突然ですが「事務作業」って面倒ではありませんか？書類作成、スケジュール調整、メール送信。。忙しい経営者ほど、まとまった事務作業時間を確保することが難しいのではないでしょうか。
事務の手間を削減するのが「事務代行」。オンラインで営業事務・総務・経理などの事務作業を外注できるサービスです。
本記事では、主に社員1〜10名の中小企業経営者向けにおすすめの事務代行サービス18選を一挙にご紹介。料金相場、注意点・デメリット、導入事例も解説します。
こんな人におすすめ
- 事務作業がとにかくめんどくさい。月に5万円以内で外注したい。
- どんな事務作業を依頼できるのか知りたい。
- 事務作業を効率化する手法をいくつか検討したい。
- 事務作業をアウトソーシングしたいが、常駐はしてほしくない。お互いストレスのない方法は？
事務代行サービスが解決してくれる業務
それでは、事務代行サービスにはどんな業務をお願いできるのでしょうか？実際に依頼できる業務は下記です。
- 書類作成
- メール、電話代行
- 受発注業務
- 契約書、請求書発行
- データ入力
- リサーチ
などがあります。 上記の通り、事務作業には単純作業で工数が多い業務から、人事労務など専門的な知識が必要な業務まであります。職種ごとに事務を分類して見ていきましょう。
営業事務代行
顧客とのコミュニケーションや資料作成など営業の仕事は幅広く、顧客に合せた対応を行っています。営業をサポートする営業事務は、幅広い業務知識や高度な知識や資格、機転の利いた対応が求められることが年々増えています。主な業務は下記となります。
- 請求書・見積書作成
- メール代行
- システム入力
- 競合リサーチ
- 広告チェック
営業事務がサポートをすることで、受注拡大が見込めたり、ピュアセールスタイム（営業時間）を捻出できたりと、売上に直結するメリットが多くあります。
書類作成
書類作成代行は取引先との契約書や商談で利用するパワーポイント形式の資料などの依頼をすることができます。
商談に時間を必要とするため営業資料を１から作る時間が中々取れない企業様におすすめだといえるでしょう。
また、弁護士や司法書士など資格を持っている人にも依頼ができるため、契約時の書類など専門性を必要とする場合にも依頼が可能です。
書類作成代行で依頼できる業務の詳細や依頼するメリット・デメリット、料金の相場など詳しくは別記事「書類作成を外注して業務効率化！おすすめ書類作成代行サービス7選」をご覧ください。
メール代行
メール代行はお客様から送られてくる通常の注文や申し込みはもちろん、サイト経由で来たお問い合わせやオンライン注文も代行で受信することが可能です。
また、送られてきたメールに対して対応するだけではなく、お客様へのメルマガや営業メールのライティング、配信も代行するなどこちらから送りたいメールに関しても依頼することができます。
少人数の中小企業ではメール内容を確認して素早く返信を行うのは負担が大きく、コア業務へ注力する時間を削ることにもなります。
そのため、毎日膨大なメールを確認や返信する必要がありコア業務へかける時間が削られている企業様にはおすすめです。
LINEやメールでの連絡代行を実際にどのように行っているか、気になる方はこちらの記事もチェック
経理代行
経理業務は業務が忙しい期末や年末と余裕のある時期の波があります。
そのため、固定費を削減する上でも、業務代行として外部に委託することは得策でしょう。
経理業務は主に以下の4種類に分類されます。
- 管理会計：経費の清算や銀行の預金管理など
- 財務：月ごとの決算や資金調達や融資などの交渉
- 労務：給与計算や年末調整、社会保険に関する手続きなど
- 税務：税に関する申告
アウトソーシングしやすい管理会計をオンラインアシスタント化した、実際の事例も是非チェックしてみてください。
人事労務
人事のミッションは、人材を採用・育成することで組織を活性化させることで、労務は社員が働きやすい環境を整える仕事を担います。依頼できる人事労務の主な業務は以下のとなります。
人事の主な業務
- 採用代行：一次の面接や採用方法などを代行
- 人事戦略設計：目標採用数を確保する人事施策を数値で表し立案
- 研修：研修内容の立案から資料作成をプロに委託
- 人事情報のデータ入力：データ入力を代行
採用業務のアウトソーシングの進め方が気になる方は、こちらの記事へ。
総務
総務は、他のどの部門にも属さないバックオフィス業務が仕事の範囲です。中小企業では人事労務と総務が一緒になっているケースも多くあります。
小規模の企業ではおろそかにされがちな業務が多いですが、企業経営を存続していく上で欠かせない業務も多いです。
総務の定義は曖昧で企業によって含まれる範囲も違うと思います。一般的な総務の業務は以下に分類することが可能です。
- 文書作成、管理、発送
- 備品購入、管理
- オフィス管理
- 社内イベント
- 電話メール対応
- 人事労務業務
- 広報業務
- その他事務作業
非常に多岐な業務ですが、ノンコア業務や定型業務も多く比較的に事務代行で外注やすいものも多くあります。
逆に企画領域、突発型で超短納期、コストが見合わない総務の業務は代行には向いていません。
事務代行サービスのはじめ方、選び方
数多くある事務代行サービス会社の中から、自社のニーズや状況にマッチしたサービスを選ぶポイントをお伝えします。
ユーザー訪問型（常駐）か、オンライン型サービスか
ユーザー訪問型（常駐）は、アシスタントがオフィスに訪問して、企業が必要な時に事務をサポートしたり、コーディネーターやリクルーターとして採用業務を代行します。オンライン型サービスは、「在宅型テレワーカー」として遠隔で企業の事務業務を代行します。
いずれもアサインされるスタッフを発注者が選べないことがほとんどです。常駐型の場合、顔が見えるスタッフが作業をするので安心ですが、近年のコロナ対策でリモートワークが推奨されている委託先も増加しています。
依頼したい業務が頼めるか
依頼できる業務は多岐に渡りますが、大別すると以下の３つになります。自社で外注したい業務の実績があるか、委託先がきちんと理解しているか、を詰めてから業務を外注しましょう。
- 管理
備品管理、商品受発注、スケジュール管理など - 資料作成業務
資料作成、納品書・請求書・領収書作成・発行など - 連絡・更新業務
電話受付・メール配信、顧客対応、Web更新代行など
費用相場はどうか
事務代行サービスは、規定の稼働時間に対する月額料金を支払うのが一般的です。経理・人事・秘書・その他専門職によって料金は変わりますが、時給換算で1,500円～4,000円程度が相場となります。
資格保持者や専門性の高い業務を依頼する場合、料金も高額になる傾向があります。
実績、事例は信頼できるか
依頼する業務の前例や実績がある委託先は信頼できるでしょう。まれに誇張した実績をウェブサイトに掲載しているケースもありますので、営業担当にヒアリングすることをおすすめします。
また、いくら会社に実績があっても、担当ディレクターとスタッフのスキル次第で品質は変わります。あくまで参考程度に考えておくのが良いと思います。
バックアップ体制が確立されているか
依頼したスタッフが体調不良などで業務ができなくなった場合、他のスタッフでどのように対応するのかを事前に確認しておきましょう。チーム体制を組んでいるサービスの場合、依頼した業務が滞ることなく進められるので安心です。
事務代行のメリット・デメリット
なんとなく事務代行を活用するイメージができたでしょうか？実際に契約をするにあたり、アウトソーシング で失敗したくないと思う方が多いと思います。事務代行を活用する、メリットとデメリットを見ていきましょう。
事務代行のメリット
事務代行の主な活用のメリットは、次の３つです。
- 固定費の削減になる
ー稼働時間に応じた請求なので、変動費化できる
ーアルバイトだと期間雇用がしにくい（クビにできない）、事務代行は契約終了が可能 - 経験のある専門家に依頼できる
- 業務効率化（コア業務への集中）が図れる
事務代行の注意点、デメリット
事務代行の注意点、デメリットは、次の４つです。
- コストがかかる
- 依頼してみないとクオリティがわからない
- マニュアル作成や指示出しが必要になる
- 情報漏洩やトラブルのリスクがある
事務代行は手間が省け、社員を採用するよりも安く済むとだけ理解するのは危険です。デメリットがあることもよく理解し、利用開始を検討してください。
中小企業に蔓延する「事務」の課題
日本政策金融公庫の「2017年の中小企業の景況見通し」によると、中小企業の抱える課題は、
- 営業力・販売力の強化
- 人材の確保・育成
- コストダウンや財務体質の強化
という3つの項目に集中していることが分かります。
この調査結果から中小企業は新たに営業を増やし、販路拡大を必要としながらも「人材やお金」というコストを削減をする必要があるといえます。
経営者や担当者が多くの「事務作業」を多く抱えこむことで、どのようなデメリットがあるのでしょうか？
①売上機会を損なう
第一に、売上機会の損失です。企業が事務作業というノンコア業務を抱え過ぎてしまうことで、売上に直結しない仕事に多くの時間をかけることになります。
日々の煩雑な事務作業や在庫管理に多くの時間を費やしたり、忙しさのあまり匕ューマンエラーやケアレスミスが多くなると、顧客対応の時間を十分に確保することができなくなります。
その結果、売上につなげる営業やマーケティング活動の時間が減ってしまいます。
②いつまでも社員を採用できない
次に、社員を採用できなくなるリスクです。中小企業は人手不足にも関わらず、社員をすぐに採用できないという実情があります。
目の前の事務作業に追われて、社員の採用まで頭が回らない。売上につながりにくい事務作業が多く、利益を早出出来ず、人を採用できない。仕事内容や福利厚生が魅力的な企業に人材が取られてしまっている可能性もあります。
③事業の中長期期な見通しが立てにくい
3つ目が事業の中長期期な見通しにくくなる点です。
営業事務やシステム設定などのノンコア業務で手一杯で、中長期の計画を立てる時間がない経営者も多いのではないでしょうか？
④無駄なコストがかかる
事務作業の多くは、データ入力やスケジュール調整、書類整理など人の手を介在します。本来はアシスタントでもできる業務を正社員がやってしまうことで、生産性が低く、無駄なコストが発生しがちです。
経理や総務の仕事では、書類の印刷や捺印など「紙を必要とする業務」も多くあります。ペーパーレス化の取り組みが進めば、紙のコストも減らせるはずです。しかし業務改善をする時間もなかなか取りづらいでしょう。
このような事務の課題を解決していかない限り、企業の成長は遅れてしまいます。
【2021年最新】中小企業におすすめの事務代行サービス18選
最後に、中小企業におすすめの事務代行サービスを5つご紹介します。月額コストがリーズナブル 、利用開始までの手続きがスムーズ、少量多種類の業務でも依頼可能、という観点で選定しました。
１．タスカル
【特徴】
株式会社カラーズが提供するオンラインアシスタントサービス。専属ディレクターが付き、アシスタントチームを構築して業務をサポートします。月に10時間の事務代行から対応してくれるので、「依頼したいけど業務量がそこまで多くない」と言う中小企業におすすめです。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
タスカル | 株式会社Colors | 2.5万円/10h〜 | なし |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
料金
月額2.5万円〜
契約期間
3ヶ月〜
最低稼働時間
10時間/月
支払い
前払い（クレジットカード決済）
２．HELP YOU
【特徴】
株式会社ニットが提供するオンラインアシスタントサービスです。専属ディレクターが付き、採用率１％の狭き門をくぐった精鋭アシスタントが、チーム単位でサポートします。
経理・人事をはじめECサイト／メディア運営など幅広いサポートをしています。何を依頼してよいかわからないという企業におすすめです。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
HELP YOU | 株式会社ニット | 10万円/30h～ ※契約は6ヶ月～ | なし |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
○ | ○ | ○ | ○ |
料金
月額10万円〜
契約期間
6ヶ月〜
最低稼働時間
30時間／月
支払い
前払い
３．YPP
【特徴】
株式会社YPPが提供するオンラインアシスタントサービスです。総務・労務、人事、事務局運営補助などサポート内容は幅広く、グループやペアのチーム制で働ける在宅・訪問の仕事のマッチング提供しています。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
YPP | 株式会社YPP | 2.5万円/～30h | なし |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
○ | ○ | ○ | × |
料金
月額25,300円（10〜30時間の場合）
契約期間・最低稼働時間
10時間以内（料金は一律33,000円／月）
支払い
要確認
4．フジコさん
【特徴】
フジア株式会社が提供するオンラインアシスタントサービスです。専門性の高いアシスタントがタスクに応じてチームで対応します。経理、人事、総務、WEB運用など対応する業務の幅が広く、“必要な時に必要なだけ”メールや電話で仕事を依頼できます。
1時間のみの利用ができますので、ちょっとした仕事を頼みたいという企業におすすめです。業界水準の半額というお手軽な料金設定も魅力です。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
フジ子さん | フジア株式会社 | 4.7万円/20h〜 | 1週間の無料トライアル（2時間） |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
○ | ○ | ○ | ○ |
料金
4.7万円
契約期間
1ヶ月
最低稼働時間
20時間
支払い
前払い（振込）
5．Genny
【特徴】
テルフィーズ株式会社が提供するオンラインオンライン秘書サービスです。どれだけ仕事を依頼しても価格が変わりません。また、求人広告に必要な初期費用が無料なので、広告費を削減することができます。
また30分の導入相談で利用することができるようになりますので、とにかく忙しいから秘書にサポートしてもらいたいという企業におすすめです。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
Genny | テルフィーズ株式会社 | 9.5万円/200h～ ※18か月契約の場合 | 2週間の無料トライアル |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
○ | ○ | ○ | ○ |
料金
4.7万円
契約期間
1ヶ月
最低稼働時間
20時間
支払い
前払い（振込）
６. スーパー秘書
特徴
・コーディネーターが業務のヒアリングや導入のサポートをしてくれる
・Web制作、動画制作なども依頼可能
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| スーパー秘書 | ガイアモーレ株式会社 | 月額3.85万円(税込)/10h～ ※初月のみ初期費用8.8万(税込)が別途発生 | なし |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| ○ | ○ | × | 不明 |
７. For your Business
特徴
・毎月契約を変更できるので繁忙期だけ追加で依頼も可能
・2時間の無料トライアルあり
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| For your Business | 株式会社Radice | 月額3.85万円(税込)/12h～ | 2時間の無料トライアルあり |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| ○ | ○ | × | ○ |
URL：https://foryourbusiness.jp/
８. アージュスタイル
特徴
・週30分から利用できる
・セミナー事務局運営など一部オフラインの業務も依頼可能
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| アージュスタイル | 合同会社アージュスタイル | 月額5.5万円/15h～ ※導入時に業務設計料金（5万円）が別途発生 | なし |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| ○ | ○ | 不明 | × |
９. 猫の手アシスタント
特徴
・1件ごとに相談可能
・基本的に依頼後24時間以内に業務を完了させてくれる
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| 猫の手アシスタント | 有限会社ミーツ | 1,000円/30分 | なし |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| ○ ※検索、事務 | ○ | ○ | ○ |
URL：https://nekonotea.jimdofree.com/
１０. herstyle
特徴
・レセプション受付業務代行（プロのレセプショニストによる受付業務）がある
・ヒアリングによって、問題点を明確にし、どのように進めていくのかプランニングをしてくれる
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| herstyle | 株式会社herstyle | 月額4万円/16h～ ※料金は業務内容による | なし |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| ○ | × | × | × |
１１. トーイングウーマン
特徴
・社会人歴10年以上のキャリア女性のみ在籍
・3時間の無料トライアルあり
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| トーイングウーマン | 株式会社トーイングウーマン | 月額6.5万円/20h～ | 3時間の無料トライアルあり |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| ○ | ○ | × | ○ |
１２. Mamasan&Company
特徴
・ママさん同士で連携してサポートし高いクオリティを実現
・世界中の女性をメインスタッフに雇用しているので多言語対応可能
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| Mamasan&Company | Mamasan&Company 株式会社 | 月額5万円/16h～ ※料金は業務内容による | なし |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| ○ | ○ | ○ | ○ |
１３、Remobaアシスタント
特徴
・独自基準で厳格にスクリーニングしたアシスタントを採用
・チームでクライアントをサポートできる仕組み
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| Remobaアシスタント | 株式会社Enigol | 月額9.9万円(税込)/30時間～※12ヶ月契約 | 〇 1ヶ月分 |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| 〇 | 〇 | × | 〇 |
URL：https://remoba.biz/assistant
１４、BOD
特徴
・電話代行、記帳代行、請求書発送代行、オンラインアシスタントライト、電子契約代行、DX伴走支援の6つのサービスから必要なサービスのみ自由に組み立て可能
・オンラインアシスタントサービスの範囲を超えてしまっても、個別のアウトソース業務への提案が可能
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| BOD | 株式会社BOD | 月額1万円～※サブスクリプションプラン | × |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| 〇 | 〇 | 〇 | × |
１５、在宅秘書サービスみらい
特徴
・Officeを活用した業務に特化
・スタッフは豊富な実務経験と研修に合格した者のみ
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| 在宅秘書サービスみらい | 未来創造スペース MIRAI AGEO | 月額2.7万円～※12ヶ月契約 | × |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| 〇 | × | × | × |
１６、Office ATSUMI
特徴
・イベントやセミナー時、会場入りできるスタッフ有り
・月額約5万円から利用可能
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| Office ATSUMI | OFFICE ATSUMI株式会社 | 不明 | × |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| 〇 | 〇 | × | × |
１７、経理・総務・事務代行サポートセンター
特徴
・経理業務がメイン
・経理経験3年以上のスタッフが中心となって経理業務をサポート
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| 経理・総務・事務代行サポートセンター | 株式会社インフィニティ | 月額基本料金1.1万円(税込)＋作業料金 | × |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| 〇 | × | × | × |
URL：http://xn--mnq381gqlg5nl.jp/infinity/
１８、Fammオンラインアシスタント
特徴
・低価格・高品質でWebデザイン・動画編集の依頼も可能
・スタッフは実務経験3〜5年以上を持つ20〜40代の主婦が中心となります。
| サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| Fammオンラインアシスタント | 株式会社タイマーズ | 月額7万円～※12ヶ月契約 | × |
| 営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
| 〇 | 〇 | 〇 | × |
URL：https://famm.us/ja/online-assistant
まとめ
まずは、実際に事務代行サービスを活用してみないとその良さを実感することはできません。アルバイトを雇ったり、業務システムを導入するのは金銭的にもコミュニケーション上もコストがかかります。
アルバイトや高額なシステムと違い、オンラインの事務代行は解約も簡単に行えるケースがほとんどです。一度オンラインの事務代行を使ってマッチするようであれば、継続して活用していくというのがおすすめです。
