少人数で事業を回すスタートアップでは、バックオフィス業務に時間を取られ、コア業務に集中できないケースも少なくありません。こうした状況では、オンライン秘書を活用することで、採用せずに業務リソースを補完できます。
オンライン秘書は、リサーチやスケジュール管理、経理補助などの業務をリモートで依頼できるサービスです。本記事では、スタートアップにオンライン秘書が必要かどうかの判断基準や、導入すべきタイミング、活用のポイントを解説します。
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オンライン秘書の特徴と依頼できる業務
オンライン秘書は、バックオフィス業務をリモートで代行できるサービスであり、スタートアップにとっては「採用せずに業務リソースを確保する手段」として活用されています。ここでは、オンライン秘書の基本的な特徴と、具体的に依頼できる業務を整理します。
オンライン秘書とは
オンライン秘書とは、秘書業務や事務業務をリモートで提供するサービスの総称です。名称に「秘書」とありますが、実際にはスケジュール調整やメール対応といった秘書業務に加え、請求書作成や経費精算、リサーチ、資料作成など、幅広いバックオフィス業務に対応しています。
リモートで完結するため、オフィスや設備を用意する必要がなく、少人数で運営しているスタートアップでも導入しやすい点が特徴です。
オンライン秘書に依頼できる業務
オンライン秘書では、日常的に発生するバックオフィス業務の多くを依頼できます。特にスタートアップでは、「時間を取られやすいがコア業務ではない作業」を任せるケースが多くみられます。
主な業務は以下の通りです。
秘書業務 |
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営業事務 |
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総務事務 |
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採用事務 |
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労務事務 |
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経理事務 |
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その他 |
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このように、オンライン秘書は単なる秘書業務にとどまらず、スタートアップの運営に必要な幅広い業務をカバーできます。
スタートアップがオンライン秘書を活用するとよい理由
スタートアップでは、すべての業務を内製する必要はありません。オンライン秘書を活用することで、採用せずに業務リソースを補完できるため、コア業務に集中しやすくなります。
特に、顧客開拓やプロダクト開発などに注力したいフェーズでは、バックオフィス業務を外部に任せることで、限られた人員でも効率的に事業を進めることが可能です。
主なメリットは以下の通りです。
- 必要な分だけ業務リソースを確保できる
→ 採用と違い、固定費を増やさずに対応できる - 立ち上げまでのスピードが速い
→ 採用・教育の時間をかけず、すぐに業務を任せられる - 幅広い業務に柔軟に対応できる
→ 業務量や内容に応じて依頼範囲を調整できる
スタートアップがオンライン秘書を導入すべきタイミング
オンライン秘書は、特定のフェーズに限らず、業務負荷とリソースのバランスが崩れたタイミングで導入するのが効果的です。具体的には、以下のような状況がひとつの目安になります。
- 日常業務に時間を取られ、コア業務に集中できない
- 採用を検討しているが、コストやタイミングに迷っている
- 事業拡大に伴い、バックオフィス業務が増えてきた
創業初期はもちろん、事業拡大フェーズでも同様にリソース不足が起こりやすいため、早い段階でオンライン秘書を導入し、業務を分担・標準化しておくことが有効です。
オンライン秘書の活用事例（スタートアップ・少人数企業）
オンライン秘書は、創業期や成長フェーズにあるスタートアップでも効果的なほか、少人数の会社にもおすすめです。具体的にどのように活用されているのか、タスカル活用の事例を交えながら紹介します。
スタートアップのオンライン秘書の利用例
次のような利用方法が、スタートアップのオンライン秘書の利用例として考えられます。
- 取引先の増加で経理業務の負担が増加したため請求書作成や帳簿作成を外注する
- ほかの業務で忙しくSNS運用ができていないためSNS投稿やDM返信を外注する
- 従業員が増えて処理が増えたため経費精算申請代行や勤怠チェックを外注する
【タスカルの利用事例】事業拡大中のスタートアップ
事業を多角化し、さらに事業拡大を進めているスタートアップ企業の事例です。このケースでは、請求書転記、売上データ・キャッシュフロー表の転記、勤怠管理と修正、支払通知書整理・印刷をサポートしています。特に売上管理がスプレッドシートで見える化されたことにより、販売戦略を立てやすくなり、月商の増加にもつながりました。
【タスカルの利用事例】創業したばかりのスタートアップ
創業から1年程度の創業時期にあるスタートアップ企業の事例です。このケースでは、資料のブラッシュアップや画像制作、SNS運用、アンケート集計といった広告業務全般をサポートしています。タスカルの活用により、広告業務全般の工数が半分以下になり、時間と気持ちの余裕が生まれたといいます。
少人数の会社でのオンライン秘書の利用例
少人数の会社ではバックオフィス業務の担当者がいないケースも多いため、まとめて複数の業務を依頼するのがおすすめです。次のような利用方法が考えられます。
- スケジュール調整やデータ整理などの細かな業務全般を外注する
- 帳簿作成+経費精算+請求書作成など複数の業務をまとめて外注する
【タスカルの利用事例】一人社長の利用例
一人会社の事例で、タスカルでは、オンラインレッスンの講師別の指導料の計算、振込データ作成、支払証明書作成、生徒の退会手続きをサポートしています。信用問題に直結する経理まわりの業務を外注することで、正確な処理が可能になり、代表者の負担が軽減されました。本業に注力できるようになったことで、事業拡大にもつながっています。
【タスカルの利用事例】個人事業主の利用例
個人事業主の事例で、SNSのテンプレ・動画・イラスト作成、ロゴ・Webサイト作成、メール送信、経理業務をサポートしています。事業拡大につながるSNS運用などを中心に活用したことにより、コンテンツ企画などのコア業務に集中できるようになりました。事業拡大にもつながっています。
月10時間からOK！オンライン秘書なら「タスカル」
オンライン秘書を導入する際は、対応できる業務の幅だけでなく、利用しやすさや継続しやすさも重要なポイントです。「タスカル」は、スタートアップや少人数の企業でも導入しやすい仕組みが整っているオンライン秘書サービスです。
主な特徴は以下の通りです。
- 月10時間から利用できる柔軟な料金体系
→ 小さく始めて、必要に応じて拡張できる - 幅広いバックオフィス業務に対応
→ 秘書・経理・採用・Web運用まで一括で依頼可能 - チーム体制で対応できる
→ 業務が属人化しにくく、継続的に任せやすい
また、実際には以下のような業務を依頼できます。
- メール対応やスケジュール調整などの秘書業務
- 請求書作成や経費精算などの経理業務
- 求人対応や面接調整などの採用業務
- SNS運用やWeb更新などの運用業務
このように、タスカルはスタートアップの運営に必要な業務をまとめて任せられるため、採用せずに業務リソースを確保したい場合に適した選択肢といえます。
