社会保険労務事務所として、主に中小企業を対象に人事労務に関する相談や様々なサポート業務を行うOfficeМ様。
事務所のメイン業務のひとつである給与計算業務サポートをお任せいただいています。導入のきっかけ、率直な感想や効果、今後の展望についてOfficeМの代表である山口様にお話を聞きました。
| 事業課題 | 代表自らが抱えているタスクが多い。業務に対して人手が足りない。 |
|---|---|
| 導入の決め手 | 依頼できる業務の幅が広く、柔軟な対応が期待できたこと。 |
| タスカったポイント | 即戦力として稼働してもらえたので、安心して「任せきり」にでき、時間を創出できたこと。迅速かつポイントを押さえた的確なコミュニケーションで、工数をかけることなく業務依頼ができること。 |
代表自らが抱える業務量が増加
御社の事業内容を教えてください。
社会保険労務士の事務所を開いており、主に中小企業の人事労務に関する相談や様々なサポート業務を行っています。雇用契約書の作成、給与計算や、社会保険や雇用保険、労災保険といった各種保険の手続き業務、厚生年金の導入や運用サポート、就業規則の改定サポートなど、業務は多岐にわたります。
企業にとってはどれも必要になってくる業務ですね。制度が変わることも多いので、それにあわせて都度対応していく必要もありそうです。
そうなんです。10人以上の従業員がいる企業の場合、就業規則や休業規定などを作成して労働基準局に届け出を行うことが法律で定められています。そういった細かい規定の作成やブラッシュアップにお困りの企業さんも多いんです。
かなり幅広い業務を行っておられるようですが、何名の従業員で対応されていますか？
約20名の業務委託メンバーで稼働しています。私は主に従業員の管理や、スポット業務などで従業員が対応しきれない部分などに対応しています。
弊社のサービスを導入するにいたった経緯を教えてください。
私が抱えている業務がとにかく多くて。従業員の管理業務だけでなく、給与計算などの通常業務も量が膨大になると従業員では対応しきれずに私が対応することも増えていました。人手が足りずに困っていることを知人に相談したところ、タスカルさんを紹介していただいたのがきっかけです。
アウトソース先を探していたわけではなかったんですね。
はい。業務を外注すること自体、選択肢として考えていなかったですね。給与計算などの業務を外部に頼めるという発想がありませんでした。実際どこまでお願いできるか分かりませんでしたが、私が抱えているタスクを少しでもお手伝いいただけたらと思い、相談してみたんです。そうしたら、予想以上に色々な業務をお願いできそうだということが分かり、それで導入を決めたという感じですね。
タスカルは即戦力。「任せきり」にできる安心感
具体的にはどのような業務をご依頼いただいていますか？
給与計算の業務がメインです。給与計算は取り扱っている業務の中でも最も多く、どうしても既存のスタッフだけでこなすのは大変で。また、より正確かつ迅速に行うためには、作業者とチェック者の2名体制で行う方が良かったのですが、事務所スタッフだけでは人員数が足りていませんでした。
弊社のスタッフが入らせて頂くことで、改善されましたか？
はい。即戦力として稼働して頂けるので、安心してお任せできています。タスカルさんの場合、依頼した業務に関しては「任せきり」にできるんですよね。進捗を都度確認しなくても、質問が来た時に答えれば良いだけなので、圧倒的に自分の時間が増えたと感じます。
効果を感じて頂けているようで良かったです！逆に、サービスを導入するにあたって懸念になったことはありましたか？
常に一緒にいるわけではないので、意思疎通がスムーズにできるかについては、最初は心配でした。タスカルさんとのコミュニケーションは基本的に文章でのやり取りになるということで、ちょっとした確認事項などが生じた際に使い勝手がどうかという点は少し気になっていましたね。
実際のところはいかがでしたか？
不便さを感じることはないです。打ち合わせが必要な時は適宜Zoomでお話できますし、何よりスタッフの皆さんの能力が高いので、文字のやり取りだけでも困ることはありません。
レスポンスの速さとやり取りのスムーズさに感動
どのようなところにスタッフの能力の高さを感じて頂けていますか？
レスポンスや作業自体のスピードはもちろんですが、普段のコミュニケーションの中でも感じますね。質問が簡潔で分かりやすいですし、ポイントを押さえて対応してくださるので「考えてまとめる力」や「理解力」の高さを感じます。依頼している業務が専門的なので、ご経験がないことに関してはもちろん質問もありますが、それ以外では資料を見て理解してくださるので、やり取りの工数も少なく済んでいます。
なるほど。
例えば新しい業務をお願いする際の引き継ぎも、私としては作業動画を見て頂いた上で打ち合わせを考えていたのですが、動画を見ただけで概要を理解頂けました。多忙な中で業務を依頼しているので、打ち合わせなしにすぐに業務に入って頂けるのは本当にありがたく、感動しました。
コミュニケーション面のスムーズさはオンラインアシスタントを活用するうえでとても大切なポイントですよね。
はい。ひとつひとつのレスポンスも速いので、誠実に対応頂けていることが分かります。顔が見えなくても、とても安心感がありますね。
簡単な業務こそ、自分で抱えずにアウトソース
今後、どのようにタスカルを活用していきたいですか？
給与計算業務以外も、お願いしていきたいなと思っています。スケジュール管理や、以前一度お願いしたメール整理などが今思い付くものですが、それ以外でもかなり幅広く対応頂けそうなイメージがあるので、どんなことをお願いできるのかというところからご相談できたらと思っています。
ぜひ都度ご相談いただければと思います！タスカルのサービスはどのような方に向いていると思いますか？
社長がひとりで何役もの業務をこなしている企業には強く勧めたいです。従業員がいても、簡単な業務って「わざわざ頼むのもどうかな」という発想になってしまうんですよね。でも、自分がそれをいくつも抱えていたらそれは決して「簡単なこと」ではなくなるわけで。それを実感してからは、こんなこと頼んでいいのかなと思うようなことこそ、積極的に頼むべきだと思うようになりました。
まさに山口様ご自身が経験してこられたことですね。
はい。これまで業務を外注したことのない事業者の方は特に、初めは「任せて大丈夫かな」という不安があるかもしれません。でも、タスカルさんには能力の高いスタッフさんが多くいらっしゃり、正直、思った以上のことをやってくれる「感動品質」だと私は感じています。使わない手はないですよね。
嬉しいお言葉、ありがとうございます！
これまでも、事務所のスタッフが急遽退職することになった際、タイトなスケジュールの中でも快く引き受けてくださったことがありました。業務スキルがあるのはもちろんですが、本当に困っている時に「私たちが力になります」というスタッフの皆さんの想いが感じられて、本当に嬉しかったです。
状況に合わせて依頼内容を変えていけるところはタスカルの強みなので、その点でお力になれたのならとても嬉しいです。
満足を超えて、感動すら覚えていますし、この先もずっとお付き合いしていきたいです。今後ともどうぞ宜しくお願いいたします！
こちらこそ、本日は貴重なお話を聞かせていただき、ありがとうございました。今後もタスカルのサービス改善に努めて参ります！
