【2021年最新】アウトソーシングの4つのメリットと委託すべき業務を徹底解説

「細々した事務作業が多くて、やりたい業務に集中できない」

「意思決定が必要な業務に時間を割きたいから、誰がやっても結果が変わらない仕事は誰かにお願いしたい……」

こんなお悩みをお持ちの方におすすめなのが「アウトソーシング」です。

アウトソーシングとは、社外の人材や専門企業に仕事を委託する経営手法 のことを言います。新しく人材を採用することなく人手不足を解消できるので、気になっている方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、アウトソーシングに関して以下の内容を解説します。

  • アウトソーシングのメリット・デメリット
  • 人材派遣・オンラインアシスタントとの違い
  • アウトソーシングに向いている業務と導入事例
  • 導入すべきか判断する3ステップ

特徴別におすすめのアウトソーシング会社も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

【アウトソーシングを導入するメリット】人件費の削減・人手不足の解消

アウトソーシングを導入するメリットは、以下の4つです。

  • 人件費が削減できる
  • 人手が足りないときだけ増員できる
  • コア業務に集中できる
  • 業務の質が向上し、効率化が図れる

データから読み取れる忙しいビジネスマンのお悩みを、アウトソーシングがどう解決してくれるのか解説します。

1.人手不足を解消しつつ、人件費が削減できる

アウトソーシングを導入すると、人手不足を解消しつつも、人件費を削減できます。

「外部の人に頼むからお金が余計にかかるのでは?」と思う人もいるかもしれません。しかし、正社員を雇うより圧倒的に安く済みます

正社員として事務員を一人雇用する場合、月に最低15〜20万円の給与が必要です。

特に社会保険労務士や税理士など、国家資格をもつ人材を雇用する場合はさらに多くの給与を支払わなければいけません。

売上がまだ安定していないスタートアップ企業は、人を雇用するだけで経営が厳しくなることもあるでしょう。

一方、アウトソーシングなら、月に最低3万円程度から業務を依頼できます

「正社員を雇うほどではないけど、人が欲しいときがある……」

そんな会社にはアウトソーシングが最適です。

中小企業やスタートアップ企業では、経理や人事などの事務業務を経営陣がこなしていることもあります。

中小企業庁の調査では、削減したい業務があると答えた経営者は55.7%にものぼりました

          ※引用:中小企業庁|〔2〕経営者自身の業務時間削減の意向

特に給与管理など労務の業務は約5割、経理関係の業務にいたっては約7割の経営者が、業務を削減したいと考えています。

※引用:中小企業庁|〔3〕従事している業務別に見た経営者自身の業務時間の削減意向

経理や労務は、会社ごとにやり方が大きく異なることが少ない業務です。そのため、アウトソーシングを導入することで大きな効果が見込めます。

「あ~給与の管理が面倒だ。数字は得意じゃないし、時間もない……」

事務業務に忙殺される時間を、リーズナブルに削減できるのがアウトソーシングのメリットです

2.人手が足りないときだけ増員できる

アウトソーシングでは、人員が足りない繁忙期のみ増員が可能です。正社員の雇用を迷う理由の1つとして「常に人が足りないわけではないから」があげられます。

例えば、以下のようなケースでは人手不足が一時的なものです。

  • 商品がメディアで紹介されて一時的に注文が増加しているとき
  • 事務を担当する社員が長期休暇をとっているとき

こうしたケースで社員を新しく迎え入れると、状況が変わったとき過剰要員が発生する恐れがあります。

アウトソーシングなら、一時的な人手不足に対応できるのです

3.コア業務に集中できる

アウトソーシングを導入すると、コア業務に集中できるようになります。コア業務とは、企業活動の根幹をなす重要な業務のことです。

利益を生むための直接的な仕事とも言えます。

コア業務にあたらない、請求書の処理や記帳作業、給与支払いなどをアウトソーシングすると、会社の実益に関わる販売や営業に時間を割くことが可能です。

なお、コア業務とノンコア業務を並行するマルチタスクは、人間の集中力や記憶力を著しく低下させます

スタンフォード大学の研究では、簡単なテストを受けさせた学生のうち、日常的にマルチタスクで作業する学生は、マルチタスクをあまり行わない学生に比べ、結果が悪かったと報告されています。

重要な意思決定をする機会のある社員に、事務作業を課すのは効率的ではありません。

すべての業務の作業スピードが落ちるだけでなく、会社の損失に関わる誤った判断を下してしまうリスクがあります

下記はアウトソーシングサービス「タスカル」を導入することで、コア業務に時間を割けるようになったお客様の声です。

「電話対応や名刺作成等の事務業務からWebコンテンツの更新・修正など、事務作業はもちろんのことWebサイト周辺業務など手間のかかる煩雑な業務をタスカルに依頼。結果、本来その社長が集中すべき営業活動などコア業務への稼働が最大化できるようになりました。」(Web マーケティング会社)

アウトソーシングを導入すれば、利益に関わるコア業務に集中できるだけでなく、高い判断力を維持できます。

4.業務の質の向上と効率化

アウトソーシングサービス会社に在籍する、専門スキルを持つ人材に業務を委託すると、社員が行うより業務の質が向上する場合があります

少人数の会社の場合、人事・経理など管理部門を1人が兼任し、専門分野でない業務も担当しなければいけないこともあるでしょう。

兼任かつ、不得手な分野の業務が含まれることで、生産性・業務の質ともに低下します

また、労務や税などの分野は毎年のように法改正が行われるため、社員の教育にコストをかけなければいけません。

このような専門性が必要になる業務をアウトソーシングすると、仕事の質が安定し、業務の効率化も図れます。

アウトソーシングを導入するデメリット

アウトソーシングはメリットがたくさんありますが、委託する業務によっては以下のデメリットが発生してしまいます。

  • 社内情報が漏洩するリスクもある
  • 自社にノウハウが残らなくなる
  • 独自のルールが多い場合、効果が低くなる可能性も
  • 業務内容にブラックボックスが生じる

それぞれ気をつけていれば払拭できるものもあるので、一つひとつ解説していきます。

1.社内情報が漏洩するリスクもある

作業を委託するにあたり、社内のデータをアウトソーシング会社に公開する必要があるため、情報漏洩のリスクをゼロにはできません

もちろんアウトソーシング会社も細心の注意を払い、情報を管理しています。

しかし、情報が外部に持ち出されること自体は防げないので、契約時にアウトソーシングする会社のセキュリティ対策を確認しましょう

2.自社にノウハウが残らなくなる

アウトソーシングする業務は、企業の利益にとって重要度の高くないものが一般的です。

ノウハウが残らなくても問題がない場合が多いですが、事務作業において効率化するための業務フローを社員が学ぶ機会がなくなります

人員に余裕ができてアウトソーシングを打ち切った際に、一気に作業スピードが落ちてしまうかもしれません。

ノウハウを自社にある程度蓄積できるよう、依頼先のアウトソーシング会社にマニュアルや手順書の作成を依頼しておきましょう。

3.独自のルールが多い場合、効果が低くなる可能性も

社内の事務作業に独自ルールが多く設けられている場合、アウトソーシングをしても効果が低くなる可能性があります

アウトソーシングでは、依頼したアウトソーシング会社が作成した効率化された手順に従って業務が行われるのが一般的です。

独自のルールを多数設けている場合、修正が大量に必要になり、結局自社でやったほうがコストをおさえられることもあります。

ルールが多い場合や他社にないような事務作業を依頼したい場合は、アウトソーシング会社に相談してみましょう

4.業務内容にブラックボックスが生じる

アウトソーシングをすると、業務内容にブラックボックスが生じま。ブラックボックスとは、内容が不透明な状態のことです。

例えば、経理のすべてのフローを委託したとき、完成したシートに考えられない数字が載っていたとします。

社員が誰も関与していないと、この数字がどのような計算から算出されたものなのか、単なる間違いなのかがわかりません。

アウトソーシングを依頼していない日に、トラブルが起こってしまうと対応が遅くなってしまいます。

ほとんどの工程を委託するとしても、社内に数人は業務フローを理解している人をつくっておきましょう

人材派遣、オンラインアシスタントとの違いは?

アウトソーシングについての説明を聞いて「派遣社員やオンラインアシスタントと似ている」と感じた人もいるでしょう。

まず、人材派遣とアウトソーシングの大きな違いは、作業代行者への命令元です

人材派遣:依頼企業 → 派遣社員

アウトソーシング:アウトソーシング会社 → 作業者

派遣社員に業務上の指示を出すのは、派遣元の会社ではなく、派遣先の会社です。つまり、派遣された人材への指導は自社で行わなければなりません。

一方、アウトソーシングは自社の委託したい業務をアウトソーシング会社がくみ取り、作業者に指示を出します。

派遣社員は人材の獲得、アウトソーシングは業務の委託を目的にするイメージです。

アウトソーシングは指導にコストがかかりませんが、自社独自のルールを伴う作業を代行してほしい場合は、直接教育できる人材派遣のほうが適切です。

委託したい業務の内容や指導にかけられるコストを踏まえて選びましょう。

なお、オンラインアシスタントは、一般にアウトソーシングの中でバックオフィス業務をサポートするサービスのことを言います。業態としてアウトソーシングとの違いはありません。

オンラインアシスタントについて知りたい方は「オンラインアシスタント|選び方、料金、注意点、おすすめ会社紹介をご覧ください。 

【導入事例】アウトソーシングに向いている業務とは?

アウトソーシングに向いている業務は「経理」「人事」「営業事務」などです。

これらの業務は、前述の導入するメリットや派遣社員との違いを踏まえた上で、アウトソーシングに向く下記の条件を満たしています。

  • 企業の利益に直結しない(ノンコア業務)
  • 会社ごとのルールが少なく、指導する必要がない
  • 専門性や整備された業務フローがあると効率化できる

実際に導入事例を紹介しながら、それぞれの業務をどのように効率化できるかチェックしましょう。

経理

経理のミッションは「会社の状況を数字で表すこと」です。融資を申し出るときなどには、信用を得るために会社の状況を整理した情報が必要になるので、おろそかにはできません。

細かな数字を扱うため、ミスが発生しやすいですが、人員の少ない中小企業では経営者自身が行っていることも多い業務です。

経理業務をアウトソーシングした、社員10名のコンサルティング会社の導入事例を紹介します。

【導入事例】コンサルティング会社(社員10名)

背景(ビフォー)
経理業務を一手に受ける人が不在。
高付加価値型のコンサルティングを提供しているため、売上やクライアントサポート以外の作業はすべて外注したい。

サポート内容

  • 入出金管理
  • 月末支払い分作業報告書格納チェック
  • 見積書・請求書作成

成果(アフター)
経理の機能をまるごとアウトソーシング。
営業商談時間を捻出できたため、新規クライアントを3件獲得

経理の仕事は、誰が行っても同じ結果になるルーティンワークと言えます。

アウトソーシングに適していますし、法改正が頻繁な分野なので専門家にお任せしてしまいましょう

経理のアウトソーシング事例につきましては「ベンチャーは経理をアウトソーシングすべきか?外注できる業務、注意点、内製化との違いなどを解説」をご覧ください。

人事

人事の業務は、採用と社員の労働を管理する労務に分けられます。

採用では、アウトソーシングに応募者の管理を委託すれば、社内の採用担当者を面接に集中させることができます。

また、労務関係は、次のようにルーティーンタスクが多く、専門領域でない社員が行うとかなり消耗しやすいです。

  • 従業員の給与の計算
  • 勤怠管理業務
  • 入退社手続き業務

労働関係の法令は毎年のように改正されるので、その度に新たな知識を習得する必要があります。

社会保険や労働保険・労働基準法などの専門知識を有した専門家による対応が効率的です。

また、入退社手続きのような定型の業務は、アウトソーシングをすることで効率化するためのノウハウが得られる場合もあります。

アウトソーシングならではのメリットをいかした導入事例を見てみましょう。

【導入事例】製造会社(社員500名)

背景(ビフォー)
年末調整の時期になると、人事業務量が爆増。
人員配置を変えても業務説明が煩雑で標準化できていない。

サポート内容:年末調整の時期にアウトソーシングを依頼

  • 申告書の印刷・チェック
  • 住所変更や扶養者の増減の連絡対応
  • 年末調整データの作成

成果(アフター)
年末調整をする時期の人事の残業時間を大幅削減。
担当者間でバラつきがあった対応が標準化。

忙しい時期にピンポイントで導入できるので、繁忙期を乗り切りたい会社やマニュアルを作りたい会社におすすめです。

人事のアウトソーシングにつきましては、オンライン事務代行サービスとは?料金相場、注意点、おすすめ会社を紹介!【中小企業向け】をご覧ください。

営業事務

アウトソーシングは営業をサポートする営業事務にも向いています。営業事務の仕事の多くは「受注管理」「契約書の発行」「データ入力」などのノンコア業務です。

営業が営業事務も兼任している場合は、アウトソーシングして創出した時間を営業活動や顧客対応にあてられます。

【導入事例】住宅設備メーカー

背景(ビフォー)
営業担当が営業事務を兼任。
複数の取引先書類を個人で管理していた。

サポート内容:見積書の作成に必要な下記フローを依頼

  • 品番検索
  • 仕様確認
  • 単価・数量入力

成果(アフター)
営業担当の商談時間を創出。
営業先からの直帰が可能になった

事務作業をアウトソーシングすることで、営業担当をコア業務に集中させることが可能です。

また、営業先からの直帰ができるようになり、社員の働きやすさもアップします。

アウトソーシングを導入するまでの3ステップ

「アウトソーシングすれば、楽になりそうだ」と思った方に向け、導入する3ステップを解説します。

  1. コア業務とノンコア業務の比率を洗い出す
  2. アウトソーシングの料金相場と相談
  3. 小ロットで導入してみる

きちんとステップをおさえないと、費用に見合った業務効率化が見込めません。手順をチェックしておきましょう。

1.コア業務とノンコア業務を分けてみる

簡単で構わないので、自社のコア業務とノンコア業務を分けて書き出してみてください。

書き出した業務のうち、社員のリソースを奪っているノンコア業務にチェックをつけます。

チェックをつけたノンコア業務がなくなれば、どのくらいの時間が浮いてほかの業務に回せるのかを考えましょう

「面倒ではあるものの、数分しか浮かないな」という場合は、アウトソーシングが過剰要員になる場合もあります。

2.アウトソーシングの料金プランと相談

アウトソーシングの料金は「スポット依頼」と「月額プラン」の2パターンが用意されていることが多いです

スポット依頼とは、従量課金制に近い料金プランのことを言います。例えば、給与計算1名につき1500円、記帳代行1仕訳あたり100円といった価格設定です。

業務量が可視化できている場合は、コストを調整できるメリットがあります。

月額プランは月の稼働時間で料金が設定されます。例えば、タスカルのプランは月10時間のサポートで月額2.5万円(年間プラン)です。

「予算内で最大限に業務をサポートしてほしい」という場合におすすめです。

費用対効果が最も高くなるプランを選ぶべきですが、迷ったらアウトソーシング会社に相談してみましょう。タスカルでは見積り、相談を無料で受け付けております。

3.小ロットから導入してみる

アウトソーシングを導入する際は、初めは少ない稼働時間やスポット依頼で申し込むのがおすすめです。

アウトソーシングをしてみたものの、費用に見合った成果が見られない場合もあるかもしれません。

いきなり年間プランを契約するよりは、小ロットで導入して効果を見てみましょう

【会社の特徴別】おすすめアウトソーシング会社3社

最後に実際にアウトソーシングを依頼できる3社を紹介します。

  • タスカル
  • Caster BIZ
  • フジ子さん

それぞれ特徴が異なるので、自社に合いそうな会社を検討してみてください。

1.タスカル:中小企業やスタートアップの方におすすめ

特徴

  • 月額2.5万円〜で導入ハードルが低い
  • 専属ディレクターが対応
  • 1ヶ月10時間の小ロットで契約できる

秘書 ○

経理 ○

事務 ○

人事 ○

Webサイト運用 ○

オフライン業務 −

料金

  • 1ヶ月10時間/2.5万円(12ヶ月契約)
  • 1ヶ月10時間/3.0万円(6ヶ月契約)
  • 1ヶ月10時間/4.0万円(3ヶ月契約)

提供企業
株式会社カラーズ

ホームページ
https://taskar.online/

タスカルは「月10時間程度サポートしてほしい」というスタートアップや中小企業の方におすすめです

月10時間の小ロットのプランは用意していない、またはかなり割高になる会社も多いなか、業界最安値クラスの2.5万円で提供しています。

要望をくみ取ってディレクターが人材を選定しますが、Zoomで定期的にアシスタントと打ち合わせができるので安心です。

2.Caster BIZ:オフライン業務も対応可能

特徴

  • 倍率1/100の優秀なスタッフが在籍
  • オフライン業務も可能
  • チームで業務に対応

秘書 ○

経理 ○

事務 −

人事 ○

Webサイト運用 ○

オフライン業務 ○

料金

  • 6ヶ月契約:1ヶ月30時間/108,000円
  • 12ヶ月契約:1ヶ月30時間/96,000円
  • スタマイズプラン:相談可能

提供企業
株式会社キャスター

URL
https://cast-er.com/

Caster BIZはアシスタントの質にこだわったアウトソーシング会社です。1/100の厳しい審査を通過したアシスタントがチームを編成して対応します。

カスタマイズプランはあるものの、基本的なプランは30時間の設定です。

アウトソーシング会社としては珍しく、オフラインでの業務も対応しているので、オフィスで顔合わせをしたい方におすすめです。

3.フジ子さん:膨大な業務を思いきり委託したい企業の方向け

特徴

  • 優秀なスタッフがチームで対応
  • 月額4.7万円というリーズナブルな価格帯
  • 1週間の無料トライアル

秘書 ○

経理 ○

事務 ○

人事 ○

Webサイト運用 ○

オフライン業務 −

料金

  • 1ヶ月20時間/4.7万円
  • 1ヶ月30時間/6.9万円
  • 1ヶ月50時間/9.9万円 (50時間以上は別途見積もり可能)

提供企業
フジア株式会社

URL
https://fujiko-san.com/

フジ子さんは、業界水準のおよそ半額のプランを提供しています。特に50時間稼働のプランでは、1時間当たりのコストは2,000円程度です。

契約期間は1ヶ月なので、不要になった場合はすぐに解約できます。

月10時間といった小ロットには対応していませんが、山積みのタスクを思いきり委託したい方には最適です

まとめ|アウトソーシングで人材不足の解消と人件費削減が可能

アウトソーシングのメリットは、以下4つでした。

  • 人件費が削減できる
  • 人手が足りないときだけ増員できる
  • コア業務に集中できる
  • 業務の質が向上し、効率化が図れる

アウトソーシングは、人材不足の解消や企業のコストを削減する有効な手段の一つです。

最近は繁忙期の人材補充や簡単な業務だけでなく、人事や労務、経理といった高度な知識や経験が求められる業務を依頼できるようになり、国内のアウトソーシング市場は拡大しています。

※引用:矢野経済研究所|国内BPO市場規模推進予測

今回紹介したアウトソーシングのメリットや導入までのステップを踏まえ、アウトソーシングを導入をぜひ検討してみてください。

本当は時間を割きたくないような業務に忙殺される毎日を終わりにしましょう。

タスカル|月額2.5万円~のオンラインアシスタント
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