【少人数の組織向け】無料タスク管理ツールおすすめ5選を徹底比較

仕事を進めるうえで欠かせないのが「タスク管理」です。タスク管理の良し悪しによって、仕事の出来不出来が変わると言っても過言ではありません。

とはいえ自己流で行っていても、なんだかうまくいかないと感じることはありませんか?最近ではタスク管理をサポートする「タスク管理ツール」が数多くリリースされ、「どのツールが良いのかわからない」「自社に最適なツールを知りたい」などの疑問を抱いている方もいらっしゃると思います。

そこで本記事では、タスク管理ツール未経験の一人社長から5人ほどの少人数組織向けのタスク管理ツールを解説します。ツールの選び方、導入の失敗要因も紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。

 

タスク管理ツールが次第に使われなくなってしまう理由

せっかくタスク管理ツールを導入しても、実際には次第に使われなくなってしまうケースが多々あります。まずはその要因をしっかり把握し、ツールの導入を成功へと導きましょう。

ありがちな導入失敗の要因

  • 導入の目的や実現したいことが明確ではないから
  • ツールの使い勝手や運用方針とワークフローが合っていないから
  • 他の有用なツールとの連携が取れないから
  • 使いにくかったり、手間がかかりすぎたりするから
  • 実は必死に管理するほどタスクを抱えていなかったから

タスク管理ツールは、導入さえすれば良い万能な特効薬ではありません。あくまで現状のワークフローや作業の効率化をサポートするツールです。それゆえ自社に最適なタスク管理ツールを選定することが重要です。

 

タスク管理ツールの正しい選定ポイントとは?

 

それでは実際にタスク管理ツールをどのように選んだら良いのでしょうか。ここからは一人社長あるいは少人数組織向けのツールの選び方をご紹介します。

 

管理したいタスクの範囲に対応しているか

タスク管理ツールを導入するにあたり、管理したいタスクの範囲を明確にしましょう。ツールで管理できるタスクの範囲は、大きく以下の4つに分けられます。

大まかなタスク範囲

  1. プロジェクト単位:プロジェクト全体のスケジュールを把握し、そこに紐づくタスクを管理
  2. チームタスク単位:チーム全体のタスクを管理
  3. 個人タスク管理:個人レベルでいつまでに何をやればよいかの管理
  4. 個人タイムマネジメント単位:個人レベルでその日に何をどのくらい進めるのかの管理

同じタスク管理でも、使用したいタスクの範囲は人それぞれです。ツールにも向き不向きがあるため、まずは目的を明確にして、ツールを選ぶことが重要です。

ちなみに個人レベルで使うなら、タスクリストやカンバン機能(説明は後述)のあるツールで問題ありませんが、責任者としてプロジェクト全体を見渡す必要があるならガントチャート機能(説明は後述)のあるツールがおすすめです。

 

タスクの進め方に合っているか

タスクやプロジェクトの進め方は、人や企業によって異なります。

たとえば期限に対してひとつずつ作業を進める場合は、期限に対してマイルストーンを把握できるガントチャート機能のあるツールと相性が良いです。反対に週ごとにタスクを割り振る場合は、柔軟なスケジュール調整が可能なカンバン機能のあるツールが合っています。

  • タスクリスト(Todoリスト):タスクをチェックリスト化したもの
  • カンバン:タスクを付箋のように管理するもの
  • ガントチャート:プロジェクトや工程を視覚的に確認できるもの

メンバーや自分のタスクの進め方に合っているツールを選びましょう。

 

未経験者でも使いやすいか

タスク管理ツールの利用経験がないなら、操作性や利便性に優れたツールをおすすめします。業務効率化や可視化を目指して導入したものの、うまく使いこなせなければ、ツールの形骸化につながります。タスク管理ツールの利用には習慣化が求められるため、初めての方は操作しやすいツールを選びましょう。

 

既存ツールとの連携がとれるか

クラウドストレージやスケジュール管理表など、すでに使っているツールがあれば、それらと連携できるタスク管理ツールを選ぶと良いでしょう。新しいツールが既存のツールと連携できないと、いちいちデータを移行したり作り直したりしなければならず、余計な手間が生じてしまいます。

 

無料で使えるタスク管理ツール5選

ここからは無料で使えるタスク管理ツールを厳選して5つご紹介します。

 

Trello

Trello(トレロ)は、世界中で100万(2021年8月時点)を超えるチームに利用されるタスク管理ツールです。柔軟性や機能性、操作性が高いことが特徴です。必要なボードとツールが1か所にまとまっており、なんでも視覚的に整理できます。またミーティングやプロジェクト、目標から、チームの作業までセットアップできます。SlackやDropbox、Google Drive、Salesforceなどの外部ツールとの統合・連携も可能です。

Trelloの特徴

  • タスクをカード型に管理できる「カンバン方式」のツール
  • 拡張機能のためのプラグインが多数用意されている
  • 仕事やプライベートでも活用でき、ワークフローの自動化機能が搭載

【料金】

  • Free:無料(ユーザー数無制限)
  • Bussiness Class:月額10ドル
  • Enterprise:月額17.5ドル

 

Asana

Asana(アサナ)は、195か国75,000社以上(2020年2月時点)の導入実績があるマネジメントツールです。プロジェクト工程からタスクを洗い出し、期日や担当者を設定できます。これによりチーム全体で締切厳守と目標達成が簡単になります。ルーチンタスクを自動化でき、無駄な作業を削減します。カスタムフィールドを使えば、いつでも最重要のタスクを把握できます。

Asanaの特徴

  • ガントチャートでメンバーの作業進捗が一目でわかる
  • 複数のプロジェクトテンプレートが用意されており、カスタムでも作成できる
  • Asanaと連携できるアプリは100以上

【料金】

  • Basic:無料(最大15ユーザー)
  • Premium:月額1,200円
  • Business:月額2,700円
  • Enterprise:要問い合わせ

 

Backlog

Backlog(バックログ)は、170万人以上(2020年4月時点)が利用する国内最大級のタスク・プロジェクト管理ツールです。ウェブ制作やソフトウェア開発、大手広告代理店、新聞社など幅広い業種で利用されています。課題管理やプロジェクト管理、バグ管理システムなど必要な機能がオールインワンになっています。

Backlogの特徴

  • シンプルで直感的に使えるデザインが特長
  • ガントチャートやマイルストーンで作業計画を一目で把握できる
  • カンバンボードで担当者や期限を確認でき、ミスや遅れを防ぎやすい

【料金】

  • フリープラン:無料(10ユーザーまで)
  • スタータープラン:月額2,640円
  • スタンダードプラン:月額12,980円
  • プレミアムプラン:月額21,780円
  • プラチナプラン:月額55,000円
  • エンタープライズ:人数によって変動

 

Wrike

Wrike(ライク)は、世界中で2万社(2021年8月時点)以上に利用されるワークマネジメントツールです。プロジェクト全体を見やすく可視化することに優れています。一覧性に優れたダッシュボードを自在にカスタマイズできます。スプレッドシートやカンバン表示にも対応しています。

Wrikeの特徴

  • チームやプロジェクトに合わせてダッシュボードを柔軟にカスタマイズ可能
  • カレンダーやガントチャートを使って進捗状況を可視化
  • プロジェクト状況や生産性を分析してレポート化する

【料金】

  • フリープラン:無料(ユーザー数無制限)
  • プロプラン:月額9.80ドル
  • ビジネスプラン:月額24.80ドル
  • エンタープライズプラン:要問い合わせ

 

Jooto

Jooto(ジョートー)は、26万人(2021年8月時点)以上が利用するカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。付箋を貼ったりはがしたりするような感覚で、ドラック&ドロップするだけで利用できます。直感的に使えるシンプルなデザインが特徴的です。またガントチャートを使えば、全体像と進捗が一目でわかります。

Jootoの特徴

  • 視覚的にわかりやすく初心者でも使いやすい
  • 4人まで無料で使えるので少人数の組織にぴったり
  • カンバン・ガントチャートも利用可能

【料金】

  • 無料プラン:無料(4ユーザーまで)
  • スタンダートプラン:月額500円
  • エンタープライズ:月額1,300円

 

Google To Doやカレンダーの組み合わせでタスク管理は可能?

「無料で使えるGoogle ToDoリストやカレンダーを組み合わせるのではダメなの?」と疑問に思っている方もいらっしゃるかもしれません。

たしかに、タスクのリスト化やタスク漏れ防止などは可能です。個人レベルで、タスクをリストアップするだけの使用範囲であれば問題ありません。しかしながらチームやプロジェクト管理となると話は変わってきます。これらでは着手順や進捗状況を把握することができません。

したがって前述のとおり、管理したいタスク範囲に合わせて、Google ToDoリストやカレンダーの組み合わせ活用を検討する必要があります。

 

まとめ:無料タスク管理ツールを利用して作業効率・売上アップを目指そう

一人社長や少人数のチームのタスク管理は、ツールをうまく利用することで生産性や売上アップが期待できます。ただし導入しても定着しなければ意味がありません。ツールを定着させるためには、管理したいタスクの範囲を明確にし、現状のワークフローに合った機能を持つツールを選ぶことが欠かせません。

本記事を参考にしながら、自社に適したタスク管理ツールを選んでみてください。

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