500社の案件をハイスピード・ハイクオリティに案件を回すために、タスカルではどのような取り組みをしているのか？気になる方もいらっしゃると思います。
今回は、経理チームでサブマネージャーを担当する高山さんに、経理業務とチームマネジメント手法についてお話を伺いました。
役職や担当領域・チームの規模感
ーまず役職、担当してる領域、チームの規模感などを教えてください。
私の役職はサブマネージャーで、担当している領域はCS全体と経理チームになります。経理チームは約30人で、経理や会計の専門知識があるメンバーは、5〜6人ほど在籍しています。それ以外のメンバーは請求書の作成といった経理事務が行うような業務をお願いしてます。
チーム全体では月に150社ほどの企業を担当していますが、通常のスタッフは1人で3〜4社程度、専門知識を有する経理スタッフは1人で10社程度対応しています。
ポイント①：知識必須の専門業務と知識不要の経理事務業務に分解して、スタッフをアサイン
ー経理業務は範囲が広いと思うのですが、どのようにスタッフをアサインされているのですか？
アサインの見極め方法については表で分けられており、経理業務で専門知識が必要なものかによって、経理チームと事務チームに振り分けています。
例えば会計システムに仕訳を入力する作業は、勘定科目などの専門知識が必要なので経理チームで対応しています。一方で見積書の作成などの業務は、事務チームのメンバーにサポートをお願いしています。
専門的な業務は、担当できるスタッフの人数も限られるので、個々のキャパシティの調整なども含めて、お客様にアサイン状況をご相談することもあります。一方で専門知識の必要のない業務は、通常の事務と同じ速度感で、なるべく早めに着手できるような体制を整えています。
ポイント②：個ではなくチームで戦うためのマニュアルと仕組みづくり
ー顧客満足度を上げるために大切にしている価値観はありますか？
顧客満足度を上げるには、お客様にできるだけプラスアルファの提案をするように心がけています。ご依頼いただいた業務を短納期で取り組むのはもちろん、お客様の手間が減らせるようにこういったことも対応できますよ、という提案が何かしらできないかいつも考えて取り組んでいます。
またクオリティの高い業務をチームで継続して行っていくためには、チームワークが最も大事だと思っています。私自身、以前は「自分がとにかく頑張れば良い」と思っていました。やはり一緒に頑張ってくれるメンバーが増えるほうがチーム全体でバリューが出せるということをタスカルに入って強く感じるようになりました。今では、一つの業務を複数名で対応できるマニュアルや仕組み作りに尽力し、個ではなくチームで戦える環境作りを、常に行えるよう心がけています。
ポイント③：少ない時間でより多くの業務をこなす姿勢
ー時給ベースだと仕事を頑張ると逆に給与が減ってしまうというジレンマがあると思いますが、何かスタッフさんのモチベーションを高めるための工夫と課題はありますか？
短時間で業務を行えるように努力することで、結果的に稼働時間が減ってしまうという考えもあると思いますが、私は今までの時間より短い時間で仕事を完遂させるように心がけることが、結果的にお客様のメリットにも繋がると考えています。
スタッフにとっては経験が増やせるチャンスですし、より多く経験を積むことでスキルも身に付き、いろいろな業務に携われるようになります。お客様にとっても、より少ない工数で業務を行うことで、多くの業務をご依頼いただきやすくなると思います。
ポイント④：ちょうどいい頻度と回数で連絡を入れる。多すぎても少なすぎてもダメ
ークライアントとコミュニケーションを取る際に気をつけていることはありますか？
できるだけお客様に負担をかけないために、連絡の頻度は多すぎないように気をつけています。経理だと例えば、「月次でこの期日までに」というご依頼であれば、「前月分対応完了しました」といった報告のみ入れて、進捗報告はあえて行わないことも多いです。
具体的にはSlackのワークフローで「毎月3日にこれを送る」といったリマインドをあらかじめ設定しておき、お客様に確認して完了ボタンを押してもらうといった流れにしています。
もちろんお客様から要望があれば、最初と中間で報告を入れますが、特にお客様の指定がなければ完了報告・管理報告だけの場合も多いです。
ークライアントと上手に付き合っていく上で大事にしてることはありますか？
お客様によってコミュニケーションの取り方や情報の伝え方を変えています。「確認の回数を極力押さえて進めて欲しい」というケースもあれば、都度確認を希望されるケースもあります。
ご依頼の内容が明確でない場合は、「こういうやり方ができる」といった提案をした上で、ニーズを明確にする確認作業を必ず行います。認識のずれが生じた時の修正は結構大きいので、必ず確認作業は挟むことが大切ですね。
ポイント⑤：マニュアル通りではなく、お客様が一番楽な方法でオーダーが出せることが重要
ーお客様のタイプはどのように判断されているのですか？
お客様の反応を推し量りながら、お客様が心地よいと思われる距離感やスタンスを見極めています。もちろん、一つひとつ確認して作業するほうがリスクは低いので、新規のお客様には工数・納期・進め方などをご了承いただいてから着手するようにしています。
オンラインのミーティング、テキストで指示、ヒアリングシートへ記入など、お客様が一番楽にオーダーが出せるような方法を選択してもらうことで、タスカルに依頼するハードルを下げられればと思っています。
一方で、社内のオペレーションはなるべく簡素化して時間をかけないようにしています。枠を決めて決まった形に当てはめていくようにすると工数削減にもなりますし、統一感も維持することができます。
ポイント⑥：経理専門代行会社にはお願いできない雑務までも巻き取る
ー他社サービスと比較して、タスカルが選ばれてるポイントは何だと思いますか？
タスカルは実際に使用した時間分だけをお支払いいただく料金体系です。余った時間を次月に繰り越せるので無駄にならず、その点を評価いただけることが多いです。
経理専門の外注会社に比べると扱う領域は狭いですが、逆に雑務や庶務をカバーできるのがタスカルの利点だと思います。
経理専門の外注会社は、依頼できる業務が経理専門業務に限定されるケースが多いですが、タスカルは例えば「領収書を紙に貼る」「封筒に入っている領収書を日付順に並べ替える」「書類を並べ替えて会計システムにデータとして取り込む」といった庶務にまでお引き受けできる点が大きな魅力だと思います。
