【2024年】中小企業向きの名刺管理ツールを紹介！

名刺は人と会うたびに交換するので管理するのも一苦労です。人と会えば会うほど名刺も増えていき、「先日会ったあの人の名刺をなくしてしまった」というのはありがちな失敗です。

名刺も、IT化による効率的な管理が必須といえます。とりわけ中小企業の場合、大企業と比べて組織が小さく、外部の人間とのつながりが業務を進める上でも重要です。名刺データを社内で共有できれば、人脈を共有財産として活用できます。中小企業だからこそ1つ1つの名刺情報を大切にして次のビジネスのきっかけにしていきたいものです。

この記事では中小企業の担当者に向けて、名刺管理ツールを紹介します。ツールを選定する際のポイントも解説するので、自社に合った名刺管理ツールを見つけるヒントになるはずです。

１、名刺管理ツールとは？

名刺管理ツールとは、名刺をスキャンして、名刺データをデジタル化するためのツールです。情報をデータベース化すれば検索機能などで必要な情報をすぐに見つけられるようになります。社内で名刺情報の共有は業務の推進に直結します。

従来、名刺情報は社員が各別に管理していました。情報が、社員の頭の中や手帳の中に散在していて、管理面では属人的な要素が強かったです。しかし、名刺情報は会社の財産ともいえます。名刺管理ツールの登場によって、名刺情報をデータベース化して社内で共有することが可能となったのです。

２、名刺管理ツールを導入する目的

【目的①】人脈の可視化

人脈の可視化とは、人と人とのつながりを社内で共有することです。名刺を担当者が個人で抱えていると情報が属人化してしまいます。取引先の情報は会社全体にとっての財産です。名刺情報があれば新たな営業チャンスが生まれる可能性があるからです。 名刺管理ツールの導入によって名刺情報がデータベース化されれば会社全体での情報共有、人脈の可視化につながります。

【目的②】優れた検索性

名刺管理ツールは細かい検索機能を備えており、名前や会社名、部署名で即座に検索できます。データベース化されていれば数年前の情報であってもすぐに検索できます。もし、名刺の保管が、紙だけであれば過去の情報を探して見つけるのは至難の技でしょう。 この点からも名刺管理ツールの有用性がわかります。

【目的③】入力作業の省力化

名刺の保管を紙で行っていると、名刺ホルダーがすぐにいっぱいになってしまいます。手作業で保存を行うのは非常に手間がかかります。また、社内の複数人が同一人物と名刺交換をしている場合、重複する名刺が手元に残ってしまいます。一枚一枚を判別する作業も大きな手間となるでしょう。

名刺管理ツールを導入すれば名刺を読み込むだけで簡単にデータベース化できます。名刺交換したその場で、すぐに取り込み作業をすることも可能です。ツールを使えば入力作業を大幅に効率化できます。

３、名刺管理ツールを選ぶためのポイント

【ポイント①】機能

名刺管理ツールを導入した場合に、自社でどのように活用をしたいのかイメージすることが重要です。例えば、名刺の登録枚数や必要なユーザー数です。コストが安ければ良いという考えではなく、自社にとって必要な機能は何かを把握したうえでツールを選定するべきです。

【ポイント②】クラウド型orオンプレミス型

クラウド型の特徴としては、①初期費用がかからないこと、②導入が容易であること、③インターネット環境があればどこでも利用できることがあります。クラウド型が向いているのは費用を抑えたかったり、出先での利用を想定している会社です。

オンプレミス型の特徴としては、①カスタマイズが容易であること、②データが自社サーバー上に保存されるためセキュリティが高いことがあります。オンプレミス型は導入時にサーバーの設定もあり、ＩＴ知識が求められます。オンプレミス型が向いているのは、社内にＩＴ人材がいたり、専門的な個人情報保護を徹底したい会社です。

【ポイント③】料金

ツールの中には無料を売りにしているものもあります。ただ、無料ツールの中には機能面で制約がある場合も多く、サービス内容を十分に確認するべきです。自社の利用したい機能を備えているかという点をまず確認して、その上で価格的に折り合うかという点で選定するのがよいでしょう。

【ポイント④】セキュリティ

名刺をデジタル化することで名刺自体を紛失するリスクはなくなります。 ところが、データベース化した結果、誤って外部にデータが流出すると企業としての責任問題に発展します。したがって、データの流出には十分な注意を払うべきです。特に、クラウド型のツールを導入する場合はセキュリティ面のリスクに多大な配慮を要します。運営会社自体の信頼性を含めたリサーチが必要です。

【ポイント⑤】外部ツールとの連携

外部ツールとの連携は重要なポイントです。なぜなら、連携できないツールを導入してしまうと名刺管理ツールで取り込んだ顧客データと他のツールの顧客データとで別々に管理しなければならないからです。
営業の便宜上、 データの一元化は必須です。既存のツールと連携できれば、名刺情報として取り込んだデータも自動的に更新されます。名刺管理ツールの選定では、自社で利用しているツールと連携できるかどうか必ず確認するべきです。

４、中小企業におススメの名刺管理ツール8選

（１）Sansan　

名刺管理ツールとしてシェア No1です。メガバンクなどの大手企業も導入しています。
利便性が高く、スマホアプリから手軽に名刺情報を取り込めます。IT初心者でも迷わずに利用できます。SFAやCRMなどの外部サービスとの連携にも対応しています。

また、名刺情報をデータベース化して営業活動に利用できます。システムがクラウド上にあるため、インターネット環境があれば営業先でも利用可能です。

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（２）名刺バンク２　

特徴は、名刺の枚数に応じた従量課金による料金体系です。一般的には利用するユーザー数に応じて料金が決まる場合が多いので特徴的なツールといえます。また、セキュリティ面でも強固な仕様です。システムが動作するサーバーはデータベースセンターの中にあり、厳重に管理されています。個人情報の流出には万全の配慮がなされています。

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（３）メイシ― 

名刺のデータ化や、社内での情報共有・データの検索を行えます。 取引先情報の一覧での出力やメール配信も可能です。価格も安いので手軽に名刺管理ツールを導入したいというニーズに応えます。料金は月額1,980円です。登録ユーザー数も無制限で利用できます。

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（４）Eight Team　

法人向けの名刺管理ソフトです。特に中小企業での導入事例が多いです。機能が豊富で登録情報をデータベース化して活用できます。例えば、顧客データの一括出力や郵送物の作成、メルマガの一括配信を行えます。名刺情報の登録は、スマホアプリや専用のスキャナー、自動文字認識によって行います。なお、他のサービスと異なる点として法人番号を持たない団体でも利用できることがあります。

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（５）Camcard Business　

名刺情報をスマホで簡単に取り込めます。名刺交換もワンタッチで手軽に行えます。データは社内で共有できるので一元的な情報管理が可能です。
また、名刺情報だけでなくPDFや写真などのデータも保存できます。ドキュメント管理にも対応します。大手企業から中小企業・ 個人事業主まで幅広く利用されています。

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（６）アルテマブルー　

クラウド型のツールです。サービス開始は2008年であり、他のツールと比べて厚い実績を重ねています。 最小のユーザー登録は1人で、少人数での利用も可能です。

名刺情報の登録は、スキャナー・スマホ・複合機によって行えます。名刺情報には経歴や趣味などの個人別の内容を追記できるので情報管理を円滑に行えます。例えば、登録情報全体から検索できたり、名刺画像の一覧表示も可能です。なお、2週間の無料トライアル期間があり、試行的に導入することも可能です。

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（７）名刺de商売繁盛

名刺情報をスマホで取り込みます。登録日や画像も自動で登録されます。データベース化することで名刺情報の共有を行います。ユーザー登録は1人から可能で、少人数でも利用できる点で中小企業向きです。ユーザー数が2人になっても利用料金は月額3万円で固定されます。

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（８）ホットプロファイル

名刺情報の管理はもちろん、営業先の顧客情報の管理も一括して行えます。スキャンやスマホによる撮影で名刺情報を取り込みます。人脈の可視化や顧客リストの出力、重複する名刺の名寄せに対応します。情報の検索性が高く、顧客管理ツールとしても活用できます。

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４、まとめ

名刺を紙ベースのまま保管することは非効率的で、早急なデジタル化・データベース化が求められるところです。もっとも、一言で名刺管理ツールと言ってもその種類は様々です。ツール各々が特徴を持っており、機能や料金、利用方法が異なります。どのツールを選ぶのがベストかは一概には決められません。
このため、自社に必要な機能は何かという見極めが必須となります。自社が抱える状況に適合するツールを選びたいものです。
この記事で紹介したツールはどれも定評のあるものです。記事の内容を参考にして自社にぴったりと合うツールを選んでください。ツールを選定する際のポイントも取り上げています。ポイントを押さえて無駄のないツール選択をしてもらえればと思います。