事務・経理をプロに任せクリエイティブに集中｜株式会社アンジェ・リュクス

新築やリフォーム時の室内デザイン設計など、インテリアコーディネート全般を手がけています。現在は、個人と企業のお客様が半々です。 

空間のデザインに加え、計画段階から「何をどこにしまうか」という「収納の計画と実施」をセットでご提案している点が特徴です。整理収納までを含めたサービスを提供していることが他社との大きな違いです。  

はい。完成後も空間に合う家具やカーテンの選定までを一貫して行っています。こうしたトータル提案のノウハウを活かし、ハウスメーカー様など企業向けのモデルハウスデザイン監修も手がけています。

2010年1月に創業し、現在は私を含めて実務メンバーが3名という、少数精鋭の体制で回しています。私自身がお客様とのメインの窓口となり会社の看板として動くことが多く、私の後ろでサポートしてくれる実務スタッフが2名在籍しています。

以前は社内に正社員やアルバイトを雇って事務や経理を内製化していましたが、家庭の事情などでスタッフの入れ替わりが発生することがありました。新しく人を採用するのも大変だと悩んでいたときにオンラインアシスタントが普及し始めたため、まずは他社のサービスを導入したんです。 

担当者の方が交代されたタイミングで、業務の引き継ぎに時間がかかる場面があり、以前のようなスムーズな進行が難しいと感じることがありました。特に、お金周りや経理業務は正確さが求められるため、安心して任せられる体制を改めて整えたいと考えるようになりました。

はい。ちょうどその頃に利用料金の改定もあり、この機会に自社により合ったサービスがあるか、一度見直してみようと考えました。インターネットで情報収集を進める中でタスカルさんを知り、お問い合わせしたのがきっかけです。

とにかく最初のレスポンスが早かったのが印象的でした。面談では、当時抱えていた引き継ぎや経理業務への不安について丁寧に話を聞いてくださり、「実務に長けたプロフェッショナルを専任で配置します」と提案いただいたことで、とても安心感がありました。

その際に弊社が使用しているクラウド会計ソフト「freee」の操作に慣れている方がいいとお伝えしたのですが、「問題なく対応できます」と即答していただけたのも嬉しかったですね。  

また、月に使い切れなかった時間を翌月に繰り越せる合理的な料金システムも大きな決め手です。

最初のやり取りを始める段階で、自社の事務業務の内容をまとめた詳細な業務フロー図をすでに作成していました。

「こういうパターンのときはこう処理する」「このタイミングでここに連絡を入れる」といった細かい手順を記載したマニュアルで、A4用紙で10枚ほどありました。最初のミーティングで、その資料をタスカル担当者さんへ口頭でしっかり説明したんです。 

はい。この資料があったおかげで、タスカルのスタッフの皆さんも普段どのような流れで仕事をしているのかを深く理解してくださり、驚くほどスムーズに引き継ぎが完了しました。

一番頻繁に依頼していて助かっているのは、見積書・請求書の作成と、お客様との契約書のオンライン締結に関する手続きです。電子契約ソフト「DocuSign」での書類発行や送付・締結管理までのフローをすべてお任せしています。また、freeeへのデータ入力なども引き継いでいただきました。 

個人・法人のお客様からの問い合わせに対するメール返信や、外部のライターから納品された原稿のWordPressへのアップロード、Instagramの投稿補助などもお願いしています。さらに、交換した名刺を名刺管理ソフトへ登録し、月に1回最新のリストを作成してメルマガ配信システムへ連携する作業などもお任せしています。 

個人のお客様を相手にするお仕事も多いので、案件が確定したタイミングで、その都度チャットへ「〇〇様宛てに、この金額・内容で見積もりをお願いします」と投げています。

タスカルさんは本当に仕事が早く、必要なタイミングに合わせて整った書類を仕上げてくださるんです。 

ただ事務的な作業をこなすだけでなく、丁寧な気持ちが見えるのが本当に素晴らしいです。お客様へ送るメールを代行していただく際、「今回は少し柔らかい言い回しにしてください」と補足を添えると、そのニュアンスを的確に汲み取ってくれます。

マニュアル通りの事務的な文章ではなく、お客様の心に寄り添った温かい文章を作ってくださっているのが分かります。  

私は常日頃から「何事もとにかく丁寧な仕事をしていきたい」という強いこだわりを持っています。ただ、私ひとりがすべて抱え込んでしまうと、時間が足りずどこかで対応が行き届かなくなってしまいます。

コンサルティングを含めたリフォームは、お客様にとって高額な投資です。だからこそ、細部まで行き届いた細やかな気配りが求められます。その姿勢を一緒に体現してくれるタスカルさんのサポートは、とても価値が大きいと感じています。

私は事務や経理のプロではないため、タスカルさんがいなかったら、間違いなく仕事になっていないと思います。現在、毎月15〜20時間ほどの枠の中で活用していますが、もし依頼している事務業務を全て自分で対応しようとしたら、おそらく倍以上の時間はかかってしまうでしょうね。

苦手な事務作業に頭を悩ませる時間が丸ごとなくなったおかげで、浮いた時間をすべてお客様への営業活動や、インテリアプランニングといったクリエイティブな時間に充てられるようになりました。この変化は本当に大きいです。

お金周りの実務に関しても、タスカルさんにフォーマットを作ってもらい、私が最終確認する体制が作れました。 複数人で確認できる体制が自然と整ったことで、安心感もあります。

タスカルさんには月1回の面談があるので、その時間を使って、先々の業務整理や仕組み化についても相談していきたいです。

「この業務を新しく切り出したいのですが、対応できますか？」といった相談ができると、依頼できる業務の幅も広がり、より上手に活用していけるのではないかと思っています。

まずはA4用紙1枚からでもよいので「業務フロー」を作り、仕組みを整えておくことが成功のコツです。これは本業の「お部屋の片付け」と同じで、最初に枠組みを作れば優秀なタスカルさんはすぐに意図を理解してくれます。

タスカルさんは、孤独になりがちな経営者の右腕となり、チーム体制で常に高いクオリティを維持してくれる本当に心強い存在です。おかげで私たちは、本来集中すべきクリエイティブな仕事や丁寧な顧客対応に時間を充てられています。業務を一度「片付けて」人に頼ることで、新しい可能性が広がるはずですよ。