2020年以降、働き方改革と新型コロナの影響でテレワークが急速に普及しました。中小企業を中心に「オンライン秘書」が再び注目を集めています。
オンライン秘書とは、総務・経理・営業事務からちょっとしたデザイン業務までを一手に引き受けてくれるアシスタントサービスです。
とはいえ、
「便利そうだけど、本当に仕事がうまく回るの？」
「秘書とはいえ、結構コストがかかるんでしょ？」と疑問を持つ方も多いのではないでしょうか？
この記事では「オンライン秘書」サービスの活用術をテーマに、実際に依頼できる業務から上手な使い方、おすすめサービスの比較をご紹介します。活用検討をされている方に少しでもお役に立てば幸いです。
オンライン秘書とは？
オンライン秘書とは、リモートでスタッフを契約し、メール返信、資料作成、データ入力、Web系雑務などの業務をサポートしてくれるサービスです。
経営者や正社員がやっているルーティンワークの一部を、アウトソーシングすることができます。
パートタイムワーカーや派遣スタッフを雇用している企業も多くあります。
つまり、実質2−3名の人員を1名分の費用で採用ができます。
契約形態は、派遣契約ではなく業務委託契約となります。
納品物による成果でみるのではなく、稼働時間によって支払い額が変わるシステムが一般的です。
オンライン秘書に依頼できる業務とは？
オンライン秘書は幅広い業務をこなすことができます。一般的な秘書業務はもちろん、定型的な作業であれば、ほとんど対応できるでしょう。以下では具体的にどのような業務を依頼できるのか列挙しました。実際に依頼する場合の参考としてください。
秘書業務
オンライン秘書が最も得意とするのは秘書業務です。例えば、経営者や総務担当者のアシスタントとして、以下のような雑務をこなしてくれます。
- スケジュール管理
- 出張時の交通機関や宿泊先の手配
- メール対応
- 資料作成
経理、労務、総務
バックオフィス業務もオンライン秘書には依頼できます。例えば、経理や労務、人事関連のやや複雑な業務も対応可能です。会計ソフトへの入力などは手間がかかるわりに誰が行っても同じ結果になります。このような属人性の低い作業こそ外注して経営の効率化を図るべきでしょう。
- 経費精算
- 請求書や見積書、領収書の作成
- 給与計算
マーケティング
売上に関わる業務もオンライン秘書に依頼できます。例えば、広告やSNSの運用はオンライン秘書に依頼できます。広告もSNSも日々のルーティンワークが業務の大半を占めるので、オンライン秘書も対応しやすいところです。他にもプレゼン資料作成などの営業事務も対応可能です。
- リスティング広告運用
- ディスプレイ広告運用
- SNS運用
- 資料作成
制作業務
オンライン秘書が対応可能な業務として、簡単なロゴやバナー、ディスプレイ広告用の画像の制作があります。他にもWebサイトの制作で、デザインから実際のコーディングまで依頼できます。もちろん制作のレベルがあがれば、料金もあがりますが、デザイン関連の業務も依頼できるのです。
- ロゴ、バナー制作
- ディスプレイ広告用の画像制作
- Webサイトデザイン
- コーディング
オンライン秘書は実際にどんな人が登録しているの？
オンライン秘書の中の人は、どんな人なのか？とても気になるのではないでしょうか。
オンライン秘書サービス各社の求人募集要項を見ると、明確なスキルや条件指定はほとんどありません。
実際には下記のような人材が多く所属しています。
・1日3−4時間だけ稼働できる主婦の方
・フリーランスで事務作業を受注している方
・バナーやLP作成などのデザインができる方
など、男女問わずオンライン秘書に登録しています。
但し、スタッフを厳選採用をしている会社も多く、「基本的なPCスキルがある」「顧客コミュニケーションがしっかり取れる」などのベーシックスキルだけでなく、顧客対応力や問題解決力、これまでの仕事の実績なども勘案して採用しているようです。
実際にオンライン秘書サービスを導入する際は、担当営業に秘書スタッフの属性やスキルを確認してみるのがよいでしょう。
オンライン秘書の費用相場
タスカルの調査結果によると、時給換算で2,000円〜3,000円が相場のようです。年間プランで契約すると月額が割安になるケースもあります。
アルバイト雇用での教育コストや、IT機器など設備費用を考えて比較するとコストパフォーマンスは高いと言えるのではないでしょうか。
社員5名以下の企業では、まず1ヶ月で10〜30時間程度の業務を外注するのに向いています。
月間160時間のフルタイムの業務だと、正社員よりも割高になるリスクもあります。
オンライン秘書の導入事例
実際にどんな企業が、どんな業務を依頼しているのか気になりますよね？ここでは活用事例を3つご紹介します。
経営者の手が回らない仕事をなんでもカバー
一人社長の企業では、社長が事務作業をやらざるを得ず、売上の機会損失やクオリティ低下につながることもあります。餅は餅屋で、事務作業が得意なアシスタントを低コストで雇えるのが、オンライン秘書のメリット。ベーシックな活用の仕方をまずはご覧ください。
ちょっとしたデザイン業務の依頼
チラシやウェブサイトを制作していると、「制作会社に頼むほどではないけど、社内ではデザインできる人がいない」そんな課題が度々発生します。オンライン秘書には、デザインも依頼が可能です。
多くのオンライン秘書サービスでは、1名の担当者がすべてをひとりで担当しません。さまざまなスキルを寄せ集めて、実際には数名分のリソースを提供してくれます。
事務業務の効率化もしてくれる
「見積書提出から受注までの進捗確認がスムーズに進まない」「タスクがどこで止まっているか、都度確認しないといけない」という課題がある企業も多いのではないでしょうか？
オンライン秘書は、業務の遂行だけでなく、フロー全体の効率化・改善にも貢献してくれます。
オンライン秘書サービスの選び方 3つのポイント
「数あるオンライン秘書サービスの中から１社を選べない」と思っている方も多いのではないでしょうか？ 選定ポイントとなる点をご紹介します。
一度に多種多様な業務を依頼できるのか？（対応の幅）
単一業務ではなく、複数の業務を同時に依頼できるのかを確認しましょう。
サービスによっては、1つの業務しか依頼できない秘書をアサインされる可能性があります。
「こんな業務が発生する可能性がありますが、対応できますか？どのくらいの内容まで対応した実績がありますか？」とサービス担当の方に質問を投げかけてみるとよいでしょう。
経理やWebデザインなど専門性の高い業務も任せられるのか？（対応の深さ）
営業事務や総務だけでなく、経理やWebデザインなどある程度の資格・経験を要する行も対応できるのかは1つのポイントです。
特に低額で提供している秘書サービスでは対応できない可能性もあるため、必ずどのくらいのレベルの業務までを対応した実績があるか、ヒアリングしておきましょう。
契約期間や内容は、契約後に変えられるのか？（対応の柔軟性）
繁忙期での契約プランを閑散期に引き継がないといけないのか、使わなかった時間は繰越ができるのか、などを把握しておきましょう。
また、いざ解約することになった場合に違約金などが発生するのか、マニュアルはもらえるのか、なども念の為知っておくとトラブルを防げるかと思います。
おすすめのオンライン秘書サービス13社比較！
優秀なスタッフを揃えたオンライン秘書サービスの中でも、実績の豊富なサービスを13つ厳選しました。ぜひ比較検討してみてください。
タスカル
【特徴】
専門ディレクターが付き、アシスタントチームを構築して業務をサポートします。月に10時間の事務代行から対応してくれ、翌月に時間繰越も可能です。一人社長や個人事業主におすすめです。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
タスカル | 株式会社Colors | 2.5万円/10h〜 | なし |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
料金
月額2.5万円〜
契約期間
3ヶ月〜
最低稼働時間
10時間/月
支払い
前払い（クレジットカード決済）
タスカル の導入手順
- 各サービスの問合せフォーム入力
- 企業からのレスポンス、アポ調整
- サービス説明、ヒアリング（電話、オンライン会議）
・この時点で依頼したい業務内容を共有
・依頼内容が固まっていない場合、業務開始後に詰めていく - 契約締結
- 支払い（前払いの場合） ・クレジットカード決済
- アシスタントのアサイン
- 業務開始 ・契約稼働時間内での稼働
・契約よりも稼働時間が超過しそうな場合は、協議の上で追加稼働
Caster BIZ
【特徴】
株式会社キャスターが提供するオンラインアシスタントサービス。1/100の採用倍率を狭き門をくぐりぬけた社員が、日常業務からオフライン業務まで幅広く対応します。大企業が多数利用した実績があり、全国から集まった優秀な社員のサービスには定評があります。またChatwork、Slack、メールのなかから、お客様の使いやすいツールを選んで連絡をとることができるので大変便利です。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
Caster Biz | 株式会社キャスター | 9.6万円//30h～ ※12か月契約の場合 | 新規に限り2時間まで無料 |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
料金
10.8万円
【特徴】
株式会社ニットが提供するオンラインアシスタントサービスです。専属ディレクターが付き、採用率１％の狭き門をくぐった精鋭アシスタントが、チーム単位でサポートします。経理・人事をはじめECサイト／メディア運営など幅広いサポートをしています。何を依頼してよいかわからないという企業におすすめです。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
HELP YOU | 株式会社ニット | 10万円/30h～ ※契約は6ヶ月～ | なし |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
○ | ○ | ○ | ○ |
料金
月額10万円〜
契約期間
6ヶ月〜
最低稼働時間
30時間／月
支払い
前払い
YPP
【特徴】
株式会社YPPが提供するオンラインアシスタントサービスです。総務・労務、人事、事務局運営補助などサポート内容は幅広く、グループやペアのチーム制で働ける在宅・訪問の仕事のマッチング提供しています。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
YPP | 株式会社YPP | 2.5万円/～30h | なし |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
○ | ○ | ○ | × |
料金
月額25,300円（10〜30時間の場合）
契約期間・最低稼働時間
10時間以内（料金は一律33,000円／月）
支払い
要確認
フジコさん
【特徴】
フジア株式会社が提供するオンラインアシスタントサービスです。専門性の高いアシスタントがタスクに応じてチームで対応します。経理、人事、総務、WEB運用など対応する業務の幅が広く、“必要な時に必要なだけ”メールや電話で仕事を依頼できます。1時間のみの利用ができますので、ちょっとした仕事を頼みたいという企業におすすめです。業界水準の半額というお手軽な料金設定も魅力です。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
フジ子さん | フジア株式会社 | 4.7万円/20h〜 | 1週間の無料トライアル（2時間） |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
○ | ○ | ○ | ○ |
料金
4.7万円
契約期間
1ヶ月
最低稼働時間
20時間
支払い
前払い（振込）
SUPPORT+iA
【特徴】
会社の母体が税理士法人で公認会計士が運営するアシスタントサービスです。オンライン、オフラインで利用でき、バックオフィス全般の業務をサポートします。単なる「業務代行」ではなく、コア業務に集中できる環境づくりをトータルサポートしています。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
SUPPORT+iA | グランサーズベンチャーサポート株式会社 | 3万円6h〜 | 1週間の無料トライアル（2時間） |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
○ | × | × | 要確認 |
料金
30,000円〜
契約期間
月6時間〜
Genny
【特徴】
テルフィーズ株式会社が提供するオンラインオンライン秘書サービスです。どれだけ仕事を依頼しても価格が変わりません。また、求人広告に必要な初期費用が無料なので、広告費を削減することができます。また30分の導入相談で利用することができるようになりますので、とにかく忙しいから秘書にサポートしてもらいたいという企業におすすめです。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
Genny | テルフィーズ株式会社 | 9.5万円/200h～ ※18か月契約の場合 | 2週間の無料トライアル |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
○ | ○ | ○ | ○ |
料金
4.7万円
契約期間
1ヶ月
最低稼働時間
20時間
支払い
前払い（振込）
ビジネスアシスト
特徴
・業界トップクラスの品質で7,800社を超える契約実績がある
・全スタッフが、秘書検定を持つ正社員
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| ビジネスアシスト | 株式会社ビジネスアシスト | 月額2.2万円(税込)～ ※ライトプラン（基本コール数：60コール/月） | 30日間無料キャンペーンが実施されることがある |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| × | × | ○ | × |
URL：https://www.biz-assist.co.jp/
James
特徴
・アプリで業務を依頼することができる
・調査や不用品の回収、買い物の代行などが依頼できる
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| James | 株式会社ジェームス | 月額5.5万円(税込)〜 ※スタンダードプラン。料金は依頼内容によって異なる | なし |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| ○ ※調査、買い物代行など可能 | × | × | × |
JAPAN Admin
特徴
・スカイプ、zoomでのミーティング時間に上限なし
・その月に使用しきれなかった時間は、翌日に繰り越しができる
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| JAPAN Admin | オンライン秘書サービス JAPAN Admin | 月額2.7万円/10h～ | 初回利用で契約された場合5時間の無料お試しあり |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| ○ | ○ | × | ○ |
Web特命係
特徴
・最短翌日業務開始も可能
・採用率5％の経験分野豊富な幅広いメンバーが在籍
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| Web特命係 | 株式会社米岡 | 月額1.3万円/5h～ | 初回3時間無料トライアル |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| ○ | ○ | × | × |
URL：https://tokumei-gakari.com/
ハピスタ
特徴
・要望を専門のコーディネーターが伺い、フレキシブルに対応
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| ハピスタ | 株式会社ハピスタ | 月額2.65万円〜 | なし |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| ○ | ○ | ○ | ○ |
URL：https://www.hapista.company/
スーパー秘書
特徴
・コーディネーターが業務のヒアリングや導入のサポートをしてくれる
・Web制作、動画制作なども依頼可能
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| スーパー秘書 | ガイアモーレ株式会社 | 月額3.85万円(税込)/10h～ ※初月のみ初期費用8.8万(税込)が別途発生 | なし |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| ○ | ○ | × | 不明 |
オンライン秘書のメリット、デメリット
何かと便利と評判のオンライン秘書サービス。利用する際のメリットとデメリットを挙げてみましょう。
メリット
- 採用のコスト／人件費が削減できる
- 専門スキルをもった人材を確保できる
- 業務量に応じて契約期間を決めることができる
- スピーディに業務を開始することができる
デメリット
- スタッフのスキルを事前に確認できない
- オフラインの業務を依頼することができない
- スタッフの家庭事情に左右される
オンライン秘書をどう活用するのがベスト？
この記事ではオンライン秘書のサービス比較、メリット・デメリットの解説をしてきました。一般的には、ルーティン業務で発生する定型タスクをオンライン秘書に任せるのがよいと言われています。煩雑なルーティン業務が減ると経営者の精神的な負担も減り、会社の売上に直結する営業活動などコア業務に専念ができます。どの程度のレベルの仕事までをお願いすべきかは、自社の業務詳細と依頼先サービスのスタッフの力量をマッチングさせながら、決めていくしかないでしょう。発注開始からうまくいくとは思わず、数ヶ月かけて自社の業務に慣れてもらい、徐々にあなた専属の秘書へと育成していくことが重要です。
