日々の業務に追われ、契約書管理がおろそかになっていませんか？契約書管理の不備は、紛争や情報漏洩など、企業にとって大きなリスクにつながります。契約書管理をもっと効率的に、もっと安全に行いたい方におすすめなのが、クラウド型契約書管理システムです。
本記事では、契約書管理の重要性から方法、おすすめのクラウド型契約書管理システムを詳しく解説します。契約書管理を見直し、ビジネスの質を向上させましょう。
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契約書管理とは？重要な理由
契約書管理とは、企業や組織が締結する契約書を、作成から保管、更新、廃棄に至るまで、適切に管理することです。単に契約書を保管するだけでなく、必要なときにすぐに取り出せるように整理し、契約違反や期限切れなどのリスクを未然に防ぐことを目的としています。
契約書管理の主な目的は、以下の3点です。
- リスク管理：契約不履行や紛争などのリスクを最小限に抑え、企業の利益を守ります。
- コンプライアンス遵守：法令や社内規程を遵守し、企業としての社会的責任を果たします。
- 業務効率化：契約書を迅速に検索・参照できるようにすることで、業務の効率化を図ります。
なぜ契約書管理が必要なのか？重要な理由
適切な契約書管理が行われていない場合、以下のようなリスクや課題が発生する可能性があります。
- 契約内容の不履行：契約内容を正確に把握していないために、意図せず契約違反をしてしまうことがあります。
- 紛争の発生：契約内容の解釈をめぐって、取引先との間で紛争が発生する可能性があります。
- 期限切れによる不利益：契約の更新期限を見逃し、自動更新条項によって不利な条件で契約が継続されてしまうことがあります。
- 情報漏洩： 契約書が適切に保管されていないと、紛失や盗難により、機密情報が漏洩するリスクがあります。
- 業務の非効率：必要な契約書を探すのに時間がかかり、業務の効率が低下します。
- コンプライアンス違反：契約書関連の法令（例：下請法、電子帳簿保存法）に違反してしまう可能性があります。
これらのリスクや課題を回避し、企業の健全な経営を維持するためには、適切な契約書管理が不可欠です。
紙の契約書と電子契約の違い
契約書には、紙の契約書と電子契約の2種類があります。
| 項目 | 紙の契約書 | 電子契約 |
|---|---|---|
| 形式 | 紙媒体 | 電子データ（PDFなど） |
| 署名/押印 | 署名、押印または記名押印 | 電子署名 |
| 保管方法 | 書庫やキャビネットなど | サーバーやクラウドストレージなど |
| 印紙税 | 必要（課税文書の場合） | 不要 |
| メリット |
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| デメリット |
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近年、電子契約は、コスト削減、業務効率化、コンプライアンス強化などのメリットから、多くの企業で導入が進んでいます。特に、リモートワークの普及やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進により、電子契約のニーズはますます高まっています。
契約書管理の主な業務フロー
契約書管理の業務フローは、大きく分けて以下の5つの段階があります。
- 作成：契約内容を検討し、契約書のドラフトを作成します。必要に応じて、法務部門や弁護士のレビューを受けます。
- 締結：契約当事者間で契約内容に合意し、署名または記名押印（電子契約の場合は電子署名）を行います。
- 保管：締結済みの契約書を、原本または電子データとして安全に保管します。紛失や破損のリスクを避けるため、適切な保管場所や方法を選択します。
- 更新：契約期間が満了する前に、契約内容を見直し、必要に応じて更新手続きを行います。更新漏れを防ぐため、期限管理を徹底します。
- 廃棄：契約期間が終了し、保管義務期間も満了した契約書は、適切な方法で廃棄します。個人情報や機密情報の漏洩を防ぐため、シュレッダー処理やデータ消去などの措置を講じます。
これらの業務フローを効率的に行うためには、契約書管理システム（特にクラウド型）の導入が有効です。
契約書管理の方法
契約書管理の方法は、大きく分けて以下の3つがあります。
- 専用のシステムを利用せずに管理する（Excel、共有フォルダなど）
- 契約書管理システム（オンプレミス型）
- 契約書管理システム（クラウド型）
それぞれのメリット・デメリットを詳しく見ていきましょう。
専用のシステムを利用せずに管理する（Excel、共有フォルダなど）
Excel（エクセル）や共有フォルダなどを使用して契約書を管理する方法は、初期費用を抑えられる点が大きなメリットです。しかし、契約書の数が増えるにつれて、管理が煩雑になり、さまざまな問題が生じる可能性があります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
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契約書管理システム（オンプレミス型）
オンプレミス型の契約書管理システムは、自社のサーバーにシステムを構築して運用する方法です。セキュリティを重視する企業や、自社の業務に合わせてシステムをカスタマイズしたい企業に向いています。
| メリット | デメリット |
|---|---|
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契約書管理システム（クラウド型）
クラウド型の契約書管理システムは、インターネット経由でシステムを利用する方法です。初期費用を抑えられ、場所を選ばずに利用できる点が魅力です。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
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| |
これらの情報を総合的に考慮し、自社の状況に最適な契約書管理方法を選択することが重要です。近年では、多くのメリットを持つクラウド型の契約書管理システムが注目されています。
おすすめのクラウド型契約書管理システム5選
本記事では、特におすすめのクラウド型契約書管理システムを5つ紹介します。それぞれのシステムがどのような企業におすすめなのかを簡潔にまとめました。
- ContractS CLM：契約件数が多く、契約プロセスが複雑な企業、Salesforceを導入している企業
- クラウドサイン： 電子契約を初めて導入する企業、手軽に電子契約を始めたい企業、個人事業主
- LegalForce：法務部門を持ち、契約書レビューの品質を高めたい企業
- リーガレッジ：スタートアップ企業や中小企業など、法務知識が豊富な専門家がいない企業
- freeeサイン：freee会計を利用している企業、契約業務と会計処理をまとめて効率化したい企業
ContractS CLM
出典：| 料金（税込） | 特徴 |
初期費用+月額基本料金+オプション |
|
ContractS CLMは、契約ライフサイクルマネジメント（CLM）に特化したクラウドサービスです。契約業務全体の効率化と最適化を支援し、契約リスクの低減、コンプライアンス強化に貢献します。特に、契約件数が多い企業や、契約プロセスが複雑な企業、Salesforceを導入している企業におすすめのシステムです。
クラウドサイン
出典：クラウドサイン
| 料金（税込） | 特徴 |
Lightプラン：月額基本料金11,000円＋220円/送信件数ごと |
|
クラウドサインは、電子契約機能に強みを持つクラウドサービスです。紙の契約書にかかるコスト（印紙税、郵送費など）を削減し、契約締結までの時間を短縮できます。電子契約を初めて導入する企業や、手軽に電子契約を始めたい企業、個人事業主の方におすすめです。
LegalForce
出典：LegalForce
| 料金（税込） | 特徴 |
初期費用＋月額料金 |
|
LegalForceは、AIを活用した契約書レビュー支援に特化したクラウドサービスです。契約書レビューの品質向上と効率化を支援し、法務担当者の負担を軽減します。法務部門を持つ企業や、契約書レビューの品質を高めたい企業におすすめです。
リーガレッジ
出典：リーガレッジ
| 料金（税込） | 特徴 |
ライト：月額基本料8,800円 |
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リーガレッジは、契約書の作成、チェック、管理、相談まで、契約業務をトータルでサポートするクラウドサービスです。法務知識が豊富な専門家がいなくても、質の高い契約書を効率的に作成・管理できます。特にスタートアップ企業や中小企業におすすめです。
freeeサイン
出典：freeeサイン
| 料金（税込） | 特徴 |
【個人事業主（年契約の場合）】 【法人（年契約の場合）】 |
|
freeeサインは、電子契約機能と契約書作成支援機能を備えたクラウドサービスです。freee会計との連携により、契約業務から会計処理までをシームレスに行えます。freee会計を利用している企業や、契約業務と会計処理をまとめて効率化したい企業におすすめです。
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本記事では、契約書管理の重要性、具体的な管理方法、クラウド型契約書管理システムのメリット・デメリット、そしておすすめのサービスについて解説してきました。
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