「毎日忙しいのに仕事が減らない」
「採用するほどではないが人手が足りない」
「誰かに任せたいが、何を任せればよいか分からない」
このような悩みを抱えている経営者には、業務棚卸しが有効です。業務棚卸しを行うと、時間を奪っている業務や、外注・自動化できる業務を把握しやすくなります。
この記事では、一人社長・中小企業を中心に1,000社以上の導入支援を行ってきたオンラインアシスタントの知見をもとに、業務棚卸しシートの記入例や作り方、外注候補を見極めるポイントを紹介します。
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一人社長・中小企業経営者が業務棚卸しを行うメリット
一人社長や中小企業経営者は、「忙しい」と感じていても、何にどれだけ時間を使っているかを正確に把握できていないケースがあります。メール返信やスケジュール調整など、1件あたり数分の作業でも、毎日積み重なれば大きな負担になります。
業務棚卸しを行うと、業務ごとの作業時間や頻度を可視化でき、時間を奪っている業務を把握しやすくなります。その結果、経営者自身が対応すべき業務と、他者に任せられる業務を切り分けやすくなる点がメリットです。
また、業務内容や手順を整理しておくことで、特定の担当者に業務が偏る状態を防ぎ、引き継ぎや外注もしやすくなります。経営者が本来注力すべき営業活動や顧客対応、事業戦略の立案などに時間を使うためにも、業務棚卸しは有効です。
業務棚卸しシートの作り方【5ステップ】
業務棚卸しでは、「誰が・何を・どれくらいの時間をかけて・どの頻度で行っているか」を整理します。業務棚卸しシートを活用すると、業務内容や作業時間、対応方針を一覧で把握しやすくなります。
ここでは、業務棚卸しシートの記入例と、作成手順を5つのステップで紹介します。
業務棚卸しシートの記入例
業務を一覧化すると、どの業務に時間を使っているのか、どの業務を外注・自動化できるのかを判断しやすくなります。最初から細かく作り込む必要はないため、まずは以下のように「頻度」「業務内容」「カテゴリ」「月間時間」「対応方針」を整理してみましょう。
| 頻度 | 業務内容 | カテゴリ | 月間時間 | 対応方針 |
|---|---|---|---|---|
| 毎日 | メール対応 | 事務 | 10時間 | 外注 |
| 毎日 | 日程調整 | 事務 | 5時間 | 外注 |
| 毎日 | 請求書作成 | 経理 | 5時間 | 外注・自動化 |
| 週3回 | SNS投稿 | 集客 | 4時間 | 一部外注 |
| 週3回 | 商談 | 営業 | 12時間 | 継続 |
| 週1回 | 資料作成・リサーチ | 事務 | 4時間 | 外注 |
【STEP1】現在行っている業務をすべて書き出す
まずは、現在行っている業務を洗い出します。「毎日行う業務」「週に数回行う業務」「月に数回発生する業務」まで含めて、思いつく限り書き出しましょう。
おすすめは、直近1か月の業務を振り返る方法です。この段階では、大分類・中分類・小分類まで細かく整理する必要はありません。まずは業務を漏れなく出すことを優先します。
【STEP2】業務をカテゴリ分けする
次に、書き出した業務を営業・事務・経理・集客などのカテゴリごとに整理します。
カテゴリ分けをすると、「事務作業に多くの時間を使っている」「営業活動に十分な時間を割けていない」など、業務の偏りに気づきやすくなります。
【STEP3】作業時間を記録する
業務ごとの作業時間を記録します。短時間だと思っていた業務でも、毎日・毎週繰り返していると、月単位では大きな負担になっている場合があります。
作業時間を数値化することで、時間を圧迫している業務や、見直しの優先度が高い業務を把握しやすくなります。
【STEP4】経営者が担うべき業務か判断する
次に、それぞれの業務について「本当に経営者自身が行う必要があるか」を判断します。
重要顧客との商談や事業戦略の立案など、経営判断が必要な業務は経営者が担うべき仕事です。一方で、スケジュール調整・データ入力・請求書作成・資料作成などは、手順を整えれば他者に任せられる場合があります。
また、Webサイト運用やSNS運用、経理業務など、専門知識が必要な業務でも、外部へ委託できるケースがあります。業務ごとに「自分が担うべきか」「他者に任せられるか」を切り分けましょう。
【STEP5】対応方針（削減・継続・外注・自動化）を決める
最後に、棚卸しした業務の対応方針を決めます。業務を書き出すだけで終わらせず、「やめる業務」「続ける業務」「任せる業務」「自動化する業務」に分類することが大切です。
対応方針は、以下を目安に判断しましょう。
- 削減：効果が低い業務、他の業務と重複している業務
- 継続：経営判断や重要な顧客対応など、経営者が担うべき業務
- 外注：定型化しやすく、他者へ引き継ぎやすい業務
- 自動化：ツールやシステムで効率化できる業務
業務棚卸しは、シートを作成して終わりではありません。対応方針を決め、改善や外注化まで実行することで、業務負担の軽減につながります。
業務棚卸しで外注すべき業務を見極めるポイント
業務棚卸しを行ったら、洗い出した業務の中から外注候補を見極めます。外注しやすいのは、経営者自身が対応しなくても成果に大きな影響が出にくく、手順化・引き継ぎがしやすい業務です。
特に、以下のような業務は外注を検討しやすいでしょう。
- 頻度が高く、作業時間を圧迫している業務
例：メール対応、日程調整、問い合わせ対応など - 手順が決まっていて、引き継ぎやすい業務
例：データ入力、請求書作成、経費精算、資料作成補助など - 経営者が対応しなくても成果への影響が小さい業務
例：リサーチ業務、SNS投稿作業、議事録作成など - 専門知識が必要で、外部に任せた方が効率的な業務
例：Webサイト更新、SNS運用、経理業務、労務関連業務など
一方で、経営判断や重要顧客との交渉、事業戦略の立案などは、経営者自身が担うべき業務です。外注する業務と自社で対応する業務を切り分けることで、経営者が本来注力すべき仕事に時間を使いやすくなります。
業務棚卸し後にやってはいけない3つの失敗と対策
業務棚卸しは、シートを作成しただけでは成果につながりません。重要なのは、洗い出した業務をもとに、削減・外注・自動化などの改善行動につなげることです。ここでは、業務棚卸し後に避けたい失敗と対策を紹介します。
失敗（1）書き出しただけで終わる
業務棚卸しシートを作成しても、「忙しいから後で見直そう」「何から着手すればよいか分からない」となり、作っただけで終わってしまうケースがあります。
棚卸し後は、各業務を「削減する」「継続する」「外注する」「自動化する」などに分類し、次に取る行動を明確にしましょう。また、四半期ごとや半年ごとに見直すことで、新たな改善ポイントや外注候補も見つけやすくなります。
失敗（2）優先順位を付けずに改善しようとする
思いついた業務から見直すと、手間のわりに大きな成果が得られない場合があります。
優先して見直したいのは、「頻度が高い」「作業時間が長い」「定型化しやすい」「経営者以外でも対応できる」業務です。例えば、毎日30分かかるメール対応を削減できれば、年間で約120時間以上の時間を創出できます。まずは削減効果の大きい業務から改善しましょう。
失敗（3）外注できる業務を見つけても手放せない
「説明する時間がもったいない」「自分でやった方が早い」と考え、外注候補の業務を抱え続けてしまうケースもあります。
しかし、定型業務まで経営者が抱え続けると、事業の成長に伴って業務量が増えたときに、経営者自身がボトルネックになりかねません。まずは、スケジュール調整やデータ入力、資料作成補助など、手順化しやすい業務の一部から任せると、無理なく外注を進めやすくなります。
業務棚卸し後はオンライン秘書の活用も選択肢
業務棚卸しによって外注候補が見つかったら、オンライン秘書の活用も選択肢の一つです。メール対応や日程調整、データ入力、資料作成補助などの定型業務を外部に任せることで、経営者は営業活動や顧客対応、事業戦略の立案など、より重要な業務に時間を使いやすくなります。
オンライン秘書は、必要な業務を必要な分だけ依頼しやすい点が特徴です。新たに人材を採用する場合と比べて、採用コストや教育負担を抑えながら、日々の事務作業やバックオフィス業務を任せられます。
タスカルでは、事務作業やリサーチ、スケジュール管理、資料作成、SNS運用補助など、幅広い業務に対応しています。業務棚卸しで見つかった外注候補をもとに、まずは一部の業務から依頼することも可能です。
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まとめ｜業務棚卸しで経営者は本来の仕事に集中できる
業務棚卸しを行うと、日々の業務にかかっている時間や、経営者自身が抱え込んでいる仕事を見える化できます。その結果、経営者が対応すべき業務と、外注・自動化できる業務を切り分けやすくなります。
大切なのは、業務を書き出して終わりにせず、手放せる業務から実際に見直していくことです。データ入力・リサーチ・スケジュール管理・資料作成・SNS運用補助などの業務は、オンライン秘書に依頼できる場合があります。
業務棚卸しシートで自社の業務を整理し、経営者でなくても対応できる仕事から少しずつ手放してみましょう。
