞かれて答える、というのを繰り返しており、とても面倒くさいことをしてましたね。

はい、他にもDropboxやチャットワークを使ってファイルを全社員で共有する仕組みづくり、名刺をEightに一括で登録など、いろいろと並行して依頼させてもらってます。

専門知識が必要なこと、調べることが必要なことは、どんどん投げさせてもらおうかなと、いまシフトチェンジしているところです。

「最初の仕組みを作ってもらえる」というところに結構、期待してますね。

もちろん、まずは時間ができました。
弊社で月に２回ずつ展示会をしていますが、以前は多忙のため「とりあえずやるだけ」になっていました。

今回、時間が空いたので、例えば「広告をどうしようか」「来店者に内容が伝わりやすくなるような資料をどう作ったらいいか」などを社内で相談する時間や、課題や改善点をシェアする時間が増えましたね。

その結果、問い合わせも増えているイメージがあります。
そういう積み重ねがちょっとずつ活きてきているんだと思います。

これまでなんとなく課題に感じてたことを話し合う時間がなかったですし、競合他社のリサーチもできてませんでした。

原因のひとつが、例えば「経理を効率化したいけど、どのツール使えばいいのか」と調べるのに手間がかかり、「見えない無駄な時間」を浪費していたことだったかなと。

タスカルさんは、そうしたリサーチも巻き取って頂けますし、これまで培ったノウハウも元にご提案いただけるので、使いやすいと感じてますね。

受注オーダーシートのスプレッドシートの繋ぎ込みや、ギャラリーを移転したときに地図を作ってもらったことですかね。 ささっと作って頂けたので。

「ちょっと面倒くさくて、イチから考えるの嫌だな」ということを、スムーズにやってもらってます。　

僕の知識不足が理由で、どう経理処理していいのかわからない項目があったりするぐらいですね。 全体的に不満はなく、すごく満足しています。楽に使えてますね。

たとえば展覧会のチラシ制作などですね。
作品内容やイメージは弊社側が持ってますし、アーティストによってもテイストが違います。
それを毎回説明しながらアウトソーシングするのはちょっと難しいですね。
また、弊社の事務スタッフが空き時間でできそう単純作業は、タスカルさんに依頼するのはもったいないので、敢えて弊社側でやろうと思ってます。

はい、「スムーズにできそうだけど自分の知識でできないな」と感じたタスクは、基本的には1回タスカルに投げてみようかなと思ってます。

一気にいろいろなタスクを投げすぎてしまったので、一つ終わったら次のこと、という風に順序をつけて依頼した方が良いかもしれません。
何か納品をしてもらった後に、依頼主がが一回確認をして、改善点をフィードバックする方がよさそうですね。

一人のスタッフを雇って専任のタスクを割り当てるより、いろんなタスクを投げて、その都度その都度対応していただける点ですかね。
うちみたいに「人件費をかけられない、ノウハウ無い、時間無い、本当は他のことやりたい」といった悩みのある企業に向いてると思います。