働き方改革が進む現代、業務効率化は企業にとって避けられない課題となっています。「残業時間を減らしたい」、「もっと仕事を効率化できるのではないか」と考えたことはありませんか？
働き方の見直しをするうえで、業務効率化をサポートするITツールを導入する企業が増えています。
しかし、「業務効率化ITツール」と言っても用途、種類が多岐にわたり「何から始めればいいかわからない」という経営者の方も多いはず。
今回は、ITツールを導入するべき理由、業務効率化ITツールを選ぶ際のポイント、そして厳選したITツール8選をご紹介します。
小さな会社の社長、個人事業主が積極的にITツールを導入するべき理由
小さな会社の社長さんや経営者、個人事業主は多忙な環境の中で仕事以外にもやらなければならない仕事が多く、売上に直接的に関連しない仕事までマルチにこなさなければなりません。
また、大企業と違いリソースや資金が限られている小さな会社や個人事業主にとっては、人手不足が叫ばれる中、人材の確保が難しくなっているのが現状で、問題が山積みです。
そんな、小さな会社の社長さん、個人事業主の皆さんにおすすめしたいのが「業務効率化ITツール」。
賢く利用することでひとつひとつの業務を効率化できるかもしれませんよ。
業務効率化ITツールの導入をオススメする理由は大きく分けて以下3つです。
社内コミュニケーションの無駄をなくせる
仕事を進める上で必ず発生するのが、コミュニケーションです。
特に社内メンバーとの会議や日々のやりとりに、多くの時間を使うのはもったいないですよね。
業務を進めるために複数の社員に確認をしたり、同じ内容を何度も伝えたりといった時間が取られる無駄な作業を減らすことで、業務に集中できるようになります。
ToDoやタスク管理が一目で分かりやすくなる
タスクやスケジュール管理は紙やサーバ上で共有している企業もまだ多いはず。
しかし、「複数人で更新するのが難しい」「どのファイルが最新か分からない」など、デメリットも多く挙げられます。
タスク・スケジュール管理に特化したITツールを利用することで、いつでも最新のタスクが確認でき、どこにいてもファイルの確認ができたり、同時に複数の人物が編集できたりして生産性の向上にも繋がります。
長時間労働の解消
手書きの書類や給与、請求書の計算・チェック、顧客データの入力、勤怠管理など、面倒な事務・管理業務、手間のかかる経費処理業務によって長時間労働を強いられるケースも、ITツール導入によって大幅な時間短縮が可能です。
ITツールと聞くと、なんだか難しそうで導入するのにお金がかかるのではないかと思いがちですが、現在は無料で使えるものが多く、使うのが簡単なツールが数多く出ています。
社長・経営者の業務を効率化するITツール8選
ここからは忙しい小さな会社の社長さんや経営者、個人事業主の業務を効率化するITツールを8選ご紹介します。
コミュニケーションツール
Chatwork （https://go.chatwork.com/ja/）
作成したグループでのチヤットやタスクの管理や作成、ファイルの共有や写真の添付、ビデオ通話機能などを使うことが出来ます。
フリープランは無料で利用することが可能です。
小さな会社や個人事業主の規模であればフリープランでも十分チャットワークの機能を使って仕事の業務を効率化できます。
slack （https://slack.com/intl/ja-jp/）
プロジェクト毎に「チャンネル」を分けて会話を整理したり、過去の会話内容を検索することもできます。重要なメッセージはピン止めしておき、素早く見ることができる機能も使い勝手が良く、便利です。
タスク・スケジュール管理ツール
Trello（https://trello.com/）
付箋を貼るような感覚でやるべきタスクをカードにして登録していき、その中でメンバーの割り当てやコメントの記入、ファイル添付などができます。リストの上から優先順位の高いものを順に並べていき、カードを「完了」リストへ移動すればタスクは完了。
シンプルな操作でとても使いやすいです。
GoogleDrive
WordやExcel、パワーポイントなどはもちろん、写真や音楽、動画などあらゆるものをオンラインストレージで保管しておくことができ、ファイルは、スマホ・タブレット・パソコンどこからでもアクセス可能です。
他のユーザーを、ファイルの閲覧・ダウンロード・共同編集に招待でき、リアルタイムでクライアントに共有したり閲覧してもらうこともできます。
15GBまでは無料で利用できるのも非常に嬉しいポイントです。
Googleカレンダー（https://www.google.com/calendar/about/）
仕事のスケジュール管理や商談、打ち合わせの予定などを全てオンライン上で確認することが出来ます。リマインダー機能や、お持ちのスマホやダブレットとのアカウントの紐づけも可能で、複数人でスケジュールを共有することも可能です。
名刺管理を劇的に楽にするツール
eight（https://8card.net/ ）
面倒な名刺管理を楽にするアプリ「eight」。
スマートフォンで名刺を撮影するだけで名刺データの管理ができます。複数枚の撮影も可能。
正確に電子化して登録でき、パソコンからも利用できるため、探したい名刺情報に常にアクセスできます。メッセージを送る機能もあり、相手が転職や昇進などで名刺を変更した際には通知が届きます。常に人脈情報を最新に保てます。
紙の名刺交換だけでなく、GmailのアドレスやFacebookの友だち機能を使ってEight上でデジタル名刺交換もできます。
面倒な事務作業をすぐに完結できるツール
misoca （https://www.misoca.jp/）
シンプルな操作性で、見積書・納品書・請求書・領収書などの経理書類を1分で作成する事ができます。パソコンからだけではなく、スマホからも操作できるので、スキマ時間を有効活用でき、経理と営業の連携もスムーズになります。
作成した書類はメール送信だけでなく郵送もワンクリックで完了。またPDFもワンクリックで発行、ダウンロードができます。データは自動でバックアップされ、セキュリティ体制も万全です。
まとめ
日々の多忙な業務を少しでも楽にする業務効率化ITツールをご紹介しました。
今回ご紹介したツールをすべて使う必要はありません。
自社の問題を洗い出し、それを最適化するツールは何か話し合ってみましょう。
活用できそうだなと思ったツールのみまずは検討してみてはいかがでしょうか。
タスカルなら、ITツールの選定・導入支援・運用も行っています。
ぜひこの機会に業務効率化ITツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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