AIは「定型・反復業務」は自動化できる一方で、「判断や対人対応が必要な業務」は自動化が難しいとされています。
AIは大量のデータの定型処理や分析などを得意としています。そのため、定型業務のAIによる自動化は比較的容易です。このようなAIの特徴を踏まえ、具体的にどこまでAIで自動化が可能になるのでしょうか。
この記事では、業務別にAIで自動化できる範囲や自動化が難しい部分を紹介します。AIでの業務の自動化を検討している場合は、ぜひ参考にしてみてください。
＼事務業務のアウトソーシングをコスパで選ぶなら「タスカル」🤗／
「タスカル」は、事務作業、経理、Web・SNS更新などを丸投げOK！初期費用なし＆月額2.5万円〜で始められるので、一人社長やフリーランスに選ばれています。
AIで自動化できる業務・できない業務の特徴
AIで自動化しやすいのはルール化やパターン認識ができてデータが整備されている業務です。一方、自動化しにくいのは、高度で複雑な判断や創造性が強く求められるような業務です。
AIで自動化できる業務の特徴
AIで自動化できる業務には次のような特徴があります。
- パターン化できる
- 学習データがある
AIの特徴は、RPAのようにルールを固めなくても自動化できることです。AIは学習データをもとに判断するため、特に大量の学習データある業務やパターン化しやすい業務はAIの自動化に向いています。
AIで自動化が難しい業務の特徴
AIでの自動化が難しい業務には次のような特徴があります。
- 正確性が求められる
- 高度な感情理解が求められる
- 創造的思考が求められる
AIは学習データに依存して判断を行うため、例外対応や前提条件が変わる状況では誤った判断をする可能性があります。そのため、正確性や再現性が厳しく求められる業務や、感情理解・創造性を必要とする業務は自動化が難しいとされています。このような業務ではAIをサポートとして活用しつつ、最終的には人による判断や確認が求められます。
AIで自動化できる事務作業の範囲
事務作業の中でも、大量のデータを処理する業務やパターン化された業務は、AIによる自動化の効果が表れやすいといえます。それぞれの事務作業について、AIによる自動化の可否をみていきましょう。
AIで自動化できる経理業務とできない業務
AIで自動化できる業務 | AIで自動化できない業務 |
|
|
経理業務においてAIは、データの変換作業、会計処理（仕訳）の予測、データのチェックなどに適しています。しかし、会社によって処理にばらつきがあり、AIが適切に判断できない場合もあります。最終的な人のチェックは必要になるでしょう。また、専門性や複雑性の高い会計処理や請求書の作成、監査対応は、AIの自動化には向きません。
AIで自動化できる採用業務とできない業務
AIで自動化できる業務 | AIで自動化できない業務 |
|
|
書類のスクリーニングやマッチング判定、面接日の調整など、AIでは採用業務の多くを自動化できます。オンラインインタビューを利用する場合は、得られた動画から応募者の感情分析なども可能です。しかし、AIはパターン化された情報から回答するため、必ずしも判断が適切だとは限りません。最終的な採用の決定は、面接などを通して人が行うのがよいでしょう。
AIで自動化できる給与計算業務とできない業務
AIで自動化できる業務 | AIで自動化できない業務 |
|
|
給与計算は、給与の算出方法や社会保険料の適用額などルール化された処理が高い領域です。そのため、AIで自動化することで大量の勤怠データや給与明細を効率よく処理できます。ただし、法改正による保険料率の変更や雇用契約の変更、従業員手当の変更、入退社などを伴う処理には適応できない可能性があります。イレギュラーな業務は担当者や社会保険労務士などの専門家による定期的なチェックが欠かせません。
AIで自動化できる営業事務とできない業務
AIで自動化できる業務 | AIで自動化できない業務 |
|
|
営業事務は、営業担当者をサポートする事務的役割をもった仕事で、見積書作成や顧客情報の更新など、多くの業務をAIで自動化できます。AIは大量のデータの処理を得意としているため、顧客や売上情報の分析も得意です。ただし、専門性を必要とする契約書のチェックや人が対応した方がスムーズな顧客とのコミュニケーションを要する業務は自動化には向きません。
AIで自動化できる秘書業務とできない業務
AIで自動化できる業務 | AIで自動化できない業務 |
|
|
秘書業務の中でも、資料の整理やリサーチ、議事録の作成、スケジュール調整、タスク管理のような業務はAIで自動化できます。しかし、秘書は役員とのコミュニケーションが多い仕事でもあるため、細やかな配慮や注意が必要な業務は自動化が難しい業務といえます。
AIで自動作成できる資料作成の範囲
AIを利用することで、次のような資料作成を自動化できます。
- 調査レポートの骨子・ドラフト作成
- 経営管理データの集計・分析
- 議事録の作成・要約
- プレゼン資料の骨子・ドラフト作成
- 企画書の骨子・ドラフト作成
- パンフレットの骨子・ドラフト作成
- マニュアルの骨子・ドラフト作成
資料作成は最終的な調整が必要になることもあるため、AIは骨子やドラフトの作成をメインで利用するのがおすすめです。ドラフト作成を自動化することで、業務時間の短縮やより質の高い資料の作成につながります。
AIで自動化できるカスタマー対応
AIを利用することで、次のようなカスタマー業務を自動化できます。
- チャットボットでの24時間自動応答
- FAQの提示
- 問い合わせ内容の分類
- オペレーターへの振り分け
AIによる自動化で、すぐに回答できる問い合わせへの対応に加え、問い合わせ内容の分類やオペレーターへの自動振り分けが可能です。AI対応とオペレーター対応を区分することで、ピーク時でも負荷を適度に分散しながら対応でき、顧客満足度の維持に貢献できます。
AIによる自動化を導入する流れ
AIによる自動化は、次の流れで進めていくのが効果的です。
- 自動化したい業務を洗い出す
- AI自動化を実現できるツールをピックアップする
- 比較後に適したツールを導入する
1.自動化したい業務を洗い出す
経理事務や採用事務などの事務作業の中から、実際に行っている業務を細かく洗い出します。フローチャートを利用して業務を可視化すると、洗い出しもしやすくなるでしょう。業務の洗い出しが済んだら、自動化できる事務作業を参考に、パターン化できる業務かあるいは例外処理が多い業務か、自社の状況と比較してAIに任せられそうな作業をピックアップしていきます。
2.AI自動化を実現できるツールをピックアップする
自動化したい業務に合わせて、AI自動化を実現できるツールをピックアップします。問い合わせ対応を自動化したい場合はAIチャットボット、秘書業務を自動化したい場合はAI秘書ツールを選択します。対応業務の範囲、コスト、セキュリティ、サポート体制などが選定基準です。
3.比較後に適したツールを導入する
複数のツールを十分に比較した後に導入します。先に紹介したように、AIですべての事務作業を自動化することはできません。AIを利用する領域と人が行う領域を明確にして、自動化できる部分をAIに置き換えていきます。現場で混乱が起きないように、スモールスタートで徐々にAIを導入するのが成功のコツです。
AIで自動化が難しい業務はタスカルへ
AIでの自動化が難しいパターン化できない処理や臨機応変な対応が必要な業務は、「タスカル」のような外部支援サービスの利用が向いています。コア業務に時間を割けないなどの課題は、AIとタスカルの利用で解決してみてはいかがでしょうか。例えば、タスカルでは、AIの自動化では対応が難しい以下のような業務を依頼できます。
| |
| |
| |
|
