企業が更なる利益拡大や社員のワークライフバランスを向上させるためには、従来の業務フローや働き方を見直す必要があります。
特に一人で何役もこなさなければならない「一人社長」では、よりその必要性が大きくなっています。一人社長でも業務効率化が必要な理由では、データも交えて説明しています。
この記事では経営者や一人社長向けに、業務効率化・業務改善の手法やアイデア、お役立ちツールなどを解説します。
業務効率化とは
「業務効率化」とは仕事を進める上で「ムリ・ムダ・ムラ」のあるものを見つけ出し、本当に必要な業務に絞って生産性の向上や業務改善を行う一連の取り組みを指します。この「ムリ・ムダ・ムラ」は、それぞれのアルファベットの頭文字からもじって「3M」と呼ばれる「業務状況を測るためのフレームワーク」として知られており、それぞれ以下のように定義づけられます。
「3M」とは
- ムリ：能力以上に負荷がかかりパフォーマンスが低下している状態
- ムダ：目標達成に必要のない形骸化している業務がある状態
- ムラ：人員配置や仕事の配分などの偏りが大きくなっている状態
「負荷（作業量）」と「能力（キャパシティ）」のバランスが均衡している状態が、理想的な作業状態だとされています。
業務効率化のメリット
業務効率化の大きなメリットは、「ムリ・ムダ・ムラ」を排除することによって、作業時間の短縮化や生産性の向上を実現し、最終的には会社の利益を増大させることです。
作業時間を短縮し、コストを削減する
業務効率化によって、作業時間を短縮することができれば、会社にとっては人件費や残業時間などのコスト削減、社員にとっては過剰な負担が軽減するのでモチベーションの向上につながります。
生産性が向上し利益増大につながる
業務効率化によって、同じ時間で処理できる業務量を増やすことができれば、生産性が向上するので会社の利益増大につながるとともに、余裕ができた人的リソースを新たな事業に振り分けることも可能になります。
業務効率化のポイント・アイデア
業務効率化の方法には、さまざまなやり方が存在します。やみくもにどの方法でも有効というわけではなく、業務効率化の目的や3Mが発生している箇所を特定した上で実施することが重要です。業務内容や組織、体制にあった手法を選ぶ必要があります。
業務の無駄を無くす
まずは既存の業務に対して目標達成に必要のない「無駄な作業を無くす」ことを意識しましょう。無駄な作業を省くことで業務が簡略化されるため、効果が表れやすい方法だと言えます。例えば、会議などでテーマと直接関係のない資料の作成に時間をかけていた場合、この資料作成時間が無駄に該当します。
作業を自動化する（エクセルやツールの活用）
担当者が手作業で行っていた作業を自動化することにより、作業時間の軽減や品質の向上も見込めます。
具体的な自動化の方法として、まず手軽に行える方法は「Excelの関数やマクロの活用」です。金額の試算を行う場合はExcelの計算関数を活用することで、わざわざ電卓で計算することなく、値を一つ入力することで自動計算させることが可能になります。
さらに、Excelには「マクロ機能」が存在します。マクロ機能によってExcel上で行うことのできる操作をVBAと呼ばれるプログラムに置き換えることにより、作業の自動化が実現できます。
業務を手順化する
業務を手順化することにより、手順の間違によるやり直しや作業の迷いを無くすことができます。具体的には、業務のやりかたやルールをマニュアル化する方法があります。マニュアル化することにより、誰でも効率的な作業を容易に行うことができます。
業務をアウトソーシングする
業務をアウトソーシングすることにより、担当者はより付加価値の高い業務に注力しやすくなるため、会社の発展に寄与しやすい環境が構築できます。またアウトソーシングを行うことにより、一時的な人員増による一人ひとりの業務の負担軽減にもつながります。
業務効率化を実現するための手順
業務効率化を成し遂げるためには、単純にツールを導入したり、やみくもに人員を増やしたりすればよいというわけではありません。既存業務の見直しを行いながら順序だてて施策を実施することでより多くの効果を得ることが可能になります。業務効率化の手順は下記の5つの手順に沿って実施するとよいでしょう。
(1)現行の業務をフローに落とし込み「見える化」する
まずは会社やあなた自身の業務を把握することが重要です。業務を把握するうえで効果的なやり方として業務を図式化することで業務の「見える化」を図ります。業務の「見える化」の手法の一つとして「業務フロー」を作成することをおすすめします。
業務フローは業務を行う担当者とその担当者が行う行為の流れを図で表したものです。業務にシステムを利用している場合は操作するシステムも図に入れます。一般的には下記図のように、縦列に登場人物やシステムの枠を設け、その中に業務の箱を記載していきます。そして、業務の流れや情報（データ）の流れを線で引っ張っていきます。こうすることで業務を可視化されます。
引用：日経XTECH
(2)業務に対して課題や問題点を抽出する
業務の見える化を行った後は、その業務に対する課題や問題点を抽出します。業務フローで業務の見える化を行うことにより、既存業務に対してどの業務がムリ、ムダ、ムラに該当するのか、課題や問題点を抽出しやすくなります。
(3)課題や問題点に対する改善策を考察する
各工程における課題や問題点が明確になれば、それらの課題や問題点に対する具体的な改善策を考えていきましょう。業務を改善させるフレームワークの一つとして「ECRS（イーシーアールエスまたはイクルス）の4原則」というものがあります。
ECRSの4原則
- Eliminate：不要なものを排除
→例えば、コストに見合う成果が得られない営業活動、形骸化している定例会議や打ち合わせなどの排除 - Combine：類似する業務の統合
→類似の業務をする組織が複数あった場合に、それらを統合することで人員、設備、備品の削減を図る - Rearrange：作業順序の再構成
→例えば、ルート営業などでの顧客訪問順の変更による時間・距離の短縮を図る - Simplify：業務の簡易化
→必要以上に複雑化している業務は高コストにつながってしまうので、可能な限り簡略化を行う
(4)スケジュールを立てた上で改善策を実施する
具体的な改善策を決めた後は、スケジュールを立てて改善策を実施していきます。
(5)業務効率の効果を測定する
改善策を実施した後は、その策が効果的であったかを評価し、更なる効果をあげるための改善策の計画と実行を行います。これは一般的には「PDCAサイクル」と呼ばれる手法です。
PDCAサイクルとは、
- Plan：業務効率化のための改善案を計画
- Do：改善案の実行
- Check：実行結果から改善案を評価
- Action：評価結果を基にした、より高い効果を上げるための改善案の計画と実行
業務効率化に役立つITツール7選
業務を効率化させるための手法の一つとして、ツールを活用することも挙げられます。目的に応じて適用できるツールは異なりますので、どういった目的達成が必要なのかを明らかにしたうえでツールの導入が必要です。
業務効率化に役立つITツール(1)：コミュニケーションツール
チャットツールやWeb会議ツールなどのコミュニケーションツールを導入することで、コミュニケーションの量と質の向上が期待できます。
これまでメールや報告資料で時間を割いていた一部の業務が、チャットやWeb会議を用いることでコミュニケーションコストを削減が可能です。これらのツール活用により、社内やチーム内の交流を活発化させ、モチベーションの向上などにもつながるでしょう。
具体的には、以下のようなコミュニケーションツールが存在します。
業務効率化に役立つITツール(2)：タスク管理ツール
タスク管理ツールを導入することで、スケジュールの進捗状況やタスクの役割分担が容易に管理できるようになり、円滑にプロジェクトを推進できるようになります。
タスク管理ツールには下記のツールが存在します。
なお、タスク管理はExcelでタスク管理表などを作成し管理も可能ですので、2～5名程度の少人数のチームであればExcelでも事足りるかもしれません。
一人社長向けのタスク管理ツールの選び方に関する詳細は以下の記事をご参照ください。
業務効率化に役立つITツール(3)：ワークフロー・電子決裁
ワークフロー・電子決裁を導入することにより、これまで紙で回覧していた申請書や稟議書などのドキュメントの電子化が可能となり、わざわざハンコを押すための出社や書類を別事業所へ送付する必要がなくなります。そのため、ワークフロー・電子決裁の導入により、これまで最終承認を得るまでのリードタイムが短縮できます。
ワークフローには以下のツールがあります。
業務効率化に役立つITツール(4)：RPAツール
RPAとはRobotic Process Automationの略称で、人間が手作業で行っているルーティン業務を、ロボットで自動化することです。RPAを用いたツールは「RPAツール」と呼ばれ、RPAツールを導入することにより以下のような効果が期待できます。
- 人為的なミスの防止による品質向上
- 自動化による人件費削減
- 労働時間の短縮
- 付加価値の高い業務に時間を割くことが可能
特に「ルールが決まっており反復性のある業務」「定期的に発生する定性業務」「大量の業務」の自動化をすることが強みです。例えば以下のような業務に強みを発揮します。
- Excelに入力したデータの基幹システムへの自動転記
- メールの自動送信
- データベースから特定の情報を検知して書類に自動入力
RPAツールには具体的には下記のツールがあります。各ツールの特長を把握した上でツールを選んでください。
業務効率化に役立つITツール(5)：顧客管理（CRM）ツール
営業活動を行う上で重要な顧客管理は、営業担当がそれぞれExcelで管理しているケースも少なくありません。しかし突然の担当者の変更が発生した際など、状況が追えなくなりトラブルにつながる恐れがあります。このようなケースを防止するためにも「顧客管理（CRM）ツール」の導入が推奨されます。
顧客管理ツールには以下のツールがあります。
業務効率化に役立つITツール(6)：日程調整ツール
日程調整ツールは社内外の打合せやWeb会議、出張といったスケジュール調整が行え、スケジュール情報を関係者全員で共有できるツールです。日程調整は複数人が関係する場合が多く、煩雑になりやすい業務です。そこで日程調整ツールを活用すればダブルブッキングを防止しやすく、スケジュール調整にかかっていた手間を削減できるため、業務効率化にもつながるでしょう。
日程調整ツールには以下のツールがあります。
業務効率化に役立つITツール(7)：クラウドストレージサービス
業務効率化を図るために、クラウドストレージサービスを活用するのも一つの方法です。クラウドストレージサービスはクラウド上にファイルをアップロードすることで、各メンバーに簡単にクラウド経由でのファイル共有が行える便利なサービスです。
クラウドストレージサービスには以下のツールがあります。
業務効率化を成功させるための注意点
ここまで、業務効率化の方法や手順、おすすめのITツールを説明してきましたが、方法やツールを導入するだけでは効果が出るわけではありません。そこで、業務効率化を成功させるための重要な注意点を3つ紹介します。
効率化したい業務を明確にし、優先順位をつける
業務効率化を全ての業務に対して実施しようとすると膨大な作業と時間が必要になり、最悪の場合には途中で挫折する可能性もあります。そのため、会社の目的を達成するために必要な業務を絞り込み、優先度の高い業務から順に効率化を実施すると良いでしょう。
類似する業務や連動する業務はまとめる
業務の中には部署が異なっても類似する業務や、切り離せない連動する一連の業務があったりします。そのような業務は別々に効率化を考えるよりも、１つにまとめて考える方がより効果的な効率化を実現できます。
従業員への影響を確認してから実施する
いくら優れた業務効率化計画であっても、実際の職場に導入すると従業員に余計な負担になり逆に生産性が悪化する場合もあります。そのため、計画を実行する場合には事前に従業員に与える影響や負担を確認しておく必要があります。
一人社長でも業務効率化が必要な理由
一人社長は会社の利益を伸ばすために、「業務効率化」は避けては通れません。カギは財務・会計などの間接業務のIT化です。
中小企業庁が発表した「小規模事業者の労働生産性の向上に向けた取組」によると、一人社長を含む多くの小規模事業者は、利益向上のために労働時間を増やして対応しているのが現状です。小規模事業者の経営者の平均休日数も週に1.17日と少ない傾向にあります。
また下記図のとおり、多くの経営者はできるだけ、財務・会計、在庫管理などといった間接業務に割く時間を減らし、「売上向上につながる業務に注力したい」と考えています。
しかし、一方で下記図の「間接業務の業務分担状況」によると、経理まわりの業務はアウトソーシングなどに任せず、経営者自身で行いたいという意向が多いと推察されます。そのような業務にIT利活用による省力化の余地が大きいと考えられます。
タスカルを活用することで業務効率化を実現しませんか？
ここまで業務効率化のポイントや便利なツールを解説してきましたが、一人社長を始め経営者の多くは「自社のリソースのみで業務効率化の実現が難しい…」とお悩みではないでしょうか。
そこで弊社が提供するオンラインアシスタントサービス「タスカル」の活用をご検討ください。「タスカル」ではこれまで数々の業務効率化の事例があり、オンラインアシスタントを活用いただくことで、単純な「作業のアウトソーシング」だけでなく「既存業務に対する更なる業務効率化のご提案」も可能です。
「タスカル」の業務効率化の導入事例・効果
業務効率化の事例1：リモートデスクトップ利用で経理の入力業務をアウトソーシング
これまでデスクトップ版の会計ソフトを利用して自社で経理業務を行っていたお客様。「タスカル」のオンラインアシスタントの提案により、クラウド版の会計ソフトを利用することでタスカルのオンラインアシスタントが代わりに遠隔から経理業務を行えるようになりました。その結果、今まで10時間以上経理業務に時間を費やしていたのをゼロにでき、より付加価値の高い業務に注力できました。
詳細は以下の記事をご参照ください。
業務効率化の事例2：社内コミュニケーションの見直し
タスカルではオンラインアシスタントを利用いただいているお客様に対してSlackを導入し、社内のコミュニケーションやタスク管理における課題を解決してきた実績があります。タスカル社内でも利用されている実績のある運用ノウハウを提供することで、以下を実現することが可能です。
- コミュニケーションルートの改善
- 情報の整理
- チャットツールの運用ルールの整備
タスカルのオンラインアシスタントによりタスク遅延や抜け漏れの撲滅に成功できた事例がございます。詳しくは以下の記事をご参照ください。
