【初心者向け】手帳でタスク管理をする方法を基礎から解説します!

情報社会によるデジタル化が進み、今やスマートフォンは欠かせないツールとなっています。たしかにスマートフォンは便利ですが、タスク・スケジュール管理にはまだまだ手帳を使っている方が多いようです。デジタル化に逆行するかたちで使われ続けている手帳ですが、タスク・スケジュール管理に使われている理由があるはずです。手帳によって仕事やプライベートのスケジュール管理を可視化できます。本記事では、手帳派の方にもデジタル派の方にも参考になる手帳術をご紹介します。

1、タスク管理を効率的に行うための手帳選びのポイントとは?

サイズ

手帳サイズは大きすぎても、小さすぎても使いにくくなってしまいます。おもな用途が自宅用か外出用かによって選ぶべきサイズが変わります。また、リモートワークで使うのか、電車のなかでよく使うのか、どれくらいの消費があるのかもサイズを決めるポイントです。

記入欄

マンスリー+ウィークリーもしくは、ウィークリーのみなど手帳にはいくつか種類があります。最近は自分でカスタマイズできるタイプの手帳も増えています。また、記入する内容や、他のノート類と併用するのかどうかによっても選ぶ手帳は変わります。記入項目が多ければ便利というわけでもありません。自分の使い方に合ったものを選択するようにしましょう。

2、手帳でタスク管理を行うコツとは?

 

【コツ①】タスクの具体化と細分化

箇条書きして完了したものからチェックマークをつけるようにすると、タスクを細分化できて具体的かつ詳細に管理できます。これらを毎日続けることで、終了していないタスクや長期間かかるタスクを放置することなく確実に実行できます。さらに細分化することで、今やるべきタスクを明確にすることができるでしょう。

【コツ②】優先順位付けと時間の見積り

タスクを手帳に記入するときは、思い出したものから順番に箇条書きすることが多いのではないでしょうか?しかし、タスクはただ箇条書きすればいいわけでなく、優先順位の高いものから順番に記入するといいでしょう。また、同時にタスクにかかる作業の予想時間を記入しておけば、よりスケジュールを立てやすくなります。

【コツ③】実際のスケジュールへの反映

タスクの具体化・細分化や優先順位付けと時間の見積りが完了したら、実際のスケジュールへ反映していきましょう。これまでの作業によってやるべきタスクが明確になっているので、そのほかのスケジュールとのバランスもとりやすく、余裕をもってタスクを完了させられます。

【コツ④】情報の一元化

スマートフォンのスケジュールアプリやノートなどでタスク管理している場合や、会社によってはタスク管理アプリを使用しているところもあるでしょう。もちろん、それぞれの場面に合わせてタスク管理をしなければならない場合もあります。しかし、自身で作業するときは手帳に情報を一元化したほうが計画も立てやすく、作業しやすくなります。

【コツ⑤】その場で書く

タスクはすべてが予想通りに発生するわけではありません。イレギュラーで場面ごとに発生することも多くあります。そのため、タスクが発生するごとに手帳に書き込んでおくことで、あとでタスク整理をおこなうときも管理しやすくなります。結果的に、重要なタスクを忘れてしまうということもなくなるでしょう。

3、手帳でタスク管理をするメリットとは?

【メリット①】記憶への定着

記憶への定着率があがるというのも手帳でタスク管理するメリットです。文章の考案や書き込み作業によって、右脳と左脳が同時に活発化します。PCのように予測されて文章が打ち込まれていくわけではないので、一語一句確認しながら手帳にまとめられます。これにより無意識にタスク内容を反復するので、書き込んだ内容を確実に記憶できます。

【メリット②】柔軟に書き込める

手帳はデジタルと比較すると、書き込みの自由度が高いのがメリットです。デジタルのような固定ツールだけでなく、手帳であれば手書きでオリジナルのイラストや図を使って自身がわかりやすいようにまとめられます。ブレインストーミングとして手書きでタスクを整理することで、脳が活性化してアイデアも生まれやすくなるでしょう。

【メリット③】業務記録を残せる

手帳であればタスク管理と同時に業務記録も細かく残すことができます。作業時間や売上など業務に関するさまざまな項目を記録しておくことで、スケジュールも立てやすくなります。なぜ、それだけの作業時間がかかったのかなどデータが残っていれば、次の作業をするときに時間の見積りもしやすくなり、改善策も考案しやすいでしょう。

4、手帳によるタスク管理の解説書を厳選して紹介

『ほぼ日手帳公式ガイドブック2021』

ほぼ日手帳は、コピーライターである糸井重里氏によってつくられたものです。デザイン性や機能性に富んでいておまけページもついている人気手帳シリーズになります。

こちらのガイドブックにはラグビー日本代表や漫画家など異色の職業の方が多数、参加しています。ジブン手帳ガイドブックなど出されているシリーズも多数あります。実際の手帳活用法やスケジュール管理術などに関する実践テクニックも学べます。そのため、ほぼ日手帳シリーズと合わせて利用してみるといいかもしれません。

リンク:https://www.1101.com/store/techo/

『時間管理の基本とコツ』

時間管理の基本とコツは、時間管理コンサルタントである水口和彦氏の書籍です。スケジュール管理の基本や具体的なやり方を学べます。図解による解説でスケジュール管理の流れを理解しやすいような構成となっています。
手帳の使い方やスケジュール管理のやり方を学びたいのであればおすすめの入門書です。

リンク:https://honto.jp/ebook/pd_10174231.html

『続「超」整理法・時間編 タイムマネジメントの新技法』

時間に追われる現代人が多いなかで、スケジュール管理を明確におこなって十分な時間を確保するにはどうしたらいいのかということを学べる書籍となっています。

ビジネスにおいては電話のやりとりも多いのでいかに電話に時間を取られずに円滑なコミュニケーションをとるのか、手帳を活用していかに1日の時間を無駄なく使えるかということを学べます。時間を活性化してシンプルで効率的な時間管理術を習得したい方にはおすすめの書籍です。

リンク:https://www.chuko.co.jp/shinsho/1995/01/101222.html

5、タスカルを使ったタスク管理とは?

タスク管理で注目すべきが、オンラインアシスタントサービス「タスカル」の活用です。秘書がスケジュール管理をするのはよくある話ですが、これをオンラインアシスタントが行います。

多忙な経営者の方で事業規模もまだ小さい場合、予定が多いわりにこれを調整するスタッフいないことは大きな悩みとなりがちです。これを解決するのが「タスカル」です。手軽に利用できて、スタッフの質も高く、特に利用価値が大きいでしょう。タスカルのスタッフは的確にタスク管理を行います。経営者は煩わしいスケジュール管理の手間から解放され、コア業務に集中できるのです。以下では実際に導入した事例をインタビュー形式で紹介しています。

(事例)株式会社レンズアソシエイツ

6、まとめ

現代社会においてはデジタル化がますます進んでいますが、手軽に持ち運びできてすぐに取り出せる手帳は再度、見直されつつあります。スマートフォン向けのスケジュール・タスク管理アプリは多数ありますが、紙の手帳にしかないメリットもあります。自身の仕事やプライベート内容に合わせて最適な手帳を選択して、効率的なタスク管理をおこなってみてください。

 

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