メール代行サービスは本当に便利?おすすめ企業や料金相場を徹底解説

ビジネスメールの作成、発信、受信に1日どのくらいの時間がかかっていますか?

日々、時間がかかりがちなメール業務は代行サービスを使って外注化が可能です。どのようなメール業務を代行で依頼できるのか、依頼するメリット・デメリット、料金相場やおすすめのメール代行サービスを紹介します。

メール業務を外部に委託することを考えているご担当者様はぜひご覧ください。

メール代行で依頼できる5つのこと

メール代行で依頼できる業務内容は以下の5つが挙げれます。

  • メールの受信
  • メールのライティング
  • メールの返信
  • メルマガや営業メールの配信
  • メール周りのコンサルティング(対応フロー、メルマガの内容など)

それぞれ詳しくご紹介します。

メールの受信・返信

ほかの業務が忙しかったり、外出が続いたりしてメールの確認や返信が後回しになったことはありませんか?対応が遅れれば、クレームに繋がったり、新規顧客獲得の機会を失う可能性も考えられます。

メール代行で依頼できる業務の1つ「メールの受信・返信」は、お客様からの商品の注文や各種サービスの申し込み受付、問い合わせやクレームメールなどを受信して内容をチェックする業務です。Webサイトの問い合わせフォーム経由での問い合わせやオンライン注文も代行で受信、内容を確認してくれます。

メール確認後は内容・対応ごとにメールを振り分けし、営業メールに紛れることなく見分けることも容易になります。

メール受信後には、素早い返信と回答が求められます。すぐに返信や回答をしないと次々に溜まってしまうメールに対し、返信用フォーマットや業務マニュアルに従って、素早く返信を代行してくれます。内容に合わせて柔軟に編集・更新を対応してくれるのも魅力です。

メールのライティング

メールの返信文面を考えることは、意外に時間がかかりませんか?テンプレートがあれば楽なのですが、全てのお客様に対して同じ文面で通用できるものでもありません。問合せメールの場合は、出来るだけ一度で問合せ内容を正確に理解して分かりやすく伝える文章能力も必要になります。

メール代行では、返信用フォーマットや業務マニュアルに沿った返信内容の作成はもちろん、文章を書くのが苦手、顧客の心に刺さる文章が書けないといったライティングに関する悩みも代行で解決できます。開封率やクリック率の改善を狙ったライティングの依頼もできます。文章を改善したいけれど、どうすればいいか分からない方に最適です。

G Suite, Office365アカウント設定

新入社員の方が入ってくるとG Suiteや Office365アカウントの設定が必要になりますよね?設定作業が遅れるとメールの確認ができなくなったりするので業務に支障をもたらします。

メール代行では、GmailやOutlookを利用している企業では、メールアドレスの発行やアカウント管理を代行してくれます。数分で終わる業務ですが、件数が増えるとそれなりの手間がかかります。G Suiteのメールフィルタリング設定や、Outlookのメールとカレンダー、タスクの管理設定を代行してもらえるのは、経営者や現場にとっては有り難いですね。

メルマガや営業メールの配信

メルマガや営業メールの配信には、配信リストの作成と管理、読者の興味を惹くことのできる文章やタイトルの作成などいくつかの準備が必要です。他の業務と並行しながらの準備は負担ですよね?

自社のサービスや商品を興味を持ってもらえそうな見込みのある企業に対する営業メールやメールマガジンの配信も代行できます。最近では、お問い合わせフォームに対して営業文面を送るアプローチ手法も主流になっているので、お問い合わせフォームを使った営業も代行に依頼が可能です。

また、メール代行サービスでは、リストの作成から配信業務までを行ってくれるところもあり、配信を代行サービスに任せれば、担当者の負担が減り、より効果的なメール配信につながります。

遠隔での営業にメールを検討している方には「電話代行」もおすすめです。

電話代行では新規顧客を獲得するためのテレアポや既存顧客へのフォロー電話、インサイドセールスの代行などを依頼することができます。

電話代行サービスで依頼できる業務内容や導入するメリットや注意点など詳細に関しては、別記事「電話代行サービス|特徴と料金相場、中小企業におすすめの会社を紹介」をご覧ください。

メール周りのコンサルティング(対応フロー、メルマガの内容など)

メールは、送信すれば終わりではありません。メール送信後には、改善すべき点を見出す必要がありますが、この作業も意外に手間がかかり的確な分析ができないと思ったことはありませんか?

メール代行では、メール送信後の効果測定から、改善すべき点をアドバイスしてくれるコンサルティング業務もあります。

対応フローやメールの内容などに改善すべき点があれば、アドバイスをしてくれすサービスもあります。メール代行は、適切なコンサルティングをして効果のある改善点を示してくれるので、メールの開封率アップを促してくれます。

中小企業におけるメール業務4つの課題

メール代行で依頼できる業務内容をお分かりいただけましたでしょうか?では、中小企業におけるメール業務にはどのような課題があるのでしょうか?社員が少人数の中小企業にとって他の業務と兼任しながら業務の合間にメールの内容確認から返信までを対応するメール業務は負担になりがちです。実際どのようなことが課題として挙げられるのか、中小企業におけるメール業務の課題を見ていきましょう。

メールチェックする量が膨大、フィルタリングができていない

スマートフォンの普及により様々な環境でメールの利用範囲が広がり、メール流量数が増えています。Webサイトからメールフォーム経由の注文や問い合わせも増えていてチェックするメールが膨大になっています。

毎日チェックし、対応が必要なメールの振り分けや管理は適切にできていますか?

メールの整理にはフォルダ分けや振り分けなどのフィルタリング設定が有効ですが、自分に必要なメールだけを適切に仕分けるのは難しいです。

また、事務作業を一緒にメール処理や整理を行っている方もいるのではないでしょうか?

この際、メールだけ分離させて依頼するよりも一緒に事務作業もまとめて依頼したいという方も多いはずです。

その際におすすめなのが、「オンライン事務代行サービス」です。メールの代行はもちろん、総務や経理、人事労務に関する事務を一緒に依頼することができます。

 

メール全てに目が通せない、漏れがある

毎日届くメール全てに目を通す時間が無い、重要なメールを見落としてしまいクレームになってしまったなどの経験はありませんか?1日に何百通もメールが届く企業も少なくないでしょう。膨大なメールの全てをチェックする時間を設けることも難しく、そのままにしてしまえばメールは溜まるばかりです。業務における重要なメールが埋もれ、見落としてしまう可能性も考えられます。

メールのチェックを含めて、日々業務を遂行していく上で必要な業務の抜け漏れは時おり発生してしまう可能性は十分あります。特に、繁忙期や成長中の企業ではその回数も増えることも考えられるでしょう。

そのような状況では、メールのチェックを含め経営陣の細々とした業務を代行してくれる「オンライン秘書」が効果的です。

スケジュール調整や各種予約、メールや電話の対応だけではなく営業事務や経理などの業務も手伝ってくれます。

オンライン秘書では何を依頼できるのか、オンライン秘書の料金相場やサービスを選ぶポイント、おすすめのサービスなどを別記事「オンライン秘書|導入のメリットやデメリット、おすすめ企業を紹介」にて説明しています。ご興味がございましたらぜひご覧ください。

外出や商談続きだとメール返信が遅れてしまう

大切なお客様や取引先からのメールをすぐに返信できていますか?メールの返信は早いほど相手の方に好印象を与えられます。しかし、外出や商談など他の業務に追われて、メールへの返信が後回しになりがちです。

メール受信後の素早い返信と回答が求められるクレームメールや問い合わせメールは対応が遅れれば、気づいた時には更に大きなクレームになりかねません。

営業におけるメール返信率が低い

メール営業はしっかりと効果が出ていますか?送信後に期待する効果が出ず悩んでいる担当者様も多いと思います。メール営業はコストをかけずに多くの企業へアプローチできるので活用している会社は多いと思います。しかし、デメリットは返信率が低いことです。

日々様々なクライアントや顧客とメール対応しているであろう企業の担当者にとって、営業メールをじっくり読む余裕はほぼないと考えられるため、返信率が低くなります。さらに、営業メールは、メール開封前に削除されてしまう場合も多いです。

 

メール業務では、送受信だけではなくシステムへの顧客情報の入力やWEBサイトの更新などの関連業務も発生します。これらの業務を一緒に依頼することもできます。それが「オンラインアシスタント」です。依頼できる業務内容や料金体系、おすすめのサービスなどを以下の記事で詳しく説明していますので、参考にしてみてください。

【2021年最新】オンラインアシスタント40社比較|料金、契約手順、注意点も紹介

メール代行サービスのメリット、デメリット

メール業務の課題が分かったところで自社にも当てはまるものがあったのではないでしょうか?メール代行を利用することで課題の解決につながることが期待されます。メール代行を利用する前にしっかりとメリットとデメリットを把握しておくことが大切です。それぞれメリットとデメリットを紹介します。

メール代行サービス3つのメリット

コア業務に集中できる

メール代行サービスの一番のメリットは、メール対応によりこれまで使えなかった時間をコア業務にあてられることです。メール代行サービスにメール業務を依頼することにより業務に集中して取り組むことができます。

プロに依頼することでコスト削減になる

代行サービスに依頼することでコストがかかりますが、状況によっては依頼したほうが結果的にコストの削減につながるケースもあります。メール対応のために自社で人員を用意すると採用プロセスや教育に関わるコストが発生します。メール代行サービスに依頼すれば採用コストが削減できます。

また、メール代行サービスでは、知識とノウハウを蓄えたプロのオペレーターが対応してくれるので、それまでは見えなかった弱点が見つかる可能性も期待でき、安定した成果を狙えるようになります。

見落としが減り顧客満足度の向上と売上アップにつながる

メールが1日数百通来る場合、毎日それを見落とさずにチェックするのは難しいです。メール代行サービスを利用することによりメールの見落としが減り、お客様からの問合せメールをその日のうちに返信が可能となります。

また、スピーディなメール返信が可能となり、お客様のメール返信待ちストレスが軽減され、顧客満足度が向上します。そして見込み顧客を逃さず、新規顧客獲得の機会が生まれ、売上アップも期待できます。

メール代行サービス3つのデメリット

ノウハウが社内に蓄積されない

メール対応を代行サービスに全て任せてしまうと、今後自社で対応が必要になった時に、ノウハウが社内に蓄積されず、クオリティも保てないという事になる可能性があります。

運用者のスキルに依存する

安心してプロに任せすぎているとメール代行サービスの担当者のスキルに依存した運用体制になりかねません。このようなデメリットの対策として、メール業務の全てを依頼するのではなく一部を委託する事も出来ますし、コンサル結果をきちんとマニュアル化し共有することも必要です。

業務フローに見えない部分が発生

メール代行は社外の人間が業務を行うので、業務の1つ1つを細かく把握することは難しいといえます。

そのため、現在進行形でどこに対してメールを送っているのかやメール未送信先はどこかということを直ぐに確認することは難しいでしょう。

このようなことから、メールの行き違いや状況把握に食い違いが発生する場合も考えられます。

メール代行はもちろん、アウトソーシングを導入する際のメリット・デメリットについて詳しく知りたい方は別記事「アウトソーシングを導入するメリットと中小企業の慢性的な悩みを解消」をご覧ください。

メール代行の料金相場

メール代行を利用したいと思っても料金が見合わなければ利用は難しいでしょう。続いては一番気になるメール配信代行業者の費用相場についてご紹介します。

メール代行の料金

メール代行の料金は月額基本料金と送受信費用料金などの合計になり、以下4つの費目で構成されます。

  • 送受信したメールの数にかかわらず、定額で発生する月額基本料。
  • 受信したメールを宛先のアドレス別にフィルタリングしたり、メールの内容を確認して返信の有無を判断したりする際にかかるメール受信料。
  • 問い合わせ内容などに応じてメールを返信する際にかかるメール送信料。
  • オペレーターだけで対応できない案件を担当者へエスカレーションしたり、対応マニュアルや返信メールのフォーマットを変更したりする際にかかるオプション料。

メール代行の料金相場

メール代行会社の多くが、月額基本料+従量課金という料金体制をとってます。費目ごとの相場をみていきましょう。

月額基本料は月額5,000円~1万5,000円が一般的な相場
メール受信料は1通につき200円~400円が相場(月額基本料に組み込まれている場合もあります)
メール送信料は1通につき200円~400円が相場(2回目以降の返信も1通としてカウントされることが多いです)

その他、オプション料、マニュアル・メールフォーマットの作成費用などが発生するので注意が必要です。料金は、ほとんどの場合、月額基本料+送受信の数に応じた従量課金制となるため、メールの数が少なければコストも抑えられます。

たとえば、1ヶ月に100通受信、100通送信した場合の料金をみていきましょう。料金の相場は、月額4万円~8万円前後です。

内訳は、
月額基本料:1万円~1万5,000円
メール受信料:0円~300円×100件
メール送信料:300円前後×100件となります。

これに加えて、担当者へのエスカレーションを依頼する場合、オプション料:5,000円前後が加算されます。

メール業務を外注する手順

メール代行を実際に依頼をするにはどのような手順が必要なのでしょうか? 事前の準備も必要となりますので手順をご紹介します。

メール代行を依頼する前の流れ

以下が、メール代行を依頼する前の大まかな流れです。代行サービス会社によって異なる場合がありますので、依頼する代行会社が決まったら事前に確認しておきましょう。

  1. 依頼したい内容をまとめる
  2. 業務レギュレーションを決める
  3. メールアカウントを開設
  4. 送受信設定
  5. リストや文面の準備

おすすめのメール代行サービス7選

たくさんのメール配代行サービスの中から、コストも限られている中小企業の特徴に見合ったおすすめのサービスを7つご紹介します。利用料金やサービスの特徴についてそれぞれ簡単にまとめているので参考にしてみてください。

タスカル

【特徴】
株式会社カラーズが提供するオンラインアシスタントサービス。メール代行サービス専門ではありませんが、複数の業務をまとめて依頼することが可能です。専属ディレクターが付き、アシスタントチームを構築して業務をサポートします。月に10時間の事務代行から対応してくれるので、「メール代行を依頼したいけ量がそこまで多くない」と言う中小企業におすすめです。

料金
※月額制 月額2.5万円〜

契約期間
3ヶ月〜

最低稼働時間
10時間/月

対応時間帯
9:00-18:00

備考
メール代行以外の業務も依頼が可能

「タスカル」詳細

テルシンク24

【特徴】
業界随一の返信速度を誇るテルシンク24。主に電話代行をしているサービスですが、FAX代行やメール代行も対応しています。メール代行単体の場合は月額基本料金1万円。そこにメール単価がプラスされます。基本的にメールを受信してから10分以内の返信を24時間365日いつでも対応できるという特徴を持っています。

料金
月額基本料金 1万円
メール受信料金 0円
メール送信料金 100~300円/1通(要見積もり)

対応時間帯
24時間365日対応可能

備考
メール受信から10分以内に返信

「テルシンク24」詳細

メールの見張り番

【特徴】
通販受注受付、お問い合わせ窓口など、お客様やお取引先様からのメールを管理し、受信・返信をサポートしてくれるメール代行専門会社。月額基本料金が5,000円と他社より安い代わりに、365日24時間対応ができない、メール対応単価が高いなどがあります。

料金
月額基本料金 5,000円
メール受信料金 300円
メール送信料金 300円/1通(要見積もり)

対応可能時間
月~金10:00~17:30(祝日を除く)
受信は常時可能ですが、送信(お客様への解答、及びご担当者様へのエスカレーション)は、上記時間内の対応。

備考
エスカレーションにも300円の手数料がかかる

「メールの見張り番」詳細

アフターコールナビ

【特徴】
主に電話代行をしているサービスなので電話代行サービスとの併用が可能。メール受信後最短5分~10分でメール返信・回答を迅速に代行してくれます。初月無料なのが魅力的です。

料金
月額基本料金 1万円
メール受信料金 0円
メール送信料金 要見積もり

対応時間帯
24時間365日対応可能

備考
初月無料

「アフターコールナビ」詳細

HELP YOU

【特徴】
株式会社ニットが提供するオンラインアシスタントサービスです。専属ディレクターが付き、採用率1%の狭き門をくぐった精鋭アシスタントが、チーム単位でサポートします。経理・人事をはじめECサイト/メディア運営など幅広いサポートをしています。何を依頼してよいかわからないという企業におすすめです。

料金
※月額制 月額10万円〜

契約期間
6ヶ月〜

最低稼働時間
30時間/月

対応時間帯
9:00-18:00

備考
メール代行以外の業務も依頼が可能

「HELP YOU」詳細

CasterBIz

【特徴】
著名な大企業も多数利用経歴があり、定評のあるオンライン秘書サービス。優秀なアシスタントが日常業務から、オフライン業務まで幅広く対応してくれます。アシスタントは全て自社採用した1%の採用率を突破した女性社員で基本的にはチームで対応。対応業務の範囲が幅広いのでメール対応以外にも本来の業務に集中できていないとお悩みの企業におすすめです。

料金
※月額制 月額9万3千円〜

契約期間
6ヶ月〜

最低稼働時間
30時間/月

対応時間帯
9:00-18:00

備考
メール代行以外の業務も依頼が可能。オフライン業務も可能

「CasterBIz」詳細

Call Center電話代行システム24

【特徴】
主に電話代行をしているサービスなので電話代行サービスとの併用が可能。メールのやり取りやマニュアル更新情報などもWeb管理システムで共有が可能。メールの雛形・返信マニュアルについてお客様からのお問合せに合わせた返信内容で対応してくれます。

料金
月額基本料金 1万円
メール受信料金 0円
メール送信料金 要見積もり

対応時間帯
24時間365日対応可能

備考
初月無料

「Call Center電話代行システム24」詳細

定型化されたメール業務はアウトソーシングを検討してみよう

メール代行サービスでは、送受信業務をはじめ、自社で行うには大変なリスト作成や効果の高いコンサルティング業務などあらゆる業務を代行してくれると分かりましたね。メールは地味に大変ですが重要な業務です。

自社でなくても対応できる業務は、代行サービスやオンラインアシスタントへ依頼しましょう。

オンラインアシスタントについて良く知らないという方もいらっしゃるかと思います。

オンラインアシスタントに依頼できる業務の詳細や導入するメリット・デメリット、導入するのにかかる料金や事例など徹底解説した内容を別記事「オンラインアシスタント|選び方、料金、注意点、おすすめ会社紹介」で紹介しています。ぜひご覧ください。

タスカル|月額2.5万円~のオンラインアシスタント
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