クライアントの要望を汲み取り高品質な資料作成を実現!タスカルPowerPointチームの仕事術 6つのポイント | タスカル|月額2.5万円~のオンラインアシスタント

クライアントの要望を汲み取り高品質な資料作成を実現!タスカルPowerPointチームの仕事術 6つのポイント

ハイスピードハイクオリティで500社超の企業をサポートするタスカルでは、高いスキルでクライアントの要望を実現する各種専門チームが存在します。

今回はPowerPointチームと動画チームのサブマネージャーを担当する江原さんに、専門スキルチームのマネジメントと高品質なPowerPoint資料作成サービスについてお話を伺いました。

役職と担当業務

江原さんの役職と担当業務について教えて下さい。

私は事務チームのサブマネージャーで、PowerPointチームと動画チームも兼任しています。ここ最近はリーダーであるサブマネージャー1人につき、ディレクターを数名受け持つ新しいチーム体制になっています。

私の主な業務は、サブマネジャーがいなくてもディレクターが1人でクライアント業務の全てを統括し自走できるように、ディレクターを育成することです。私も直接クライアントの担当になったり、ディレクションに入ったりすることもありますが、直接作業を行う案件はほぼありません。

ポイント①ヒアリングシートと直接ヒアリングで要望をほぼ100%汲み取る

お客様とのやり取りで一番大事にしている考え方や価値観はありますか?

ご要望を汲み取る力」ですかね。特にPowerPointや動画などの制作物になると、お客様の頭の中にあるイメージにダイレクトにアクセスすることはできません。それをテキストベースのやり取りの中で読み解き、齟齬が出ないようにイメージに近づけられるかが重要です。

要望を汲み取る際に工夫していることはありますか?

フォーマットやヒアリングシートを活用して、できるだけイメージが把握できるように工夫しています。具体的な指示をくださるお客様もいれば、そうでないお客様もいるので、その場合はヒアリングに伺います。また、いつも私がヒアリングに伺えるわけでもないので、どのディレクターも最低限はヒアリングには対応できるような体制にしています。

ポイント②納期と品質を聞き、社内リソースを駆使して最適なスタッフをアサイン

納期の調整やクオリティ管理はどうされていますか?

まずお客様のご希望の納期でアサインし、難しい場合はお客様にご相談させていただいてます。PowerPointチームに入るための課題をクリアした人から選抜しているので、一定の基準は満たしていると思っています。

課題内容は実際に依頼するレベルに近いクオリティを想定したものになっており、所要時間とクオリティをチェックして合否を決めています。また、ポートフォリオの内容も、合否の判断材料になっています。

ご依頼いただく案件の中には、テキストと図表を単に転記すればよいものから、デザイン性を重視したものまで幅広いです。10人程度PowerPointを作成できるメンバーがいますが、個々のレベルも異なりますので、基本的には挙手制でお仕事を振り分けます。

時にはマネージャー側がスタッフさんの習得している技術レベルに合った案件を、優先的にアサインするよう調整することも重要だと思っています。

クオリティを求められるケースでは、基本PowerPointだけで完結してるのでしょうか。それともAdobeのツールやCanvaなども利用されるのですか?

基本はPowerPointだけで対応しますが、複雑なイラストやハイクオリティな写真加工などが必要な場合は、Adobe IllustratorやCanvaなども併用する場合もあります。その場合は、PowerPointチームではなくデザイナーチームにお願いすることも多いですね。

ポイント③複数名で「チーム対応」することで納期を短縮

複数人で作業するケースはありますか?また、その場合の作業の流れはどのようになっていますか?

複数人で作業する場合は、基本となるベースとなるデザインのテンプレートを、まずスキルの高いスタッフに作成してもらいます。その上で、そのテンプレートをもとにページを分割して複数のスタッフをアサインします。複数名のチームで対応することで、短い納期にも素早く対応できる体制を整えています。

ポイント④まずサンプル作成し、それを元にイメージをすりあわせる

修正が何回も発生しないようにする工夫などはありますか?

まずは1、2ページのサンプルを提出して、それをもとに再度すり合わせを実施するという流れを基本のワークフローにしています。

トンマナ、フォントスタイル、イラストなどのすり合わせは、どのように対応されていますか?

見出しの作り方に関するガイドマニュアルを用意しています。また、トンマナなどについて一定のルール確認も行っています。

ただ、こういう資料を作ってほしいといった依頼はあっても、どこの部分を強調したいかといった部分は、お客様に確認するしかありません。

このような場合は「強調したい部分があれば、先にテキストで赤い印をつけておいてください」といったように、なるべく事前に確認できる部分は具体的な指示をいただけるようにお願いしています。

イラストに関しては、事前にイメージに近いものを出していただけるようお願いをしています。出すのが難しい場合は、こちらから系統が違うものをいくつかサンプルで提出して、一番イメージに近いものを選択していただきます。

加えて、社内用のポートフォリオとして過去の制作事例を集めて、デザインの参考資料になるものを現在作成しています。

ポイント⑤スタッフへのちょっとした気遣いコミュニケーション

納期が短いとスタッフには負担が大きいと思いますが、どのようにスタッフのモチベーションを上げているのですか?

テキストだけでやり取りしてるからこそ、「こんなに早く仕上げてくれて助かりました」といった感謝を意識的に伝えています。

Slackでは絵文字やスタンプは使われますか?

私の場合は、Slackで絵文字やスタンプをよく使います。タスカルオリジナルの絵文字やスタンプもたくさん作ってありますね。

何気ない一言が強く聞こえてしまわないように、私は絵文字やスタンプの力も借りて、カジュアルで柔らかいコミュニケーションを心がけています。

また、ご依頼いただいた業務に関するスタッフ間の連絡もお客様の工数に含まれますので、作業短縮の意味も込めて「了解しました」といった絵文字やスタンプで対応する意味は大きいかと思っています。

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