「業務効率化」の進め方|業務効率化のポイント・使えるツールを徹底解説

各企業は更なる利益拡大や社員のワークライフバランスを維持するために、これまでの社員の働き方を見直す機会が増えています。それらを実現するための選択肢として「業務効率化」が挙げられますが、「業務効率化」は多くの企業が抱える課題です。

しかしながら、

  • 業務効率化を実現するためのポイントやコツがわからない
  • 業務効率化を実現するための方法を知りたい

などの疑問はお持ちではないでしょうか?

そこで、この時期では業務効率化に取り組む前に理解しておきたいポイントやコツ、アイデアについて成功事例などを交えながら解説します。

この記事でわかること

  • 業務効率化とは何か
  • 業務効率化を実現するための手順
  • 業務効率化を実現するためのポイントや手法
  • 業務効率化を促進するためのツールにどのようなものがあるのか

業務効率化とは/生産性向上との違い

「業務効率化」とは仕事を進める上で、「ムリ・ムダ・ムラ」のあるものを見つけ出し、本当に必要な業務に絞って生産性の向上を測るものです。この「ムリ・ムダ・ムラ」はそれぞれのアルファベットの頭文字からもじって「3M」と呼ばれる「業務状況を計るためのフレームワークとして知られており、それぞれ以下のように定義づけられます。

「3M」とは

  • ムリ:能力以上に負荷がかかっている状態
  • ムダ:能力に対して負荷が下回っている状態
  • ムラ:ムリとムダの両方が混在し、さまざまなタイミングが発生している状態

理想は、「負荷(作業量)」と「能力(キャパシティ)」のバランスが均衡している状態が理想的な作業状態だとされています。
この「ムリ・ムダ・ムラ」を解決することにより業務効率化を図ることが可能となります。

なお、「業務効率化」と「生産性向上」は混同されがちですが意味が異なります。業務効率化とは生産性を高める「手段」の一つであるのに対し、生産性向上は業務効率化という手段で生みだされた時間や時間を活用し、更なる利益が拡大されるという「結果」のことを指します。あくまで業務効率化と生産性向上は「手段」と「結果」の関係です。

業務効率化のポイント・工夫

業務効率化を行う上で様々なやり方が存在します。やみくもにどの方法を行えばよいというものではなく、業務効率化の目的や何が無駄な作業なのかという基準を定めた上で実施することが重要です。業務内容や組織、体制にあった手法を選ぶ必要があります。

業務の無駄を無くす

まずは既存の業務に対して「無駄な業務を無くす」ことを意識しましょう。無駄な作業を省くことで業務が簡略化されるため、効果が表れやすい方法だと言えます。例えば、会議などで作成する必要のない資料に時間を書けていた場合、この資料を作成するための時間が無駄になります。

また、プロジェクトを推進するうえでのプロジェクト管理業務やコミュニケーションについても、自前で全て準備することは労力が必要になります。そのため、タスク管理ツールやコミュニケーションツールを活用することにより、管理業務や社内コミュニケーションのコスト削減を図るという選択肢もあります。

作業を自動化する(エクセルやツールの活用)

手作業で行っていた作業を自動化させることにより、作業時間を減らせます。また時間だけでなく品質面においても手作業でのミスを減らすことで品質の向上も見込めます。

具体的な自動化の方法として、まず手軽に行える方法は「Excelの関数やマクロの活用」です。金額の試算を行う場合はExcelの計算関数を活用することでわざわざ電卓で計算することなく、値を一つ入力することで自動計算させることが可能になります。さらに、Excelには「マクロ機能」というものが存在します。マクロ機能は、Excel上で行うことのできる操作をVBAと呼ばれるプログラムに置き換えることにより、作業の自動化が実現できます。

Excelの他にも「RPAツール」「ワークフロー・電子決裁」などのツールを活用することで作業を自動化させることも可能です。これらのツールについては後述で詳しくご紹介します。

業務を手順化する

業務を手順化することにより、手戻りや迷いなく作業ができます。具体的には業務のやりかたやルールをマニュアル化する方法があります。マニュアル化することにより、作業者はマニュアルに沿って業務を手順通りに行うことができ、そのマニュアルに記載している手順が業務を行う上で最適な手順であれば、誰でも効率的な作業を容易に実施が可能になります。

要員を再配置する

メンバーには適材適所があります。そのため、場合によっては要員の役割を再配置することで、得意領域の作業をスピード良くこなせるようになる可能性があります。

業務をアウトソーシングする

アウトソーシングすることにより、依頼者はより付加価値の高い業務に注力でき、事業の発展に寄与しやすい環境が構築できます。アウトソーシングを行うことにより、一時的な人員増による一人ひとりの業務の負担軽減にもつながります。

業務効率化を実現するための手順

業務効率化を成し遂げるためには、単純にツールを導入したり、やみくもに人員を増やせたりすればよいというわけではありません。既存業務の見直しを行いながら順序だてて施策を実施いただくことでより多くの効果を得ることが可能です。業務効率化の手順は下記5つの手順に沿って実施するとよいでしょう。

①現行の業務をフローに落とし込み「見える化」する

まずは会社やあなた自身の業務を把握することが重要です。業務を把握するうえで効果的なやり方として業務を図式化することで業務の「見える化」を図ります。業務の「見える化」の手法の一つとして「業務フロー」を作成することをおすすめします。

業務フローは業務を行う人物とその人物が行う行為の流れを図で表せたものです。業務にシステムを利用している場合は操作するシステムも図に入れます。一般的には下記図のように、縦列に登場人物やシステムの枠を設け、その中に業務の箱を記載していきます。そして、業務の流れや情報(データ)の流れを線で引っ張っていきます。こうすることで業務を可視化されます。

引用:日経XTECH

②業務に対して課題や問題点を抽出する

業務の見える化を行った後は、その業務に対する課題や問題点を抽出します。業務フローで業務の見える化を行うことにより、既存業務に対してどの業務がムリ、ムダ、ムラに該当するのかを洗い出してください。

③課題や問題点に対する改善策を考察する

各工程における課題や問題点が明確になれば、それらの課題や問題点に対する具体的な改善策を考えていきましょう。業務を改善させるフレームワークの一つとして「ECRS(イーシーアールエスまたはイクルス)の4原則」というものがあります。

ECRSの4原則

  • Eliminate:不要なものを排除
    →例えば、コストに見合う成果が得られない営業活動、定例会議や打ち合わせなどの排除
  • Combine:類似する業務の統合
    →類似の業務をする組織が複数あった場合に、それらを統合することで人員、設備、備品の削減を図る
  • Rearrange:作業順序の再構成
    →例えば、ルート営業などでの顧客訪問順の変更による時間・距離の短縮
  • Simplify:業務の簡易化
    →必要以上に複雑化している業務は、高コストにつながってしまう

④スケジュールを立てた上で改善策を実施する

具体的な改善策を決めた後は、スケジュールを立てて改善策を実施していきます。

⑤業務効率の効果を測定する

改善策を実施した後は、その策が効果的であったかを評価し、更なる効果をあげるための改善策の計画と実行を行います。これは一般的には「PDCAサイクル」と呼ばれる手法です。

PDCAサイクルとは、

  1. Plan:業務効率化のための改善案を計画
  2. Do:改善案の実行
  3. Check:実行結果から改善案を評価
  4. Action:評価結果を基にした、より高い効果を上げるための改善案の計画と実行

業務効率化に役立つITツール

業務を効率化させるための手法の一つとしてツールを活用することも挙げられます。目的に応じて適用できるツールは異なりますので、どういった目的を達成するためのツールなのかを明らかにしたうえでツールの導入が必要です。

コミュニケーションツール

チャットツールやWeb会議ツールなどのコミュニケーションツールを導入することで、コミュニケーションの量と質の向上を高めることにつながります。

これまでメールや報告資料で時間を割いていた一部の業務が、チャットやWeb会議を用いることでコミュニケーションコストを削減が可能です。また、これらのツールを用いることにより社内やチーム内の交流を活発化させることができ、モチベーションの向上などにつながります。

具体的には、以下のようなツールが存在します。

タスク管理ツール

タスク管理ツールを導入することで、スケジュールの進捗状況やタスクの役割分担が容易に管理できるようになり、円滑にプロジェクトを推進できるようになります。

タスク管理ツールには下記のツールが存在します。

なお、タスク管理はExcelでタスク管理表などを作成することにより管理することも可能ですので、2~5名程度の少人数のチームであればExcelでも事足りるかもしれません。

ワークフロー・電子決裁

ワークフロー・電子決裁を導入することにより、これまで紙で回覧していた申請書や稟議書などのドキュメントの電子化が可能となり、わざわざハンコを押すための出社や書類を別事業所へ送付する必要がなくなります。そのため、ワークフローを導入することにより、これまで最終承認を得るまでのリードタイムが短縮できます。

ワークフローには以下のツールがあります。

RPAツール

RPAとはRobotic Process Automationの略称で、人間が手作業で行っているルーティン業務を、ロボットで自動化することです。このRPAを用いたツールのことを「RPAツール」と呼ばれています。RPAツールを導入することにより以下のような効果を得られます。

  • 人為的なミスの防止による品質向上
  • 自動化による人件費削減
  • 労働時間の短縮
  • 付加価値の高い業務に時間を割くことが可能

特に「ルールが決まっており反復性のある業務」「定期的に発生する定性業務」「大量の業務」の自動化をすることが強みです。例えば以下のような業務に強みを発揮します。

  • Excelに入力したデータの基幹システムへの自動転記
  • メールの自動送信
  • データベースから特定の情報を検知して書類に自動入力

などがあります。

RPAツールには具体的には下記のツールがあります。各ツールの特長を把握した上でツールを選んでください。

顧客管理(CRM)ツール

営業活動を行う上で重要な要素は顧客管理です。営業担当がそれぞれExcelで管理しているケースもありますが、突然の担当者の変更が発生した際に状況が追えなくなり、トラブルとなってしまう可能性があります。このようなケースを防止するためにも「顧客管理(CRM)ツール」の導入が推奨されます。

顧客管理ツールには以下のツールがあります。

  • Sales Cloud
  • e-セールスマネージャー
  • HubSpot
  • Sansan

タスカルを活用することで業務効率化を実現しませんか?

本記事では業務効率化を行うための手順や方法についてご紹介してきましたが、自社のリソースのみで業務効率化を実現することが難しい場合があります。

そこで弊社が提供するオンラインアシスタントサービス「タスカル」ではこれまで数々の業務効率化の事例がございます。オンラインアシスタントを活用いただくことで、単純な「作業のアウトソーシング」だけでなく「既存業務に対する更なる業務効率化のご提案」も可能です。

「タスカル」の業務効率化の導入事例・効果

業務効率化の事例1:リモートデスクトップ利用で経理の入力業務をアウトソーシング

これまでデスクトップ版の会計ソフトを利用して自社で経理業務を行っていたお客様。「タスカル」のオンラインアシスタントの提案により、クラウド版の会計ソフトを利用することでタスカルのオンラインアシスタントが代わりに遠隔から経理業務を行えるようになりました。その結果、今まで10時間以上経理業務に時間を費やしていたのをゼロにでき、より付加価値の高い業務に注力できました。

詳細は以下の記事をご参照ください。

リモートデスクトップ利用で経理の入力業務をアウトソーシング

業務効率化の事例2:社内コミュニケーションの見直し

タスカルではオンラインアシスタントを利用いただいているお客様に対してSlackを導入し、社内のコミュニケーションやタスク管理における課題を解決してきた実績があります。タスカル社内でも利用されている実績のある運用ノウハウを提供することで、以下を実現することが可能です。

  • コミュニケーションルートの改善
  • 情報の整理
  • チャットツールの運用ルールの整備

タスカルのオンラインアシスタントによりタスク遅延や抜け漏れの撲滅に成功できた事例がございます。詳しくは以下の記事をご参照ください。

特許事務のオンライン化、タスク遅延・抜け漏れの撲滅に成功できた理由とは?|スマートワークス株式会社(特許調査)
特許調査の営業事務アウトソーシングを3年かけて検討 本日はよろしくお願いいたします。 まずスマートワークス様の事業内容を教えて頂けますでしょうか。 酒井社長 弊社の事業内容は2つで...
タスカル|月額2.5万円~のオンラインアシスタント
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