創業３期目の成長期。雑務の外注化で社員の働き方満足度も向上｜ウェブココル株式会社

はい。弊社はウェブココル株式会社といい、福岡に本社を置く創業3期目の会社です。従業員数は20名ほどですが、この1年で従業員が10人ほど増えているように、採用が加速している状況にあります。

事業はSEOメディア事業、SEOコンサルティング事業の二つがメインです。他には、「なるほど福岡」をはじめとした観光サイトの運営やEC事業、Web広告事業も展開しています。

はい。私がSEOメディアの業務全般と採用、教育まわりを主に担当しております。反対に杉岡の方がSEOコンサルティングとSEOメディア業務、あとは経理などの社長業を担当しております。

福岡の社長さんの紹介です。それまで業務に対してのマンパワーが足りておらず、アルバイトや契約社員の募集をかけて採用に至ったのですが、業務が幅広すぎることでの負荷や業務の地味さを理由に採用した方が辞めてしまい、困っていたところでした。

そうですね、ざっくりイメージはありました。今もやっていただいてる採用系の業務や、SEOメディア事業に伴う編集作業、たとえば装飾作業や誤字脱字のチェックなどでいろんな細々とした作業がありましたので。

いえ、打ち合わせの時点で「お願いします」と言いました。依頼できる業務の範囲が、いい意味であまり定まっていなかったことがあります。それに、打ち合わせを通せば、何でもできますよっていったところ、必要であればマニュアル作成からも全部やりますみたいなところが、何か男気みたいな感じで……。それなら一旦導入してみて検討したらいいかと思いましたね。

紹介いただいたときも、その月10時間の範囲でバックオフィス業務はほぼ全任せ、何カ月も継続していてやめようと思ったことがないと聞いていましたし。もう最初からタスカルさんへの信用がありました。

はい。大きく分けて三つあります。一つ目が採用前の連絡、たとえば求人の募集の開始など。二つ目がSEOメディアの運営に伴う装飾作業や誤字脱字チェック、あとツールのデータ抽出など。三つ目が一般的な会社のバックオフィス業務といったところで、弊社の売り上げのデータの入力業務をお願いしています。

実は、タスカルさんに依頼することになったからこそ、僕たちが重い腰を上げてマニュアルを作ろうという気持ちになりました。

最初の月10時間がすべてマニュアル作成のやり取りでなくなるのがもったいないという理由もあります。依頼する前の段階で業務の棚卸をして、きちんとした状態でマニュアルをお渡ししようという気持ちになれたのは、すごくいいきっかけでしたね。

そうですね。おっしゃる通りです。

そうですね。とりあえずは、相談してみることはできるようになったと思います。こういうこと頼んでいいのかなと悩む前に、とりあえず相談できるのは僕たちもうれしいですね。

日々の弊社の売り上げの入力、データ入力です。15サイトぐらいの管理画面からその日の売上データを抜き出し、スプレッドシートに取りまとめてその合計値を出すというものです。今までは社員がずっとやっていましたが、毎日20～30分の作業を外注できたのは、トータルでもかなりの時間削減になることと思います。

そうですね。2点ありますが、一つがコア業務にもちろん集中できるようになりました。社員も雑務をカットすることで売り上げに直結する業務に集中してもらえるようになりました。

もう一つは副次的な効果かもしれませんが、その社員が休暇を取りやすくなったことです。デイリーで発生する業務が結構あり、なかなか穴が開けられない部分をタスカルさんに依頼しています。有給を取りやすくなったことで、働き方の満足度が上がったのではないかと思います。

あとは採用業務ですね。今までは僕が採用の募集開始、連絡、面接、採用まで一貫して行っていたのですが、採用連絡や募集開始の業務をタスカルさんにお願いすることで、かなり手を動かす作業が減りました。

何かと時間がかかるメールの返信や募集開始の文言の変更などは、採用の本質ではありません。タスカルさんにお渡しすることで、売り上げへの関わりを精神的にも体力的にも増やせました。

はい。雛型は社内にありますが、若干の文言修正などをお願いしています。

肌感ではありますが、かなり上がっています。連絡まわりがなくなったことで、面接にもちょくちょく入れるようになりました。

1人社長の会社さん、社員が10人以下のクライアントさんが多いとのことでしたが、20～30人ぐらいの規模の企業にもおすすめできるのではないでしょうか。

僕たちが実感しているところで言えば、社員にやらせるには時間がかかる、その割に売り上げが上げられない業務が多い企業に一番おすすめしたいですね。社長がすべきでない仕事を積極的にタスカルさんに投げれば、社長がいい意味で暇になれます。

人数が増えてきたけど、ちょっと大変になってきた時期だという企業にも間違いなくおすすめできます。

もう一つが、社員の残業が慢性化している、社員の満足度が下がってきている企業です。社員の残業の慢性化の原因として、手を動かす作業が多かったということがあります。業務の棚卸しをしてタスカルさんに投げることで、社員の就業時間を減らすこともできるのではないでしょうか。

弊社の場合、一般事務や経理、採用まわりは全くの素人で、その辺を相談しながら業務を切りわけられるところがすごく助かっています。

そうですね。