事務作業、もうやりたくない!オンラインで外注できる事務代行サービスの特徴を解説

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

事務代行とは、営業事務・総務・経理などの事務作業を外注できるサービスです。

従業員数が少ない企業では、目の前のタスクに追われるあまりまとまった事務作業の時間を確保することが難しいのではないでしょうか。

事務作業を自社で行うと本来注力すべきコア業務の時間を大きく減らすことにつながります。例えば、従業員10名以下という少数メンバーで事業を回している中小企業は、事務作業の時間をまとめて確保することでダイレクトに生産性の低下や事業成長の鈍化を招く恐れもあります。

本記事では、主に社員1〜10名の中小企業経営者向けに事務代行サービスの特徴、料金相場、注意点・デメリットから導入事例までご紹介します。

中小企業が事務代行を利用すべき理由

日本政策金融公庫の「2017年の中小企業の景況見通し」によると中小企業の抱える課題は、営業力・販売力の強化や人材の確保・育成、コストダウンや財務体質の強化という3つの項目に集中していることが分かります。

この調査結果から中小企業は新たに営業を増やし、販路拡大を必要としながらも「人材やお金」というコストを削減をする必要があるといえます。

売上の拡大とコストの縮小の両方を進める上で事務代行で社外の人間に依頼することが効果的です。

本章では具体的に中小企業の課題をいかにして「事務代行」が解決するのかをご紹介します。

事務作業に追われ、売上機会を損失している

第一に、企業が事務作業というノンコア業務を抱え過ぎてしまっていることにあります。企業にとって最も大切なことは、顧客の問題を解決し会社の売上につなげることです。

しかし、日々の煩雑な事務作業や在庫管理に多くの時間を費やしたり、忙しさのあまり匕ューマンエラーやケアレスミスが多くなると、顧客対応の時間を十分に確保することができなくなります。

その結果、売上につなげる営業活動の時間が減ってしまいます。

社員を採用できない

次に、社員を採用できないことです。人手不足にも関わらず、社員をすぐに採用できないという実情があります。

理由は、新規で雇用するための経費が確保できない、採用に失敗したくない、また新規で人を雇うほどの業務内容ではないといったことが挙げられます。仕事内容や福利厚生が魅力的な大手やスタートアップ企業に人材が取られてしまっている可能性もあります。

事業の長期的な見通しが立てにくい

3つ目が、中小企業は先行きが見通しにくい点です。

世の中の人口減少や高齢化社会が進み先行きが不透明という中で、大企業と比べて経営基盤が弱い中小企業は、設備投資や従業員の雇用を容易に行えないというのが現状です。経営者が高齢になり経営権を継承することを考えた場合、人材育成には数年以上かかる可能性があります。社内で人材リソースを持つこと自体がリスクになるのです。

様々なコスト削減を行う必要がある

これまでに挙げた理由をまとめると、中小企業はコア業務以外にかかる人件費や社員が優先度の低い事務作業に使う時間を少しでも減らすことが企業成長させる上で大切です。

そのため、あらゆる面でコスト削減を行い企業の成長を目指すためにも中小企業には事務代行が必要だといえるでしょう。

中小企業の課題を解消する上で外部に委託するメリットについて詳しく知りたい方は別記事「アウトソーシングを導入するメリットと中小企業の慢性的な悩みを解消」をご覧ください。

事務代行にお願いできる業務

それでは、事務代行サービスにはどんな業務をお願いできるのでしょうか?実際に依頼できる業務は、

  • 書類作成
  • メール、電話代行
  • 受発注業務
  • 契約書、請求書発行
  • データ入力
  • リサーチ

    などがあります。 上記の通り、事務作業には単純作業で工数が多い業務から、人事労務など専門的な知識が必要な業務まであります。職種ごとに事務を分類して見ていきましょう。

    営業事務

    顧客とのコミュニケーションや資料作成など営業の仕事は幅広く、顧客に合せた対応を行っています。営業をサポートする営業事務は、幅広い業務知識や高度な知識や資格、機転の利いた対応が求められることが年々増えています。主な業務は下記となります。

    • 請求書・見積書作成
    • メール代行
    • システム入力
    • 競合リサーチ
    • 広告チェック

    営業事務がサポートをすることで、受注拡大が見込めたり、ピュアセールスタイム(営業時間)を捻出できたりと、売上に直結するメリットが多くあります。

    書類作成代行

    書類作成代行は取引先との契約書や商談で利用するパワーポイント形式の資料などの依頼をすることができます。

    商談に時間を必要とするため営業資料を1から作る時間が中々取れない企業様におすすめだといえるでしょう。

    また、弁護士や司法書士など資格を持っている人にも依頼ができるため、契約時の書類など専門性を必要とする場合にも依頼が可能です。

    書類作成代行で依頼できる業務の詳細や依頼するメリット・デメリット、料金の相場など詳しくは別記事「書類作成を外注して業務効率化!おすすめ書類作成代行サービス7選」をご覧ください。

    メール代行

    メール代行はお客様から送られてくる通常の注文や申し込みはもちろん、サイト経由で来たお問い合わせやオンライン注文も代行で受信することが可能です。

    また、送られてきたメールに対して対応するだけではなく、お客様へのメルマガや営業メールのライティング、配信も代行するなどこちらから送りたいメールに関しても依頼することができます。

    少人数の中小企業ではメール内容を確認して素早く返信を行うのは負担が大きく、コア業務へ注力する時間を削ることにもなります。

    そのため、毎日膨大なメールを確認や返信する必要がありコア業務へかける時間が削られている企業様にはおすすめです。

    メール代行に依頼できる業務の詳細や依頼するメリット・デメリット、おすすめサービスの紹介を別記事「メール代行サービスは本当に便利?おすすめ企業や料金相場を徹底解説」にて行っています。メール代行に興味のある方はぜひご覧ください。

    電話代行

    電話代行はインバウンドとアウトバウンドの2つに分類することができます。

    インバウンドの電話代行は商品・サービスに関する問い合わせやカスタマーサポートの代行を行うことが可能です。

    アウトバウンドの電話代行はテレアポで新規顧客の獲得を行ったり、既存顧客に対するフォローの電話を行ったりすることができます。

    そのため、現状の営業シーンにおいて既存顧客へのフォロー電話と新規顧客開拓のためのテレアポを両立することが難しい企業様はおすすめです。

    電話代行でできること、利用するメリット・デメリットやサービスの選び方など電話代行に関する詳細は別記事「 電話代行サービス|特徴と料金相場、中小企業におすすめの会社を紹介」にて紹介しています。ぜひご覧ください。

    経理

    経理は、会社の状況を数字で表すことがミッションであり、欠かせない業務の1つです。

    しかしながら、人手不足になりがちな中小企業では1人の担当者が全て処理するなどハードワークになっていたり、経営者自身が行っている場合もあります。

    ただ、新しく雇うというのが難しい業務でもあります。なぜなら、経理業務は業務が忙しい期末や年末と余裕のある時期の波があるため、人件費が無駄にかかってしまう期間が発生する可能があるからです。

    そのため、業務代行として外部に委託することが効果的な業務の1つといえます。

    経理業務は主に以下の4種類に分類されます。

    • 管理会計:経費の清算や銀行の預金管理など
    • 財務:月ごとの決算や資金調達や融資などの交渉
    • 労務:給与計算や年末調整、社会保険に関する手続きなど
    • 税務:税に関する申告

    今現在、経理業務が重荷になっているが新しく社員を雇うコストを負うことも憚られるという企業は経理業務の代行をおすすめします。

    経理を社外に依頼する理由やメリット・デメリット、手順など詳しくは別記事「中小企業が経理をアウトソーシングするべき理由と依頼先を決める基準」をご覧ください。

    人事労務

    人事のミッションは、人材を採用・育成することで組織を活性化させることで、労務は社員が働きやすい環境を整える仕事を担います。

    しかしながら、中小企業の多くは間接部門に手を割くことができずこの両方を兼任していることが珍しくありません。

    また、人事業務以外の業務とひとまとめにされて業務が行われていることも多々あります。

    このような現状を打開し、それぞれ業務効率・業務クオリティの向上を行うためにも人事労務の業務を一部外部に委託することが有効的です。

    依頼できる人事労務の主な業務は以下のとなります。

    人事の主な業務

    • 採用代行:一次の面接や採用方法などを代行
    • 人事戦略設計:目標採用数を確保する人事施策を数値で表し立案
    • 研修:研修内容の立案から資料作成をプロに委託
    • 人事情報のデータ入力:データ入力を代行

    労務の主な業務

    • 給与計算、勤怠管理:毎月発生する従業員の給与の計算や勤怠を確認を代行
    • 社会保険業:書類作成や手続きを代理で実施
    • 入社・退社の手続き:入退社で必要となる手続き業務を代行

    このように、人事労務業務として必要な各種手続きを委託できるので、煩わしい手続きは任せてコア業務に注力していきたい企業様におすすめです。

    人事労務を外部に委託する上でのメリット・デメリット、おすすめのサービスなどは別記事「 人事業務アウトソーシング|メリットやデメリット、おすすめ企業を紹介」で紹介しています。

    総務

    総務は、他のどの部門にも属さないバックオフィス業務が仕事の範囲です。中小企業では人事労務と総務が一緒になっているケースも多くあります。

    小規模の企業ではおろそかにされがちな業務が多いですが、企業経営を存続していく上で欠かせない業務も多いです。

    総務の定義は曖昧で企業によって含まれる範囲も違うと思います。一般的な総務の業務は以下に分類することが可能です。

    • 文書作成、管理、発送
    •  備品購入、管理
    • オフィス管理
    • 社内イベント
    • 電話メール対応
    • 人事労務業務
    • 広報業務
    • その他事務作業

    非常に多岐な業務ですが、ノンコア業務や定型業務も多く比較的に事務代行で外注やすいものも多くあります。

    逆に企画領域、突発型で超短納期、コストが見合わない総務の業務は代行には向いていません。

    どんな総務業務が代行できるのか、先行事例やおすすめのサービスに関して詳しくは別記事「中小企業が総務をアウトソーシングするべき理由と依頼先を決める基準」で紹介しています。ぜひご覧ください。

    オンライン事務代行の導入事例

    事務代行サービスでは、管理部門のさまざまな業務を依頼できることはお分かりいただけたでしょうか?

    ここからは、実際に何をどのくらい外注するのか、具体的な事例をご紹介していきます。オンラインアシスタントサービス「タスカル」の企業導入事例となります。

    事例1 メール業務を外注して、売上アップの機会損失を防ぐ

    発注者 
    卸・小売業、リサイクル業 
    従業員3名

    課題
    日中の現場対応で、相談依頼への対応が遅れ、商機を逃すことが多かった

    事務代行時間(月間)
    10時間

    サポート内容
    メールチェック

    成果
    ほぼリアルタイムでの問い合わせ対応が可能になり、売上機会のロスを削減

    事例2 経理事務を外注して、社長の営業できる時間を創出

    発注者
    広告業 従業員1名

    課題
    設立したばかりの会社で、社長がすべての業務を1人で運用。非生産業務の時間を極小化して、営業時間の確保を行いたい。
    特に負担の大きい経理業務に関しては、グループ会社の経理担当と連携し月次決算を進める必要があり、税理士へ依頼する内容でもなく、負担が大きい。

    事務代行時間(月間)
    3時間

    サポート内容
    経理業務

    成果
    月次決算対応を進めることができ、本来社長が対応していた場合と比較して生産性がアップ

    事務代行のメリット・デメリット

    なんとなく事務代行を活用するイメージができたでしょうか?実際に契約をするにあたり、アウトソーシング で失敗したくないと思う方が多いと思います。事務代行を活用する、メリットとデメリットを見ていきましょう。

    事務代行のメリット

    事務代行の主な活用のメリットは、次の3つです。

    • 固定費の削減になる
      ー稼働時間に応じた請求なので、変動費化できる
      ーアルバイトだと期間雇用がしにくい(クビにできない)、事務代行は契約終了が可能
    • 経験のある専門家に依頼できる
    • 業務効率化(コア業務への集中)が図れる

    事務代行の注意点、デメリット

    事務代行の注意点、デメリットは、次の4つです。

    • コストがかかる
    • 依頼してみないとクオリティがわからない
    • マニュアル作成や指示出しが必要になる
    • 情報漏洩やトラブルのリスクがある

    事務代行は手間が省け、社員を採用するよりも安く済むとだけ理解するのは危険です。デメリットがあることもよく理解し、利用開始を検討してください。

    事務代行サービスの選び方

    数多くある事務代行サービス会社の中から、自社のニーズや状況にマッチしたサービスを選ぶポイントをお伝えします。

    ユーザー訪問型(常駐)か、オンライン型サービスか

    ユーザー訪問型(常駐)は、アシスタントがオフィスに訪問して、企業が必要な時に事務をサポートしたり、コーディネーターやリクルーターとして採用業務を代行します。オンライン型サービスは、「在宅型テレワーカー」として遠隔で企業の事務業務を代行します

    いずれもアサインされるスタッフを発注者が選べないことがほとんどです。常駐型の場合、顔が見えるスタッフが作業をするので安心ですが、近年のコロナ対策でリモートワークが推奨されている委託先も増加しています。

    依頼したい業務が頼めるか

    依頼できる業務は多岐に渡りますが、大別すると以下の3つになります。自社で外注したい業務の実績があるか、委託先がきちんと理解しているか、を詰めてから業務を外注しましょう。

    • 管理
      備品管理、商品受発注、スケジュール管理など
    • 資料作成業務
      資料作成、納品書・請求書・領収書作成・発行など
    • 連絡・更新業務
      電話受付・メール配信、顧客対応、Web更新代行など

    料金が見合うか

    事務代行サービスは、規定の稼働時間に対する月額料金を支払うのが一般的です。経理・人事・秘書・その他専門職によって料金は変わりますが、時給換算で1,500円~4,000円程度が相場となります。

    資格保持者や専門性の高い業務を依頼する場合、料金も高額になる傾向があります。

    実績、事例は信頼できるか

    依頼する業務の前例や実績がある委託先は信頼できるでしょう。まれに誇張した実績をウェブサイトに掲載しているケースもありますので、営業担当にヒアリングすることをおすすめします。

    また、いくら会社に実績があっても、担当ディレクターとスタッフのスキル次第で品質は変わります。あくまで参考程度に考えておくのが良いと思います。

    バックアップ体制が確立されているか

    依頼したスタッフが体調不良などで業務ができなくなった場合、他のスタッフでどのように対応するのかを事前に確認しておきましょう。チーム体制を組んでいるサービスの場合、依頼した業務が滞ることなく進められるので安心です。

    中小企業に本当におすすめの事務代行サービス5選

    最後に、中小企業におすすめの事務代行サービスを5つご紹介します。月額コストがリーズナブル 、利用開始までの手続きがスムーズ、少量多種類の業務でも依頼可能、という観点で選定しました。

    1.タスカル

    【特徴】
    株式会社カラーズが提供するオンラインアシスタントサービス。専属ディレクターが付き、アシスタントチームを構築して業務をサポートします。月に10時間の事務代行から対応してくれるので、「依頼したいけど業務量がそこまで多くない」と言う中小企業におすすめです。

    サービス名

    運営会社

    月額

    無料トライアル

    タスカル

    株式会社Colors

    2.5万円/10h〜

    なし

    営業事務, 人事経理

    WEB, SNS業務

    電話代行

    外国語対応

    料金
    月額2.5万円〜

    契約期間
    3ヶ月〜

    最低稼働時間
    10時間/月

    支払い
    前払い(クレジットカード決済)

    「タスカル」詳細

    2.HELP YOU

    【特徴】
    株式会社ニットが提供するオンラインアシスタントサービスです。専属ディレクターが付き、採用率1%の狭き門をくぐった精鋭アシスタントが、チーム単位でサポートします。

    経理・人事をはじめECサイト/メディア運営など幅広いサポートをしています。何を依頼してよいかわからないという企業におすすめです。

    サービス名

    運営会社

    月額

    無料トライアル

    HELP YOU

    株式会社ニット

    10万円/30h~

    ※契約は6ヶ月~

    なし

    営業事務, 人事経理

    WEB, SNS業務

    電話代行

    外国語対応

    料金
    月額10万円〜

    契約期間
    6ヶ月〜

    最低稼働時間
    30時間/月

    支払い
    前払い

    「HELP YOU」詳細

    3.YPP

    【特徴】
    株式会社YPPが提供するオンラインアシスタントサービスです。総務・労務、人事、事務局運営補助などサポート内容は幅広く、グループやペアのチーム制で働ける在宅・訪問の仕事のマッチング提供しています。

    サービス名

    運営会社

    月額

    無料トライアル

    YPP

    株式会社YPP

    2.5万円/~30h

    なし

    営業事務, 人事経理

    WEB, SNS業務

    電話代行

    外国語対応

    ×

    料金
    月額25,300円(10〜30時間の場合)

    契約期間・最低稼働時間
    10時間以内(料金は一律33,000円/月)

    支払い
    要確認

    「YPP」詳細

    4.フジコさん

    【特徴】
    フジア株式会社が提供するオンラインアシスタントサービスです。専門性の高いアシスタントがタスクに応じてチームで対応します。経理、人事、総務、WEB運用など対応する業務の幅が広く、“必要な時に必要なだけ”メールや電話で仕事を依頼できます。

    1時間のみの利用ができますので、ちょっとした仕事を頼みたいという企業におすすめです。業界水準の半額というお手軽な料金設定も魅力です。

    サービス名

    運営会社

    月額

    無料トライアル

    フジ子さん

    フジア株式会社

    4.7万円/20h〜

    1週間の無料トライアル(2時間)

    営業事務, 人事経理

    WEB, SNS業務

    電話代行

    外国語対応

    料金
    4.7万円

    契約期間
    1ヶ月

    最低稼働時間
    20時間

    支払い
    前払い(振込)

    「フジコさん」詳細

    5.Genny

    【特徴】
    テルフィーズ株式会社が提供するオンラインオンライン秘書サービスです。どれだけ仕事を依頼しても価格が変わりません。また、求人広告に必要な初期費用が無料なので、広告費を削減することができます。

    また30分の導入相談で利用することができるようになりますので、とにかく忙しいから秘書にサポートしてもらいたいという企業におすすめです。

    サービス名

    運営会社

    月額

    無料トライアル

    Genny

    テルフィーズ株式会社

    9.5万円/200h~

    ※18か月契約の場合

    2週間の無料トライアル

    営業事務, 人事経理

    WEB, SNS業務

    電話代行

    外国語対応

    料金
    4.7万円

    契約期間
    1ヶ月

    最低稼働時間
    20時間

    支払い
    前払い(振込)

    「Genny」詳細

    まとめ|事務代行サービスは一度やってみて、メリット・デメリットを実感すべし

    まずは、実際に事務代行サービスを活用してみないとその良さを実感することはできません。アルバイトを雇ったり、業務システムを導入するのは金銭的にもコミュニケーション上もコストがかかります。

    アルバイトや高額なシステムと違い、オンラインの事務代行は解約も簡単に行えるケースがほとんどです。一度オンラインの事務代行を使ってマッチするようであれば、継続して活用していくというのがおすすめです。

    • このエントリーをはてなブックマークに追加

    SNSでもご購読できます。

    コメントを残す