メールやチャットの返信対応は、企業の信頼性や顧客満足度に直結します。これらの業務には膨大な時間とリソースが必要で、特に対応件数が多い場合は企業の負担も大きくなります。
そこでおすすめなのが、メール・チャット代行サービスの活用です。テキスト返信業務を外部に任せることで、迅速かつ質の高いサービスの提供や、自社の業務効率改善が期待できます。
本記事では、おすすめのメール・チャット代行サービスをご紹介します。それぞれのサービスの特徴や、料金プランについてまとめました。また、メール・チャット代行サービスの費用相場や注意点も解説。「メール・チャット代行サービスを導入したいけれど、どれを選ぶべきかわからない」と悩まれている方はぜひご一読ください。
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メール・チャット代行サービスで依頼できること
メール・チャット代行サービスで依頼できるのは、以下のような業務です。
- 顧客対応
- メール・チャットの作成・配信
- メール・チャットの効果測定と改善提案
顧客対応
メール・チャット代行サービスでは、顧客からの問い合わせや、商品・サービスに関する質問、クレーム処理など、さまざまな対応を代行します。
例えば、ECサイトでの頻繁な問い合わせ対応を専門スタッフに任せることで、スピーディーな対応が可能になり、顧客満足度を高めることが期待できます。さらに、24時間対応を行う代行会社であれば、時間帯に関わらず迅速なサポートを提供し、機会損失の防止に繋がるでしょう。
メール・チャットの作成・配信
メール・チャット代行サービスでは、営業メールやフォローアップメールの作成・配信といった業務を代行することもあります。文章作成・配信の代行を依頼することで企業の負担が減り、コア業務に集中できます。
最近では、自動応答と人による対応を組み合わせたサービスを提供する会社も増えています。このような仕組みを活用することで、パーソナライズされたメール配信が実現し、顧客との関係を強化することができます。
メール・チャットの効果測定と改善提案
メールやチャットを活用した施策の効果を測定し、改善提案を行う代行会社もあります。例えば、過去のメール開封率やクリック率を分析し、それに基づいて最適な配信スケジュールや文面の改善案を提示します。これにより、顧客とのエンゲージメントを向上させ、企業のコミュニケーションの質を高めることが可能です。
このような運用サポートを受けることで、メール・チャット対応が効率化し、企業はより戦略的な業務にリソースを集中できます。
メール・チャット代行サービスを利用するメリット
メール・チャット代行サービスを利用するメリットは、以下の通りです。
- 専門スタッフによる丁寧な対応が期待できる
- 採用コストやトレーニングの手間を省ける
専門スタッフによる丁寧な対応が期待できる
メール・チャット代行会社の多くは、トレーニングを受けた専任のスタッフが在籍しています。そのため、安心して委託先のスタッフに仕事を依頼できるでしょう。
例えば、商品の返品に関する複雑な問い合わせがあった場合でも、状況を正確に把握し、適切な解決策を迅速に提示することが可能です。言葉遣いや対応時のトーンにも細やかな配慮がなされるため、顧客との信頼関係を築くことにも繋がります。
採用コストやトレーニングの手間が省ける
メール・チャット代行サービスを利用することで、人材採用や育成に伴うコストや労力を大幅に削減できます。
通常、適切な人材を採用するには、求人の作成、選考、面接などに多くの時間や費用がかかります。さらに、採用後には業務に必要なスキルを習得させるための研修やトレーニングが必要です。
代行サービスを活用すれば、これらのプロセスを省略でき、すでに十分な経験を持つスタッフが対応します。これにより、企業は短期間で高品質な顧客対応を実現できるため、リソースをより重要な業務に集中させることが可能です。
メール・チャット代行サービスの費用相場
メール・チャット代行サービスの費用相場は、サービス内容や規模、対応時間帯、契約形態などによって異なります。一般的な費用は以下の通りです。
月額基本料金 | 5,000〜10,000円 |
メール・チャットの送信・受信料 | 1通につき100~400円 |
また現在、オンラインアシスタントサービスを提供する会社が、サービスの一貫としてメール・チャット代行を請け負うケースも増えてきています。その場合、年額プランや半年契約プランといった月額制で料金展開していることが多いです。
メール・チャット代行サービスおすすめ11選
ここでは、メール・チャット代行サービス11選をご紹介します。
サービス名 | 料金プラン |
テルシンク24 | 月額11,000円(税込)〜 |
メールの見張り番 | 月額5,000円(税抜)〜 |
HELP YOU | 100,000円/30時間〜 |
CasterBIz | 月額40,700円(税込)/10時間~ |
Call Center電話代行システム24 | 月額10,000円(税込)~ |
M-Talk | 要問い合わせ |
beecall | 要問い合わせ |
ステップワイズ | 要問い合わせ |
クラウドワークス エージェント | 要問い合わせ |
かんでんCSフォーラム | 要問い合わせ |
タスカル | 27,500円/10時間〜 |
テルシンク24
引用:テルシンク24
テルシンク24は、全国対応の電話代行サービスです。高度なオペレーター品質を基盤とし、ビジネスシーンに応じた4つの人気プラン(スタートプラン、スタンダードプラン、ネクストプラン、ファイナルプラン)と、各種サービスが連動した専門パッケージを組み合わせることで、顧客に最適なサービスを構築します。
メール代行サービスでは、24時間対応のトータル受付サポートを提供。「10分以内に返信」といったスピード感のある対応が魅力的です。電話代行との組み合わせにより、より効率的な顧客対応の実現が期待できます。
料金体系 | メール代行サービス:月額基本料金 |
メールの見張り番
引用:メールの見張り番
メールの見張り番は、株式会社アゴラ・ステーションが提供する、メール対応代行サービスです。通販受注受付やお問い合わせ窓口として、顧客・取引先からのメールを管理・送受信します。フィルタリング、返信、エスカレーション、月次レポート作成まで一括してサポートします。
受付時間は平日10:00~17:00で、時間外対応も相談可能です。プライバシーマークを取得しており、安心・安全なサービス提供を行っています。
料金体系 | 基本料金:月額5,000円(税抜)〜 |
HELP YOU
引用:HELP YOU
HELP YOUは、企業の多様な業務をリモートでサポートする、オンラインアウトソーシングサービスです。メール・チャット代行では、顧客や取引先からの問い合わせ対応を代行します。
経験豊富なアシスタントが、メールやチャットの送受信などを担当。500名の多様なスキルを持つアシスタントから、業務内容に応じて最適なチームを編成します。ディレクターが窓口となって進行をサポートする点もポイントです。
料金体系 | 【チームプラン】 |
CasterBIz
引用:CASTER BIZ
CASTER BIZは、株式会社キャスターが提供するリモートアシスタントサービスです。採用倍率「1/100」をクリアした優秀な人材が、企業の多様な業務をリモートでサポートします。
メール対応では、アポイント調整や顧客対応など、日々のコミュニケーション業務を代行します。柔軟なチーム体制により、事務、秘書、人事、制作など、幅広い業務に対応可能です。最短3営業日で利用開始でき、月10時間からのプランが用意されています。
料金体系 | 【STARTER(10時間/月):12ヶ月プラン】 |
Call Center電話代行システム24
Call Center電話代行システム24は、24時間対応の電話代行サービスです。メール受信・送信代行サービスでは、企業のメール対応を迅速に代行します。
受信メールを転送すると、オペレーターが自社メールアドレスで返信を行い、返信内容は自社のメールサーバーにも同時配信されます。これにより、深夜や休日の問い合わせでの即時対応が可能となります。電話代行サービスと組み合わせると、電話対応とメール対応の一元管理もできます。
料金体系 | 月額10,000円(税込)~ |
M-Talk
引用:M-Talk
M-Talkは、「人」と「AI活用」によるハイブリッド型のチャットシステムです。コンタクトセンター運用に最適で、企業や業務別に柔軟に調整できます。
主な特徴は、応対中のリアルタイムモニタリングが可能な点や、機能のカスタマイズ性が高い点です。また、マルチテナント機能や簡易ボット機能なども搭載し、チャット業務を効率化させます。
料金体系 | 要問い合わせ |
beecall
引用:beecall
beecallは、24時間365日対応のコールセンターサービスです。IoT監視保守サポートやSMS送信、IVR決済サービスなど、複雑な顧客ニーズに対応します。
キャンペーン受付やチケット受付を代行する「オリジナルパッケージ」も提供しており、特定の期間だけ必要な窓口を開設できます。さらに、LINEといった複数チャネルでの対応が可能で、顧客満足度の向上をサポートしています。
料金体系 | 要問い合わせ |
ステップワイズ
引用:ステップワイズ
ステップワイズのメール・チャット代行サービスは、24時間365日対応。SMS、チャット、メールなど、使い慣れたツールを通じて、問い合わせ内容や対応結果を報告してもらえます。
月数件〜1万件以上まで幅広くサポートするため、業界やシーンに合わせて調整可能です。中国語・韓国語・英語といった言語に対応している点も魅力的です。
料金体系 | 要問い合わせ |
クラウドワークスエージェント
クラウドワークスエージェント(旧ビズアシ)は、国内最大級のクラウドソーシングサービス「クラウドワークス」のデータベースを活用。600万人以上の登録者から、自社に最適なオンラインアシスタントと出会えるサービスです。
営業事務、経理、ライティング・編集、カスタマーサポートなど、幅広い業務に対応しています。固定の担当アシスタントが業務を担当するため、コミュニケーションが円滑化し、業務の質の安定・向上が期待できます。契約継続率95%以上を誇り、充実したサポート体制で企業の多様なニーズに応えています。
料金体系 | 要問い合わせ |
かんでんCSフォーラム
引用:かんでんCSフォーラム
関西電力グループのかんでんCSフォーラムは、企業の多様なニーズに応えるBPOサービスを提供しています。コールセンター代行サービスの中に「コンタクトセンター業務」を用意し、ノンボイス業務(文字/テキストでの顧客対応)全般を代行します。具体的には、問い合わせフォーム対応、チャット対応、FAQ作成などです。
24時間・364日対応し、大規模から小規模までさまざまな規模・業界の顧客対応を代行します。
料金体系 | 要問い合わせ |
タスカル
タスカルは月10時間から利用できる、オンラインアシスタントサービスです。秘書、経理、総務などのバックオフィス業務をサポートいたします。メール・チャット対応だけでなく、スケジュール調整やデータ入力といった業務も代行。
マニュアル不要でスムーズな業務委託が可能です。未消化時間の繰越しも柔軟に対応しています。
料金体系 | 【年間プラン】 |
メール・チャット代行サービスを利用する際の注意点
メール・チャット代行サービスを利用する際は、以下の点に注意しましょう。
- 対応可能な時間帯や業務範囲を明確化する
- チャットログの保管や個人情報保護の取り決めを確認する
- 緊急対応フローを構築しておく
対応可能な時間帯や業務範囲を明確化する
メール・チャット代行サービスを利用する際は、対応可能な時間帯や業務範囲を事前に明らかにしておきましょう。
例えば企業が平日夜間や土日対応を希望する場合、その時間帯でのサポートが可能かを確認しておく必要があります。また、代行サービスが提供する業務範囲(問い合わせ対応、クレーム対応、商品案内等)についても具体的に把握しておくことが大切です。
特に「どの範囲を委託し、どの範囲を自社で対応するか」を明確にしておくことで、運営のスムーズ化が図れます。この段階で期待する業務内容を共有することで、トラブルを未然に防げるでしょう。
チャットログの保管や個人情報保護の取り決めを確認する
メールやチャットでは、顧客情報や企業の重要なデータを取り扱うため、代行サービスのデータ管理体制を確認することが不可欠です。
例えば、顧客の住所や支払情報が含まれるチャット内容がログとして保存されることがあります。この際、「データがどのように管理され、保存されるのか」「保管期間はどの程度なのか」といった点を事前に確認しておく必要があります。
また、「代行サービスがどのような個人情報保護対策を講じているか」「不正アクセスやデータ漏えいへの具体的な対応策はあるか」も重要な確認事項です。SSL暗号化通信や定期的なセキュリティ監査が実施されているかどうかを確認し、安全性を確保しましょう。
緊急対応フローを構築しておく
予期せぬトラブルや緊急事態が発生した際に備えて、あらかじめ対応フローを構築しておくことが大切です。特にチャットでは、リアルタイムの迅速な対応が求められるため、計画的な準備が必要です。
例えば、システム障害や重大なクレームが発生した場合、エスカレーションルールを設定しておくことで、迅速な解決が可能になります。また、社内外の担当者がスムーズに連携できるよう、緊急時の連絡手段や対応手順を明確にしておきましょう。
さらに、代行サービスと定期的に連携を取り、緊急時に対応するための担当者リストや連絡体制を整備することで、突発的な問題にも柔軟に対応できる体制を構築できます。
まとめ|メール・チャット業務はアウトソーシングを検討してみよう
メール・チャット代行サービスを活用すれば、日々の顧客対応や業務負担を大幅に軽減し、効率的な運営が実現します。特に、専門スタッフによる迅速かつ高品質な対応が期待できるため、顧客満足度の向上にも繋がります。
一人社長や少人数で運営している企業にとっては、採用やトレーニングにかかる手間やコストを削減できる点が大きなメリットです。また、業務の一部をアウトソーシングすることで、経営資源をコア業務に集中させ、事業の成長を加速させることが可能です。
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