セミナーは販売促進や見込み顧客の獲得に効果的な手法ですが、一方で開催告知や集客・当日の運営管理など多くの稼働がかかります。
小規模な事業所だとそもそもの人員確保が難しく、事務局代行サービスの利用を検討している方も多いのではないでしょうか？
そこで当記事では、セミナーの事務局代行サービスについて詳しく解説をしました。
費用感や選び方に加えておすすめの事務局代行まで紹介していますので、開催したいセミナーの規模感に合ったぴったりなサービスがきっと見つかりますよ！
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セミナー・ウェビナーの事務局代行を利用するメリット
まずはセミナー・ウェビナーの事務局代行を利用するメリットを知っておきましょう。主に以下が挙げられます。
- セミナーの品質向上や集客に注力できる
- スポットで必要な人的リソースが確保できる
- 社内で人材を育成するより高い費用対効果が見込める
それぞれのメリットについて、詳しく解説していきます。
セミナーの品質向上や集客に注力できる
事務局代行を利用すると、運営やバックオフィス業務（問い合わせ対応など）の手間が省けます。その分内容の深掘りや集客に時間を使えるので、より効果が高いセミナーを開催できるでしょう。
「自分にしかできない仕事」に注力できるので、小規模な事業所や個人事業者には特にセミナー事務局の代行サービスがおすすめです。
スポットで必要な人的リソースが確保できる
事務局代行サービスは、開催規模や場所に合わせてスポットで人的リソースが確保できる点もメリットです。
自分自身や決まったスタッフでセミナーを開催すると「想定以上に問い合わせが多くて対応できない」「開催日を追加したいが人が足りない」といった機会損失のリスクが高まります。
一方で、事務局代行サービスなら上記のようなケースでも柔軟に対応できるので、チャンスを逃しません。商機拡大のためにも、少人数でセミナーを開催するなら事務局代行はぜひ検討すべきです。
社内で人材を育成するより高い費用対効果が見込める
事務局運営を社内の人材で解説する場合、必要なスキルを持った社員を育成しなければなりません。
イベント事務局は対応範囲が幅広く、問い合わせ対応から進行管理、会場運営といった多岐に亘るスキルが必要で育成コストが高くなりがち。
その点、事務局代行サービスなら豊富な運営ノウハウを持っているので、必要なときに必要な業務を持つスタッフが代行してくれます。
社内でイチから人材育成するよりもコストを削減できますし、業務に慣れたスタッフが対応するので高い費用対効果が見込めます。
セミナー・ウェビナーの事務局代行を利用するデメリット
メリットが多い一方で、セミナー・ウェビナーで事務局代行を利用するデメリットもあります。
特に注意するべきデメリットは以下のとおりです。
- 代行サービス選定を間違えると思った効果が得られない
- 集客代行やコンサルティングは事務局代行と別料金になる
それぞれ詳しい内容と、デメリットの対策を解説します。
事務局代行サービス選定を間違えると思った効果が得られない
事務局代行を利用する上で最も注意したいデメリットは、サービス選定を間違えると思った効果が得られないことです。
サービス選定の段階で目的を明確にしなければ、思ったより費用がかかってしまったり、必要な人員を確保できなかったりしてしまいます。
そのため、事務局代行を利用するときには予め以下の3点を整理しておくと良いでしょう。
- セミナーやウェビナーの規模を明確にする
- 必要なサービス内容を事前に整理しておく
- 事務局代行に割ける予算を決めておく
セミナーの規模や希望するサービス内容を整理することで、最小限の費用で高い効果を生み出せます。
「問い合わせ対応やスケジュール管理などの事務局業務だけでいいのか？」「企画やLP作成、会場設営まで必要なのか？」など、人員が不足していて外注に頼りたい部分を明確にしておきましょう。
集客代行やコンサルティングは事務局代行と別料金
セミナー・ウェビナーを開催するにあたって、事務局の範囲を超えて「集客代行」「コンサルティング」を依頼する場合は高額な費用がかかります。
仮に50名規模のセミナーで全て集客代行を依頼した場合、費用目安は50~80万円程度です。
企画やコンバージョンまでのコンサルティングを含めるなら追加で30~50万円の費用がかかるため「事務局だけ依頼したい」場合と「集客やコンサルも依頼したい」場合だと、予算が大きく異なる点に注意をしましょう。
セミナー・ウェビナーの事務局代行サービスおすすめ5選
最後に、セミナー・ウェビナーのおすすめ事務局代行を5つご紹介します。
コスト面や集客面など、それぞれに強みが異なるサービスを選びました。
- タスカル｜月額2.5万円の低価格！事務局業務に絞って依頼するならおすすめ
- プロアクティブ｜全国出張対応！セミナー会場に人員が必要な方におすすめ
- ビジネス・フォーラム事務局｜集客からコンサル・アフターケアまでフルサポートが可能
- ウィズビズ｜成果報酬型の独自集客代行が魅力
- ティーケーピー｜食事や照明音響の手配も可能。イベント色が強い大規模セミナーを開催したい方におすすめ
タスカル｜低予算で事務局・経理業務を任せられる
出典：タスカル
| タスカルの事務局代行サービス内容 | |
| 料金 | 2.5万円〜 |
| 事務局対応範囲 | 電話・メール問い合わせ対応 スケジュール・タスク管理 セミナー用の特設LP作成 イベントロゴ・資料作成 経理・会計管理 リサーチ・マーケティング業務 等 |
| 会場への人員派遣 | 不可 |
| 集客代行 | 不可 （DM作成や顧客リスト作成は可） |
| コンサルティング | 不可 （サービス導入時の打ち合わせは有） |
タスカルは月額2.5万円から利用できるオンラインアシスタントサービスで、低予算で事務局代行を依頼できます。
「企画や集客は自分でやるから、細かい事務作業や経理は全部任せたい！」という方なら特におすすめ。
セミナー・ウェビナーは開催に近づくと事務作業や管理業務が膨大になりますが、タスカルならそういった事務作業は全て任せられるので、本来業務に注力できますよ。
さらに、セミナーが終わった後の顧客管理や後追いメール送信などのアフター業務も依頼可能です！
他の事務局代行サービスより圧倒的に費用が安いので、まずは低予算でセミナーを実施したい方こそ気軽に相談・申込をしてみましょう。
株式会社プロアクティブ
出典：プロアクティブ
| プロアクティブの事務局代行サービス内容 | |
| 料金 | 応相談 |
| 対応範囲 | 事務局業務全般 |
| 会場への人員派遣 | 可 |
| 集客代行 | 不可 |
| コンサルティング | 可 |
プロアクティブは、全国出張対応が可能なイベント・セミナー運営会社です。
50団体を超える事務局代行の実績を持ち、特に学会や研究会の事務局代行に大きな強みがあります。
会場への臨席ができるので、セミナー当日の会場受付や設営まで依頼したい方におすすめです。
株式会社ビジネス・フォーラム事務局
出典：ビジネス・フォーラム
| ビジネス・フォーラムの事務局代行サービス内容 | |
| 料金 | 応相談 |
| 対応範囲 | 事務局業務全般 会場設営 会場選定 |
| 会場への人員派遣 | 可 |
| 集客代行 | 可 |
| コンサルティング | 可 |
ビジネス・フォーラムは、セミナーやウェビナーをトータルサポートできる事務局代行サービスです。一般的な事務局業務はもちろん、企画段階からアフターフォローまで全ての業務でサポートが受けられます。
ビジネス特化型のセミナーに特に大きな強みがあり、独自の顧客データに基づいた良質な集客ができる点も魅力。
過去のノウハウを活かして効果的な企画・運営サポートが受けられるので「具体的な内容がまだ固まっていない」という方でも、あなたのアイデアを形にしてくれます。
ただし、サポート内容に応じて料金は高額になります。「できることは自分でやってコストを削減したい」という方には不向きな点には注意をしましょう。
ウィズビズ
出典：WizBiz
| ウィズビズの事務局代行サービス内容 | |
| 料金 | 1人あたり10,000円〜 |
| 対応範囲 | セミナーLP作成 集客・販促 |
| 会場への人員派遣 | 不可 |
| 集客代行 | 可 |
| コンサルティング | 不可 |
ウィズビズは、20万人を超える経営者層にアプローチができる集客代行特化のサービスです。成果報酬型で料金が支払われるため、集客に困っている方ならぜひ利用を検討してみましょう。
担当者レベルではなく経営者層を直接集客できるため、製品やサービスの紹介につなげるセミナー・ウェビナーなら高い費用対効果が見込めますよ。
ただし、事務局業務の代行はできない点に注意が必要です。
おすすめは前述の「タスカル」と併用する方法で、事務局業務を「タスカル」に任せ、集客は「ウィズビズ」で実施すると高い相乗効果が期待できます。
ティーケーピー
出典：ティーケーピー
| ティーケーピーの事務局代行サービス内容 | |
| 料金 | 応相談 |
| 対応範囲 | 事務局業務全般 司会・講師手配 食事手配 照明・音響手配 コールセンター設置 等 |
| 会場への人員派遣 | 可 |
| 集客代行 | 可 （DM作成等） |
| コンサルティング | 可 |
ティーケーピーは小〜中規模でイベント色が強いセミナーに強みがあるサービスです。
食事や司会を手配したり、音響照明を活用したりと「参加者に満足感があるセミナー」の実施ができます。
商品販売や見込み顧客の獲得をするためのセミナーではなく、イベントそのもので採算を取るセミナー（講演会など）ならぜひティーケーピーを検討してみましょう。
まとめ｜セミナー・ウェビナーの事務局代行を利用して本来業務に注力しよう
当記事では、セミナー・ウェビナーの事務局代行について詳しく解説をしました。
結論、セミナーの事務局代行は「規模」「目的」を明確にし、必要な業務範囲を整理した上でサービスを選びましょう。
たとえば、事務局業だけ代行したほしいなら「タスカル」、質の高い顧客を集客したいなら「ウィズビズ」といった選び方です。
必要な業務だけ任せられる事務局代行サービスを選べたら、マーケティングやリハーサルなどの本来業務に注力できます。あなたにぴったりなサービスを見つけて、ぜひセミナー・ウェビナーを成功させましょう！
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