「オンライン秘書」はどんな人?現場での活用事例は?おすすめサービス7社比較あり

2020年以降、働き方改革と新型コロナの影響でテレワークが急速に普及しました。中小企業を中心に「オンライン秘書」が再び注目を集めています。

オンライン秘書とは、総務・経理・営業事務からちょっとしたデザイン業務までを一手に引き受けてくれるアシスタントサービスです。

とはいえ、
「便利そうだけど、本当に仕事がうまく回るの?」
「秘書とはいえ、結構コストがかかるんでしょ?」
と疑問の方も多いのではないでしょうか?

この記事では「オンライン秘書」サービスの活用術をテーマに、実際に依頼できる業務から上手な使い方、おすすめサービスの比較をご紹介します。活用検討をされている方に少しでもお役に立てば幸いです。

月10時間、月額2.5万円からはじめよう。一人社長なら「タスカル」をチェック!

  • 社員は採用できないが人手はすぐ欲しい…!
  • 依頼する業務が多種多様。マニュアルはないけど、お願いしたい…!
  • 初期費用なし、月額も少額でスモールスタートしたい…!
上記にひとつでも当てはまる経営者様なら、月額2.5万円〜で利用できるオンラインアシスタント「タスカル」がおすすめ!「こんな業務もお願いできるの?」と迷っている方は、一度タスカル に相談してみませんか?
まずは資料を見てみる

オンライン秘書とは?

オンライン秘書とは、リモートでスタッフを契約し、メール返信、資料作成、データ入力、Web系雑務など細々した業務をサポートしてくれるサービスです。
経営者や正社員がやっているルーティンワークの一部を、アウトソーシングすることができます。

一般的な「秘書」は、数名の上司に付いて、スケジュール調整や身の回りの雑務などをこなしてくれます。
パートタイムワーカーや派遣スタッフを雇用している企業も多くあります。
一方、オンライン秘書は対応範囲が幅いのが特徴です。総務や営業事務だけでなく、デザインやコーディング業務などまで対応する「外注パートナー」というイメージが近いです。
実際に1名の専属担当が付くケースよりも、業務によって適正のある担当者が複数名で対応するケースが多いようです。
つまり、実質2−3名の人員を1名分の費用で採用ができます。

契約形態は、派遣契約ではなく業務委託契約となります。
納品物による成果でみるのではなく、稼働時間によって支払い額が変わるシステムが一般的です。

社員5名以下の企業では、まず1ヶ月で10〜30時間程度の業務を外注するのに向いています。
月間160時間のフルタイムの業務だと、正社員よりも割高になるリスクもあります。

オンライン秘書って実際にどんな人がやっているの?

オンライン秘書の中の人は、どんな人なのか?とても気になるのではないでしょうか。
オンライン秘書サービス各社の求人募集要項を見ると、明確なスキルや条件指定はほとんどありません。
実際には下記のような人材が多く所属しています。

・1日3−4時間だけ稼働できる主婦の方

・フリーランスで事務作業を受注している方

・バナーやLP作成などのデザインができる方

 

など、男女問わずオンライン秘書に登録しています。

但し、スタッフを厳選採用をしている会社も多く、「基本的なPCスキルがある」「顧客コミュニケーションがしっかり取れる」などのベーシックスキルだけでなく、顧客対応力や問題解決力、これまでの仕事の実績なども勘案して採用しているようです。

実際にオンライン秘書サービスを導入する際は、担当営業に秘書スタッフの属性やスキルを確認してみるのがよいでしょう。

オンライン秘書の活用事例

実際にどんな企業が、どんな業務を依頼しているのか気になりますよね?ここでは活用事例を3つご紹介します。

経営者の手が回らない仕事をなんでもカバー

一人社長の企業では、社長が事務作業をやらざるを得ず、売上の機会損失やクオリティ低下につながることもあります。餅は餅屋で、事務作業が得意なアシスタントを低コストで雇えるのが、オンライン秘書のメリット。ベーシックな活用の仕方をまずはご覧ください。

タスカルを選んだ決め手は「安定感」と「業務の幅広さ」|株式会社ONETREE(ECコンサルティング)
ECサイト制作や運用支援を行う事業者にとって、サイト制作もやりながら、カスタマーサポートも行うのはなかなか負荷が大きいのではないでしょうか? 株式会社ONETREE様は、2018年創業のウェブプロモーション・EC運用代行会社です。タスカル...

ちょっとしたデザイン業務の依頼

チラシやウェブサイトを制作していると、「制作会社に頼むほどではないけど、社内ではデザインできる人がいない」そんな課題が度々発生します。オンライン秘書には、デザインも依頼が可能です。

多くのオンライン秘書サービスでは、1名の担当者がすべてをひとりで担当しません。さまざまなスキルを寄せ集めて、実際には数名分のリソースを提供してくれます。

はじめて外注したサービスチラシのデザインは期待以上のスピードとクオリティでした|株式会社バリュー・エージェント(総合金融代理店)
まずはバリュー・エージェントさまの事業内容を 教えていただけますか? 寺澤様 主に保険・住宅ローン・証券の三本柱をメインにやっています。 総合金融代理店として認識いただければと思います...

 

事務業務の効率化もしてくれる

「見積書提出から受注までの進捗確認がスムーズに進まない」「タスクがどこで止まっているか、都度確認しないといけない」という課題がある企業も多いのではないでしょうか?

オンライン秘書は、業務の遂行だけでなく、フロー全体の効率化・改善にも貢献してくれます。

特許事務のオンライン化、タスク遅延・抜け漏れの撲滅に成功できた理由とは?|スマートワークス株式会社(特許調査)
特許調査の営業事務アウトソーシングを3年かけて検討 本日はよろしくお願いいたします。 まずスマートワークス様の事業内容を教えて頂けますでしょうか。 酒井社長 弊社の事業内容は2つで...

 

オンライン秘書のメリット、デメリット

オンライン秘書メリット・デメリット
何かと便利と評判のオンライン秘書サービス。利用する際のメリットとデメリットを挙げてみましょう。

メリット

  • 採用のコスト/人件費が削減できる
  • 専門スキルをもった人材を確保できる
  • 業務量に応じて契約期間を決めることができる
  • スピーディに業務を開始することができる

デメリット

  • スタッフのスキルを事前に確認できない
  • オフラインの業務を依頼することができない
  • スタッフの家庭事情に左右される
優先順位の低いノンコア業務や、定型業務をアウトソーシングしていく際の注意点などは「アウトソーシングを導入するメリットと中小企業の慢性的な悩みを解消」をご覧ください。

オンライン秘書に依頼できる業務内容

オンライン秘書に依頼できる業務は、秘書業務はもちろんのこと人事、経理、営業事務からマーケティングまで多岐に渡ります。幅広いスキルをもった人材が多いので、バックオフィス業務全般に対応しています。主な業務内容を詳しくみていきましょう。

営業事務

業務内容は幅広く、会社の売上を伸ばすための重要な役割が多いです。

  • 受注・発注、入金チェック
  • 承認や顧客ごとの売上管理
  • 見積書・請求書・伝票の作成および事後のデータ入力
  • 商談資料作成
  • 電話応対

書類作成の代行

書類作成の代行としては取引先との契約書や営業で使用する資料の作成などの手伝いをオンライン秘書に依頼することができます。

また、より専門的な書類作成の代行に関してはオンライン秘書ではなく専門的な書類代行サービスに依頼することも可能です。

既存書類の編集や校閲、専門的な資格を持つ方へ書類の依頼することでより効率的に高クオリティの書類を作成できる上にコア業務に注力することも可能となります。

書類や営業資料、契約書の作成をアウトソーシングしたいと考えている方は別記事「書類作成を外注して業務効率化!おすすめ書類作成代行サービス7選」をご覧ください。

営業電話の代行

オンライン秘書では既存顧客からの問い合わせ対応などの電話代行を行うことができるため、お客様のフォローなどを担うことが可能です。

ただ、電話代行において問い合わせへの対応といった受信業務だけではなく、新規顧客の獲得のためのテレアポやこちらからお客様の改善を行うカスタマーサクセスなどを依頼したい場合には電話代行サービスを活用することおすすめします。

電話代行サービスで何が依頼できるのか、動画のメリット・デメリットやサービスの選定ポイントなどについて詳しくは別記事「電話代行サービス|特徴と料金相場、中小企業におすすめの会社を紹介」にて解説しています。

営業メールの代行

オンライン秘書では問い合わせのメールなどのチェックやメルマガの配信などを行うことが可能です。

社員数の少ない企業では毎日膨大な量のメール処理を行ってコア業務の時間を削られている企業も多いのではないでしょうか。

そういった際にはメールの受信や返信などを依頼することで業務の効率化にも繋がるでしょう。

また、メール業務を外部へ任せたいと考えている方は専門的なメール代行サービスに依頼するのも効果的です。

メール代行サービスでどのような業務を依頼することが可能なのか、利用するメリット・デメリットやおすすめのサービスを別記事「メール代行サービスは本当に便利?おすすめ企業や料金相場を徹底解説」で紹介しています。

WEBサイト運用

さまざまな業種のサイトを扱い、ディレクション、プランニング、デザイン、コーディングをおこないます。

  • ランディングページ作成
  • バナー作成
  • CMS登録
  • 商品登録(画像加工や商品リスト作成など)

この他にも日々のサイト更新業務、ブログ記事の編集や公開など定型業務もオンライン秘書に依頼するが可能です。

ただ、WEBサイトの更新業務には簡単な定型業務からアクセス分析やSEO対策など専門的な知識が必要なことまで幅広くあります。

しかし、専門的なWEBサイトの更新業務も外部へ委託するが可能です。

WEBサイトの更新業務を社外に依頼したいと考えている方は別記事「ウェブサイト更新代行は本当に便利?依頼できる業務からおすすめサービスまで」にて更新代行で依頼できる業務や料金の相場、更新代行サービスを選ぶポイントなどを詳しく紹介しているのでご覧ください。

マーケティング

市場のニースを理解しお客様が必要とする商品を、最適なお客様に発信し売上を拡大させるために必要なアクションをおこないます。

  • 市場調査
  • ウェブやSNSでのマーケティング
  • マーケティングに関連したコンテンツの講習や修正
  • 画像編集やアクセせう解析

依頼できる業務の1つであるSNSでのマーケティングに関して、簡単なSNS運用を任せるだけではなく、本格的にSNSを活用していきたい方はSNSの運用代行を行うのがおすすめです。

SNS運用代行でどのような業務が依頼できるのか、行うメリット・デメリットは何かなどの詳細は別記事「Facebook, LINEのビジネス運用はオンラインアシスタントでも代行できるの?」にて紹介しています。ご興味のある方はぜひご覧ください。

制作サポート

バナー制作やメルマガ作成などが挙げられます。

  • 定型業務(定期的に発生するルーティンワーク)
  • 単純作業(判断が不要)
  • 指示が明確(マニュアルがある、指示命令者がいる)
  • 簡単な制作(ツールを使えばできるもの)

秘書業務

社長など経営者の身の回りのことや、細々した業務をおこないます。幅広く行います。

  • 電話、メール対応
  • スケジュール管理
  • 会議や打合せの日程調整
  • 出張時のスケジュール作成や移動
  • 議事録や資料の作成(補助)
こういった細々とした業務を外部に委託する必要性や事例などを別記事「中小企業が総務をアウトソーシングするべき理由と依頼先を決める基準」にて詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

人事

人事といっても採用などのコアな業務ではなく、アレンジに関わる業務をおこないます。
  • 人材発掘や採用に関わるセミナーや研修の調整および手配
  • 応募者の対応

この他の人事業務としては採用や人事戦略の設計、研修業務などが挙げられます。これら人事業務も社外にアウトソーシングを行うことが可能です。

社員数の少ない企業では社内で全ての人事業務を行うことが難しいという場合も多いのではないでしょうか。人事担当者がしっかりと決まっていなかったり、コア業務に注力したい企業には人事業務のアウトソーシングは有効的だといえます。

人事業務のアウトソーシングで依頼できること、メリットやデメリットなどの詳細は別記事
【2021年】テレワーク時代の人事業務アウトソーシングを解説!メリット・デメリットやおすすめ会社紹介
」にて解説しています。

経理

1日、1カ月、1年とサイクルのあるルーティン業務をおこないます。
  • 見積書や請求書の作成
  • 経費精算など毎月発生する書類の対応
  • 入出金管理
  • お客様への入金フォロー

中小企業では経理業務を1人の担当者で処理を行っていたり経営者も手を動かしていたりする場合も多いのではないでしょうか。

これらの負担を軽減させて経営者層や貴重な人的資源をコア業務に集中させるためにも経理業務を外部へ委託することは効果的です。

また、経理業務の委託先の候補はオンライン秘書だけはありません。業務内容によって変わってきます。

経理業務のアウトソーシングが必要な理由やアウトソーシングを行う際の手順、導入事例などを別記事「中小企業が経理をアウトソーシングするべき理由と依頼先を決める基準」にて紹介しています。ご興味のある方はぜひご覧ください。
 

 

オンライン秘書サービスを選ぶ3つのポイント

「数あるオンライン秘書サービスの中から1社を選べない」と思っている方も多いのではないでしょうか? 選定ポイントとなる点をご紹介します。

・幅広く色々やってもらいたい:マルチ型

タスカル 、キャスター、HELP YOUなどの対応領域が広いオンラインアシスタントがオススメです。

・経理や人事といった専門性の高い業務を任せたい:特化型

税理士事務所、社労士事務所、Merry bizなどの専門特化したサービスを選びましょう。

・業務量に合わせて単発で依頼したい:単発型

クラウドワークスやランザーズなどのクラウドソーシングがオススメです。

おすすめのオンライン秘書7社比較

優秀なスタッフを揃えたオンライン秘書サービスの中でも、低価格で高品質の会社を厳選しました。

タスカル

【特徴】
株式会社カラーズが提供するオンラインアシスタントサービス。専門ディレクターが付き、アシスタントチームを構築して業務をサポートします。月に10時間の事務代行から対応してくれるので、「依頼したいけど業務量がそこまで多くない」と言う中小企業におすすめです。

サービス名

運営会社

月額

無料トライアル

タスカル

株式会社Colors

2.5万円/10h〜

なし

営業事務, 人事経理

WEB, SNS業務

電話代行

外国語対応

料金
月額2.5万円〜

契約期間
3ヶ月〜

最低稼働時間
10時間/月

支払い
前払い(クレジットカード決済)

「タスカル」詳細

タスカル の導入手順

  1. 各サービスの問合せフォーム入力
  2. 企業からのレスポンス、アポ調整
  3. サービス説明、ヒアリング(電話、オンライン会議)
    ・この時点で依頼したい業務内容を共有
    ・依頼内容が固まっていない場合、業務開始後に詰めていく
  4. 契約締結
  5. 支払い(前払いの場合) ・クレジットカード決済
  6. アシスタントのアサイン
  7. 業務開始 ・契約稼働時間内での稼働
    ・契約よりも稼働時間が超過しそうな場合は、協議の上で追加稼働

Caster BIZ

【特徴】
株式会社キャスターが提供するオンラインアシスタントサービス。1/100の採用倍率を狭き門をくぐりぬけた社員が、日常業務からオフライン業務まで幅広く対応します。大企業が多数利用した実績があり、全国から集まった優秀な社員のサービスには定評があります。またChatwork、Slack、メールのなかから、お客様の使いやすいツールを選んで連絡をとることができるので大変便利です。

サービス名

運営会社

月額

無料トライアル

Caster Biz

株式会社キャスター

9.6万円//30h~

※12か月契約の場合

新規に限り2時間まで無料

営業事務, 人事経理

WEB, SNS業務

電話代行

外国語対応

料金
10.8万円

契約期間
1ヶ月

最低稼働時間
30時間

支払い
一括払い5%OFF 前払い

「Caster BIZ」詳細

HELP YOU

【特徴】
株式会社ニットが提供するオンラインアシスタントサービスです。専属ディレクターが付き、採用率1%の狭き門をくぐった精鋭アシスタントが、チーム単位でサポートします。経理・人事をはじめECサイト/メディア運営など幅広いサポートをしています。何を依頼してよいかわからないという企業におすすめです。

サービス名

運営会社

月額

無料トライアル

HELP YOU

株式会社ニット

10万円/30h~

※契約は6ヶ月~

なし

営業事務, 人事経理

WEB, SNS業務

電話代行

外国語対応

料金
月額10万円〜 

契約期間
6ヶ月〜

最低稼働時間
30時間/月

支払い
前払い

「HELP YOU」詳細

YPP

【特徴】
株式会社YPPが提供するオンラインアシスタントサービスです。総務・労務、人事、事務局運営補助などサポート内容は幅広く、グループやペアのチーム制で働ける在宅・訪問の仕事のマッチング提供しています。

サービス名

運営会社

月額

無料トライアル

YPP

株式会社YPP

2.5万円/~30h

なし

営業事務, 人事経理

WEB, SNS業務

電話代行

外国語対応

×

料金
月額25,300円(10〜30時間の場合)

契約期間・最低稼働時間
10時間以内(料金は一律33,000円/月)

支払い
要確認

YPP」詳細

フジコさん

【特徴】
フジア株式会社が提供するオンラインアシスタントサービスです。専門性の高いアシスタントがタスクに応じてチームで対応します。経理、人事、総務、WEB運用など対応する業務の幅が広く、“必要な時に必要なだけ”メールや電話で仕事を依頼できます。1時間のみの利用ができますので、ちょっとした仕事を頼みたいという企業におすすめです。業界水準の半額というお手軽な料金設定も魅力です。

サービス名

運営会社

月額

無料トライアル

フジ子さん

フジア株式会社

4.7万円/20h〜

1週間の無料トライアル(2時間)

営業事務, 人事経理

WEB, SNS業務

電話代行

外国語対応

料金
4.7万円

契約期間
1ヶ月

最低稼働時間
20時間

支払い
前払い(振込)

「フジコさん」詳細

SUPPORT+iA

【特徴】
会社の母体が税理士法人で公認会計士が運営するアシスタントサービスです。オンライン、オフラインで利用でき、バックオフィス全般の業務をサポートします。単なる「業務代行」ではなく、コア業務に集中できる環境づくりをトータルサポートしています。

サービス名

運営会社

月額

無料トライアル

SUPPORT+iA

グランサーズベンチャーサポート株式会社

3万円6h〜

1週間の無料トライアル(2時間)

営業事務, 人事経理

WEB, SNS業務

電話代行

外国語対応

×

×

要確認

料金
30,000円〜

契約期間
月6時間〜

「SUPPORT+iA」詳細

Genny

【特徴】
テルフィーズ株式会社が提供するオンラインオンライン秘書サービスです。どれだけ仕事を依頼しても価格が変わりません。また、求人広告に必要な初期費用が無料なので、広告費を削減することができます。また30分の導入相談で利用することができるようになりますので、とにかく忙しいから秘書にサポートしてもらいたいという企業におすすめです。

サービス名

運営会社

月額

無料トライアル

Genny

テルフィーズ株式会社

9.5万円/200h~

※18か月契約の場合

2週間の無料トライアル

営業事務, 人事経理

WEB, SNS業務

電話代行

外国語対応

料金
4.7万円

契約期間
1ヶ月

最低稼働時間
20時間

支払い
前払い(振込)

「Genny」詳細

ルーティンで発生する定型タスクは、オンライン秘書に依頼すれば便利

定型タスクは、オンライン秘書に依頼すれば便利
ルーティン業務で発生する定型タスクを、事務職のスペシャリストであるオンライン秘書に任せると、コア業務に集中することができます。煩雑なルーティン業務が大幅に減ると経営者の精神的な負担も減り、会社の売上に直結する営業活動などに思い切り時間を費やせるので生産性があがります。発生する業務に合わせて、オンライン秘書を依頼できる手軽さが好評です。

自社のニーズにあったオンライン秘書を上手に活用して、会社にとってよい循環を作っていきましょう。

タスカル|月額2.5万円~のオンラインアシスタント
タイトルとURLをコピーしました