テレワーク時代の「オンライン秘書」とは？導入のメリットやデメリット、おすすめ企業を紹介

2020年以降、テレワークが急速に普及し、オフィスで働く人材を採用しにくくなってきました。中小企業の経営者向けに、オンライン秘書が再び注目を集めています。スケジュール調整、メール対応、資料作成、SNS更新など、お一人だと手が回らないですよね？日々、時間がかかりがちな庶務業務は外注化が可能です。

おすすめのオンライン秘書サービスの紹介、依頼できる業務、メリット・デメリットなどをご紹介します。

オンライン秘書とは？

インターネットを活用して、オンラインでスケジュール調整や雑務など細々した業務をサポートしてくれるサービスです。会社経営で必ず発生するルーティンワーク。多岐に渡り、専門性が必要な業務にも対応してくれます。

オンライン秘書サービスのメリット、デメリット

何かと便利と評判のオンライン秘書サービス。利用する際のメリットとデメリットを挙げてみましょう。

メリット

• 採用のコスト／人件費が削減できる
• 専門スキルをもった人材を確保できる
• 業務量に応じて契約期間を決めることができる
• スピーディに業務を開始することができる

デメリット

• スタッフのスキルを事前に確認できない
• オフラインの業務を依頼することができない
• スタッフの家庭事情に左右される

オンライン秘書に依頼できる業務内容

オンライン秘書に依頼できる業務は、秘書業務はもちろんのこと人事、経理、営業事務からマーケティングまで多岐に渡ります。幅広いスキルをもった人材が多いので、バックオフィス業務全般に対応しています。主な業務内容を詳しくみていきましょう。

秘書

社長など経営者の身の回りのことや、細々した業務をおこないます。幅広く行います。

• スケジュール管理
• 会議や打合せの日程調整
• 出張時のスケジュール作成や移動
• 宿泊の手配
• 会食やゴルフの日程調整および予約
• 議事録や資料の作成（補助）
• 電話やメール対応

秘書と同じく企業の幅広い事務作業を扱うこととして総務の業務があります。

人事

• 人材発掘や採用に関わるセミナーや研修の調整および手配
• 応募者の対応

この他の人事業務としては採用や人事戦略の設計、研修業務などが挙げられます。これら人事業務も社外にアウトソーシングを行うことが可能です。

社員数の少ない企業では社内で全ての人事業務を行うことが難しいという場合も多いのではないでしょうか。人事担当者がしっかりと決まっていなかったり、コア業務に注力したい企業には人事業務のアウトソーシングは有効的だといえます。

経理

• 見積書や請求書の作成
• 経費精算など毎月発生する書類の対応
• 入出金管理
• お客様への入金フォロー

中小企業では経理業務を1人の担当者で処理を行っていたり経営者も手を動かしていたりする場合も多いのではないでしょうか。

これらの負担を軽減させて経営者層や貴重な人的資源をコア業務に集中させるためにも経理業務を外部へ委託することは効果的です。

また、経理業務の委託先の候補はオンライン秘書だけはありません。業務内容によって変わってきます。

• 受注・発注、入金チェック
• 承認や顧客ごとの売上管理
• 見積書・請求書・伝票の作成および事後のデータ入力
• 商談資料作成
• 電話応対

書類作成の代行

書類作成の代行としては取引先との契約書や営業で使用する資料の作成などの手伝いをオンライン秘書に依頼することができます。

また、より専門的な書類作成の代行に関してはオンライン秘書ではなく専門的な書類代行サービスに依頼することも可能です。

既存書類の編集や校閲、専門的な資格を持つ方へ書類の依頼することでより効率的に高クオリティの書類を作成できる上にコア業務に注力することも可能となります。

営業電話の代行

オンライン秘書では既存顧客からの問い合わせ対応などの電話代行を行うことができるため、お客様のフォローなどを担うことが可能です。

ただ、電話代行において問い合わせへの対応といった受信業務だけではなく、新規顧客の獲得のためのテレアポやこちらからお客様の改善を行うカスタマーサクセスなどを依頼したい場合には電話代行サービスを活用することおすすめします。

営業メールの代行

オンライン秘書では問い合わせのメールなどのチェックやメルマガの配信などを行うことが可能です。

社員数の少ない企業では毎日膨大な量のメール処理を行ってコア業務の時間を削られている企業も多いのではないでしょうか。

そういった際にはメールの受信や返信などを依頼することで業務の効率化にも繋がるでしょう。

また、メール業務を外部へ任せたいと考えている方は専門的なメール代行サービスに依頼するのも効果的です。

• ランディングページ作成
• バナー作成
• CMS登録
• 商品登録（画像加工や商品リスト作成など）

この他にも日々のサイト更新業務、ブログ記事の編集や公開など定型業務もオンライン秘書に依頼するが可能です。

ただ、WEBサイトの更新業務には簡単な定型業務からアクセス分析やSEO対策など専門的な知識が必要なことまで幅広くあります。

しかし、専門的なWEBサイトの更新業務も外部へ委託するが可能です。

• 市場調査
• ウェブやSNSでのマーケティング
• マーケティングに関連したコンテンツの講習や修正
• 画像編集やアクセせう解析

依頼できる業務の1つであるSNSでのマーケティングに関して、簡単なSNS運用を任せるだけではなく、本格的にSNSを活用していきたい方はSNSの運用代行を行うのがおすすめです。

• 定型業務（定期的に発生するルーティンワーク）
• 単純作業（判断が不要）
• 指示が明確（マニュアルがある、指示命令者がいる）
• 簡単な制作（ツールを使えばできるもの）

契約形態は、派遣契約ではなく業務委託契約となります。瑕疵担保責任（商品に欠陥があった場合、売り主が責任を取ること）はありません。また支払いに関しては、納品物による成果でみるのではなく稼働時間によって支払い額が変わるシステムになっています。

オンライン秘書サービスを選ぶ3つのポイント

「数あるオンライン秘書サービスの中から１社を選べない」と思っている方も多いのではないでしょうか？ 選定ポイントとなる点をご紹介します。

・幅広く色々やってもらいたい：マルチ型

タスカル 、キャスター、HELP YOUなどの対応領域が広いオンラインアシスタントがオススメです。

・経理や人事といった専門性の高い業務を任せたい：特化型

税理士事務所、社労士事務所、Merry bizなどの専門特化したサービスを選びましょう。

・業務量に合わせて単発で依頼したい：単発型

クラウドワークスやランザーズなどのクラウドソーシングがオススメです。