「オンライン秘書」はどんな人？現場での活用事例は？おすすめサービス7社比較あり

2020年以降、働き方改革と新型コロナの影響でテレワークが急速に普及しました。中小企業を中心に「オンライン秘書」が再び注目を集めています。

オンライン秘書とは、総務・経理・営業事務からちょっとしたデザイン業務までを一手に引き受けてくれるアシスタントサービスです。

とはいえ、
「便利そうだけど、本当に仕事がうまく回るの？」
「秘書とはいえ、結構コストがかかるんでしょ？」
と疑問の方も多いのではないでしょうか？

この記事では「オンライン秘書」サービスの活用術をテーマに、実際に依頼できる業務から上手な使い方、おすすめサービスの比較をご紹介します。活用検討をされている方に少しでもお役に立てば幸いです。

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• 社員は採用できないが人手はすぐ欲しい…!
• 依頼する業務が多種多様。マニュアルはないけど、お願いしたい…!
• 初期費用なし、月額も少額でスモールスタートしたい…!

上記にひとつでも当てはまる経営者様なら、月額2.5万円〜で利用できるオンラインアシスタント「タスカル」がおすすめ！「こんな業務もお願いできるの？」と迷っている方は、一度タスカル に相談してみませんか？

まずは資料を見てみる

オンライン秘書とは？

オンライン秘書とは、リモートでスタッフを契約し、メール返信、資料作成、データ入力、Web系雑務など細々した業務をサポートしてくれるサービスです。
経営者や正社員がやっているルーティンワークの一部を、アウトソーシングすることができます。

契約形態は、派遣契約ではなく業務委託契約となります。
納品物による成果でみるのではなく、稼働時間によって支払い額が変わるシステムが一般的です。

社員5名以下の企業では、まず1ヶ月で10〜30時間程度の業務を外注するのに向いています。
月間160時間のフルタイムの業務だと、正社員よりも割高になるリスクもあります。

オンライン秘書って実際にどんな人がやっているの？

オンライン秘書の中の人は、どんな人なのか？とても気になるのではないでしょうか。
オンライン秘書サービス各社の求人募集要項を見ると、明確なスキルや条件指定はほとんどありません。
実際には下記のような人材が多く所属しています。

など、男女問わずオンライン秘書に登録しています。

但し、スタッフを厳選採用をしている会社も多く、「基本的なPCスキルがある」「顧客コミュニケーションがしっかり取れる」などのベーシックスキルだけでなく、顧客対応力や問題解決力、これまでの仕事の実績なども勘案して採用しているようです。

実際にオンライン秘書サービスを導入する際は、担当営業に秘書スタッフの属性やスキルを確認してみるのがよいでしょう。

オンライン秘書の活用事例

実際にどんな企業が、どんな業務を依頼しているのか気になりますよね？ここでは活用事例を3つご紹介します。

経営者の手が回らない仕事をなんでもカバー

一人社長の企業では、社長が事務作業をやらざるを得ず、売上の機会損失やクオリティ低下につながることもあります。餅は餅屋で、事務作業が得意なアシスタントを低コストで雇えるのが、オンライン秘書のメリット。ベーシックな活用の仕方をまずはご覧ください。

タスカルを選んだ決め手は「安定感」と「業務の幅広さ」｜株式会社ONETREE（ECコンサルティング）

ECサイト制作や運用支援を行う事業者にとって、サイト制作もやりながら、カスタマーサポートも行うのはなかなか負荷が大きいのではないでしょうか？ 株式会社ONETREE様は、2018年創業のウェブプロモーション・EC運用代行会社です。タスカル...

taskar.online

2021.04.05

ちょっとしたデザイン業務の依頼

チラシやウェブサイトを制作していると、「制作会社に頼むほどではないけど、社内ではデザインできる人がいない」そんな課題が度々発生します。オンライン秘書には、デザインも依頼が可能です。

多くのオンライン秘書サービスでは、1名の担当者がすべてをひとりで担当しません。さまざまなスキルを寄せ集めて、実際には数名分のリソースを提供してくれます。

はじめて外注したサービスチラシのデザインは期待以上のスピードとクオリティでした｜株式会社バリュー・エージェント（総合金融代理店）

まずはバリュー・エージェントさまの事業内容を 教えていただけますか？ 寺澤様 主に保険・住宅ローン・証券の三本柱をメインにやっています。 総合金融代理店として認識いただければと思います...

taskar.online

2021.05.25

事務業務の効率化もしてくれる

「見積書提出から受注までの進捗確認がスムーズに進まない」「タスクがどこで止まっているか、都度確認しないといけない」という課題がある企業も多いのではないでしょうか？

オンライン秘書は、業務の遂行だけでなく、フロー全体の効率化・改善にも貢献してくれます。

特許事務のオンライン化、タスク遅延・抜け漏れの撲滅に成功できた理由とは？｜スマートワークス株式会社（特許調査）

特許調査の営業事務アウトソーシングを3年かけて検討 本日はよろしくお願いいたします。 まずスマートワークス様の事業内容を教えて頂けますでしょうか。 酒井社長 弊社の事業内容は2つで...

taskar.online

2021.06.14

オンライン秘書のメリット、デメリット

何かと便利と評判のオンライン秘書サービス。利用する際のメリットとデメリットを挙げてみましょう。

メリット

• 採用のコスト／人件費が削減できる
• 専門スキルをもった人材を確保できる
• 業務量に応じて契約期間を決めることができる
• スピーディに業務を開始することができる

デメリット

• スタッフのスキルを事前に確認できない
• オフラインの業務を依頼することができない
• スタッフの家庭事情に左右される

オンライン秘書に依頼できる業務内容

オンライン秘書に依頼できる業務は、秘書業務はもちろんのこと人事、経理、営業事務からマーケティングまで多岐に渡ります。幅広いスキルをもった人材が多いので、バックオフィス業務全般に対応しています。主な業務内容を詳しくみていきましょう。

• 受注・発注、入金チェック
• 承認や顧客ごとの売上管理
• 見積書・請求書・伝票の作成および事後のデータ入力
• 商談資料作成
• 電話応対

書類作成の代行

書類作成の代行としては取引先との契約書や営業で使用する資料の作成などの手伝いをオンライン秘書に依頼することができます。

また、より専門的な書類作成の代行に関してはオンライン秘書ではなく専門的な書類代行サービスに依頼することも可能です。

既存書類の編集や校閲、専門的な資格を持つ方へ書類の依頼することでより効率的に高クオリティの書類を作成できる上にコア業務に注力することも可能となります。

営業電話の代行

オンライン秘書では既存顧客からの問い合わせ対応などの電話代行を行うことができるため、お客様のフォローなどを担うことが可能です。

ただ、電話代行において問い合わせへの対応といった受信業務だけではなく、新規顧客の獲得のためのテレアポやこちらからお客様の改善を行うカスタマーサクセスなどを依頼したい場合には電話代行サービスを活用することおすすめします。

営業メールの代行

オンライン秘書では問い合わせのメールなどのチェックやメルマガの配信などを行うことが可能です。

社員数の少ない企業では毎日膨大な量のメール処理を行ってコア業務の時間を削られている企業も多いのではないでしょうか。

そういった際にはメールの受信や返信などを依頼することで業務の効率化にも繋がるでしょう。

また、メール業務を外部へ任せたいと考えている方は専門的なメール代行サービスに依頼するのも効果的です。

• ランディングページ作成
• バナー作成
• CMS登録
• 商品登録（画像加工や商品リスト作成など）

この他にも日々のサイト更新業務、ブログ記事の編集や公開など定型業務もオンライン秘書に依頼するが可能です。

ただ、WEBサイトの更新業務には簡単な定型業務からアクセス分析やSEO対策など専門的な知識が必要なことまで幅広くあります。

しかし、専門的なWEBサイトの更新業務も外部へ委託するが可能です。

• 市場調査
• ウェブやSNSでのマーケティング
• マーケティングに関連したコンテンツの講習や修正
• 画像編集やアクセせう解析

依頼できる業務の1つであるSNSでのマーケティングに関して、簡単なSNS運用を任せるだけではなく、本格的にSNSを活用していきたい方はSNSの運用代行を行うのがおすすめです。

• 定型業務（定期的に発生するルーティンワーク）
• 単純作業（判断が不要）
• 指示が明確（マニュアルがある、指示命令者がいる）
• 簡単な制作（ツールを使えばできるもの）

秘書業務

社長など経営者の身の回りのことや、細々した業務をおこないます。幅広く行います。

• 電話、メール対応
• スケジュール管理
• 会議や打合せの日程調整
• 出張時のスケジュール作成や移動
• 議事録や資料の作成（補助）

人事

• 人材発掘や採用に関わるセミナーや研修の調整および手配
• 応募者の対応

この他の人事業務としては採用や人事戦略の設計、研修業務などが挙げられます。これら人事業務も社外にアウトソーシングを行うことが可能です。

社員数の少ない企業では社内で全ての人事業務を行うことが難しいという場合も多いのではないでしょうか。人事担当者がしっかりと決まっていなかったり、コア業務に注力したい企業には人事業務のアウトソーシングは有効的だといえます。

経理

• 見積書や請求書の作成
• 経費精算など毎月発生する書類の対応
• 入出金管理
• お客様への入金フォロー

中小企業では経理業務を1人の担当者で処理を行っていたり経営者も手を動かしていたりする場合も多いのではないでしょうか。

これらの負担を軽減させて経営者層や貴重な人的資源をコア業務に集中させるためにも経理業務を外部へ委託することは効果的です。

また、経理業務の委託先の候補はオンライン秘書だけはありません。業務内容によって変わってきます。

オンライン秘書サービスを選ぶ3つのポイント

「数あるオンライン秘書サービスの中から１社を選べない」と思っている方も多いのではないでしょうか？ 選定ポイントとなる点をご紹介します。

・幅広く色々やってもらいたい：マルチ型

タスカル 、キャスター、HELP YOUなどの対応領域が広いオンラインアシスタントがオススメです。

・経理や人事といった専門性の高い業務を任せたい：特化型

税理士事務所、社労士事務所、Merry bizなどの専門特化したサービスを選びましょう。

・業務量に合わせて単発で依頼したい：単発型

クラウドワークスやランザーズなどのクラウドソーシングがオススメです。