全員が複業・フルリモートの会社で、事務作業を割り切ってアウトソーシングする意義|株式会社MOVED

10人以上 コンサルティング業
事業課題属人化していた事務局業務フローのマニュアル化。
導入の決め手細かいマニュアル不要で、事務業務を依頼できるところ。
タスカったポイント事務業務専門のチームに運用を依頼することで退職等のリスクヘッジが可能に。

クライアントプロフィール

プラン12ヶ月プラン
お取り組み内容研修事務業務

タスカル導入のきっかけ

まず御社の事業内容と働き方について教えていただけますか?

渋谷様
渋谷様

株式会社MOVEDでは、プレゼンの研修事業と、ITの導入支援事業、kintoneなどのクラウドサービスの研修事業(クラユニ)という大きく3つ事業を展開しています。
私は現職でサイボウズの社員としてもダブルワークをしています。他のメンバーも基本的に、他の会社でも仕事をしていたり、フリーランスとして他の会社さんとも付き合いがあるメンバーで構成されているような会社です。
フルリモートでこの事業を3年続けています。

クラウドサービスの研修事業では、お客様にサイボウズが提供するkintoneなどのクラウドサービスの操作説明ををされているのですか?

渋谷様
渋谷様

kintoneなどのクラウドサービスは独学だと全部の機能を知らないまま使い始めるので、後でやり直しが生まれたりとか、全然知らない機能が残ってたりしてしまいます。
それなら網羅的に1回学んだ方が、その後の活用度合いは一気に上がりますよね。
「研修受けてきてよ」とか、「kintone導入する前にどんなことできるか学んできてよ」と社内で言われたご担当者に受講いただくケースも多いです。
レベル感が5段階あり、開発の知識まで幅広く学べるコースを提供してます。

最初にタスカルを知ったきっかけは何だったのでしょうか?

渋谷様
渋谷様

最初は、決裁者マッチングサービスの「オンリーストーリー」でマッチングしていただいたのがきっかけですね。
お互いに事業の紹介をしつつ、うちの課題感とマッチしそうなので検討を進めました。

どういう流れで発注を決められましたか?

渋谷様
渋谷様

タスカルのサービス自体がうちが潜在的に求めていたものでした。
かつ、IT周りに強いということで、弊社の使っているITツールに慣れてる方じゃないとお願いしにくいなと思ったところもあり、魅力だったんですよね。
実はアウトソーシングに関して考えていた時期で、何社か話を聞いたりもしていましたが、その中で弊社担当者がタスカルが良さそうと言うので、まずスモールにスタートしたという流れです。

具体的には、どのような業務を外注される想定だったのでしょうか?

渋谷様
渋谷様

当初のニーズは、プレゼン研修の事務作業でした。
講師陣はいても事務局が弱く、お客様とのやりとり業務を外注できないかなと考えていました。
あともう一つ、社内のコミュニケーションの中でお客様とのやりとりのツールが結構バラバラになっていて、Slackに一元化したかったんですね。
そこの間を繋ぐ人材が欲しいなというのもありました。

タスカル以外に、アシスタントサービスの比較検討はされなかったんでしょうか?

渋谷様
渋谷様

検討はしていたのですが、サービス自体の差別化が不明瞭なため、「人」が見えやすいサービスにしたいと思っていました。
タスカルは担当の方の顔も見えやすくて、ビジネスが大きくなりすぎてないのも良かったんですよね。もちろんコスト面も大きかったです。

現在は年間プランを契約されています。
プランはどのように選ばれましたか?

渋谷様
渋谷様

業務内容的に、毎月最低10時間はお願いできるなと思ったので、まずは割安になる年間プランでいこうと判断しました。
年間プランでまずお願いして、稼働時間が不足したらあとで追加していける形が理想でしたね。

契約プランは月10時間ですが、実際それを超過した形でやっていただいてますよね。

渋谷様
渋谷様

そうですよね、毎月30時間ぐらいですよね。
前任者は40~50時間ぐらい動いていたと思います。

まずはスモールに始める会社も多い中で、いきなり年間プランに踏み切れたポイントはどこにあったんでしょうか?

渋谷様
渋谷様

課題感がもともと明確だったことと、外部にお願いする文化が熟成されていたことですかね。
定期的にお願いできる仕事は絶対あると思いますし、お願いできるとこはお願いしていかなきゃいけないっていう発想が元々ありました。

研修事務局業務をオンラインアシスタントに委託する意義

どういう経緯で研修事業(クラユニ)の業務を依頼することになったのですか?

渋谷様
渋谷様

クラユニの事務を担当してた方が近い内に辞めることになったのが大きなきっかけでした。
本当に業務が属人化していたので、「その人が抜けるぞ、やばいぞ」となり、その方が担っていた仕事をきちんとマニュアル化して、外部にお願いできるようにしたかった。
そこから一気にタスカルにお願いをし始めました。

具体的には、研修の申し込みから当日の運用までをまるっと依頼したかったということですよね。

渋谷様
渋谷様

そうですね。
申し込みが入ったらその情報を、kintoneにデータを入れ、お客様に請求書を発行。
入金確認して、テキストを事前に梱包送付。当日の案内連絡。
やることは多岐にわたっています。

研修事務局のスタッフに求めることは、ミスなくホスピタリティある対応ということでしょうか。

渋谷様
渋谷様

まず、確動性は必須です。作業に漏れがあるとクレームになりかねません。
加えて、お客様からの「どのコースを選んでいいか分からない」という相談対応や、研修開催日の日程調整、企業研修の場合の交通費の調整など、ある程度ビジネスマナーやビジネスの知識でBtoBのコミュニケーション・気配りのできることが必要です。

タスカルを導入しはじめて、そのあたりの確動性やコミュニケーションで、大変だったことはありませんでしたか?

渋谷様
渋谷様

いえ、本当にスムーズに引き渡しができました。
単純な作業だけじゃなくて、複雑な処理もあるんですけど、作業の流れを1回の打ち合わせで把握いただいて。
ただ言われて終わりじゃなくて、懸念点もその都度共有して、確認していただけるのはすごいありがたいです。

渋谷様
渋谷様

外部に業務を委託すると、どうしても最終的に細かく社内でチェックしないと怖いのですが、その点、タスカルでは有能なスタッフが付いてくださってるので、ほとんどチェックが不要です。
新しい事務の方を採用するよりも、安心して任せられています。

社員を採用したり、パートナーを増やすというのは検討されなかったのでしょうか?

渋谷様
渋谷様

社員として雇用してしまうと「より活躍していきたい」「より出世したい」という欲が出てきて、どうしても事務作業だけお願いすると不満が出てきます。
もっといろんな仕事をしていきたいみたいな話になったときに、「いやいや、あなたには事務をしてほしいんです」と言う話になると、軋轢が生まれたり、ちょっとモヤモヤしたりすることがあります。
ですので、事務仕事は専門の方に割り切ってお願いする方が良かったんですよね。

もし仮に、インターン生にいまの業務を依頼していたらどうなっていたでしょうか?

渋谷様
渋谷様

インターンの方が例えば体調崩したり辞めたときに、同じことをもう1回やらなきゃいけない教育コストが結構大きいですよね。
タスカルなら、何かあったとしても引き継いでいただけるので、安心感はかなり大きいんです。
あとは、個人だとやっぱりメンタルに左右されがちなんですけど、その辺本当にビジネスライクに割り切ってお願いができ、クオリティが常に担保いただけるっていうのも大きなポイントですかね。
インターンの方だと、その先々もっと成長して、幅広くうちの会社で活躍してくれることを目的にやっていくので、いつかはその業務を離れてしまうし、単純に事務業務だけやってもらうのもあまりよくないと、私は思っています。

いい意味で気を使わないで、かつリスクヘッジもできてるっていうところがやっぱりポイントなんですね。

渋谷様
渋谷様

はい。
すごい大きなポイントですね。

タスカル導入効果と、おすすめしたいポイント

タスカルを入れてから実際にどのような効果を実感していますか?

渋谷様
渋谷様

お客様との日程調整などは、かつては今の3〜4倍の工数が発生していました。
メール確認してとか、日程の候補をこっちが出してとかっていうのを全部やっていたので、結構負担だったんですよね。
今は、本当にお客様との打ち合わせに専念できるようになったっていうのはあります。
これは私だけじゃなくて、フロントのメンバー全員ですね。
シンプルに、当社メンバーにやってもらうよりも経費コストも下がってると思います。

今後追加でタスカルにお願いしていきたい業務などあれば教えてください。

渋谷様
渋谷様

お客様とのやりとり、アンケート送付などの一次対応ですね。専属担当が不要な、誰でもできる業務は全てお願いしたいです。
そこは期待しているところですし、うちも整理しなきゃいけないので、徐々にですけど。そしたらかなり楽になるなとは思っています。

最後に、タスカルを検討している他社さまに、おすすめできるポイントを一言お願いします。

渋谷様
渋谷様

特にベンチャーは業務が全然整っていないので、そのときに相談しながら業務を渡していける柔軟性は非常にメリットなんじゃないかなと思います。
細かいマニュアルを作り込まずに済みます。優秀な秘書の方がチームに一人いるようなイメージですね。
あとは私も経験して思いましたけど、やっぱり社長がタスク持っていてはいけないとは思うので、そのを意識を切り替えるきっかけにもなるかなと思いますね。

タスカル|月額2.5万円~のオンラインアシスタント
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