営業事務は外注すべきか、それとも採用すべきか迷っている方も多いのではないでしょうか。
業務量の増加や営業の負担が大きい場合は、外注の方が効率的なケースも少なくありません。
営業事務には、見積書・請求書の作成や顧客管理など定型業務が多く含まれ、外注しやすい領域でもあります。一方で、すべての業務が外注に適しているわけではなく、判断にはポイントがあります。
本記事では、営業事務の外注で任せられる業務やメリット・デメリットに加え、自社に外注が向いているかを判断する基準をわかりやすく解説します。
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営業事務の主な仕事内容
営業事務は、営業担当者が商談や提案活動に集中できるよう、バックオフィスから支える役割を担います。業務内容は企業によって異なりますが、主に以下のような業務が含まれます。
- 見積書・請求書などの資料作成
- 顧客情報の登録・更新などの顧客管理
- 受注データ入力や売上管理
- 在庫確認や納品スケジュールの調整
- 電話・メール対応や日程調整
これらは日常的に発生する業務が多く、営業活動を円滑に進めるための基盤となる重要な役割です。
営業事務はどこまで外注できる？
営業事務の多くの業務は外注可能ですが、すべての業務が同じように適しているわけではありません。一般的に「定型化できる業務」は外注しやすく、「判断や高度な対応が求められる業務」は社内対応が向いています。ここでは、外注のしやすさ別に営業事務の業務を整理します。
外注しやすい業務（定型業務）
マニュアル化しやすく、作業手順が明確な業務は外注に適しています。
- 見積書・注文書・請求書などの資料作成
- 受注データ入力
- 顧客情報の登録・更新
- 顧客リストの整備
- 出荷準備リストの作成
これらの業務は再現性が高く、外注することで営業担当者の負担を大きく軽減できます。
条件付きで外注できる業務
一定のルールやチェック体制を整えることで、外注可能になる業務です。
- 顧客管理（セグメント分け・リマインドなど）
- 売上管理（請求書発行・入金確認・集計など）
- 商談日程の調整
- 一次問い合わせ対応
これらは情報の正確性や対応品質が求められるため、業務フローや対応ルールを明確にしたうえで外注することが重要です。
外注しにくい業務（社内対応が望ましい）
判断力や対人対応が求められる業務は、社内で対応する方が適しています。
- クレーム対応
- 重要顧客との直接対応
- 営業判断が必要な対応（値引き・契約条件の調整など）
これらは企業ごとの方針や状況判断が必要になるため、外注には不向きなケースが多いといえます。
営業事務を外注するメリット
営業事務の外注には、コストの最適化や業務効率化といったメリットがあります。特に、営業担当者が本来の業務に集中できる環境を整えられる点は大きな利点です。主なメリットは以下の通りです。
- 営業担当が提案などの営業活動に集中できる
資料作成や日程調整などの業務を切り離すことで、商談や顧客対応といった売上に直結する業務に時間を使えるようになります。 - 繁閑に応じて依頼する業務を調整できる
忙しい時期だけ依頼するなど、業務量に応じて柔軟にリソースを調整でき、人件費の固定化を防ぐことができます。 - 営業事務業務の属人化リスクを軽減できる
特定の担当者に依存せず、業務の標準化やマニュアル化が進みやすくなります。 - 離職による人材リスクを回避できる
採用や教育、引き継ぎにかかるコストを抑えながら、安定した業務運用が可能になります。
このように、営業事務を外注することで、営業組織全体の生産性を高めることが期待できます。
営業事務を外注するデメリット
営業事務の外注には多くのメリットがある一方で、注意すべき点もあります。主なデメリットと対策は以下の通りです。
- 営業担当との連携が取りにくくなる可能性がある
外部とのやり取りになるため、コミュニケーションが不足すると認識のズレが生じることがあります。
→ チャットツールの活用や定例ミーティングの設定など、連携方法をあらかじめ設計しておくことが重要です。 - 機密情報の管理体制を整える必要がある
顧客情報や売上データを外部と共有するため、情報漏洩のリスクへの対策が求められます。
→ NDA（秘密保持契約）の締結やアクセス権限の管理など、セキュリティ対策を徹底する必要があります。 - 社内体制によっては外注しにくい業務もある
業務フローが整理されていない場合や、属人的な運用が多い場合は、外注に適さないケースがあります。
→ 業務の切り分けやマニュアル整備を行い、外注しやすい状態にすることが重要です。
このように、営業事務の外注はメリットとデメリットの両面を踏まえたうえで、自社に適した形で導入することが求められます。
営業事務を外注すべきか判断する3つの基準
営業事務の外注は有効な手段ですが、すべての企業に適しているわけではありません。感覚的に判断すると「思ったほど効果が出ない」といった失敗につながる可能性もあります。営業事務の外注を検討すべき代表的な3つの基準を紹介します。
業務量が増えすぎている（定型業務が圧迫している）
請求書の発行枚数が多い、受注処理が増えているなど、定型業務の量が増えすぎている場合は外注を検討すべきです。
特に、事務作業の増加によって他の業務が遅れている場合は、外注による効果が出やすい状態といえます。まずは作業量の多い業務から切り出して外注することで、業務全体の効率改善につながります。
- 目安：毎日ルーティン業務に追われている状態なら外注検討
顧客対応のスピードに課題がある
問い合わせ対応や見積書作成に時間がかかっている場合も、外注を検討すべきタイミングです。
対応が遅れると顧客満足度の低下だけでなく、機会損失にもつながります。営業事務を外注することで、一次対応や日程調整を迅速に行えるようになり、対応スピードの改善が期待できます。
- 目安：返信・対応に半日〜1日以上かかっている場合は要改善
営業などのコア業務に支障が出ている
営業担当が事務作業を兼任している場合、事務負担の増加が商談数や訪問数の減少につながることがあります。本来注力すべき営業活動に時間を割けていない場合は、外注によって業務を切り分けることで改善が見込めます。
- 目安：営業より事務作業の時間が多くなっている場合は外注を検討
営業事務は外注と採用どっちが得？コストと運用の違いを比較
営業事務は「外注」と「採用（内製）」のどちらを選ぶべきか悩むポイントです。結論として、短期的なコスト削減や柔軟な運用を重視するなら外注、長期的なノウハウ蓄積や安定運用を重視するなら採用が向いています。
それぞれの違いをコスト面・運用面から整理します。
外注と採用のどちらがコスト面では得か
外注と採用では、コスト面で次のような違いがあります。
外注にかかる主なコスト |
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採用（内製）にかかる主なコスト |
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外注では委託費以外にも見えにくいコストが発生しますが、固定費が発生しないため、業務量に応じてコストをコントロールしやすい点が特徴です。
一方、採用は初期コストや人件費がかかるものの、長期的に見ると1人あたりの単価が下がる可能性があります。
外注と採用の運用の違い
運用面では、スピード・柔軟性・社内連携のしやすさに違いがあります。
外注の特徴 |
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採用の特徴 |
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外注は即戦力をすぐに現場に投入できる点で有利です。しかし、外部に仕事を委託することになるため、緊急の内容に対応しにくい、細かな部分が伝わりにくいなどの問題が発生することもあります。
採用の場合は、社内でやり取りができる環境を構築できるため、営業担当と連携を取りやすいなどのメリットがあります。ただし、小規模な会社ほど人的リソースが限られるため、業務が属人化して引き継ぎができないなどの問題が生じることがあります。
外注と採用のどちらを選ぶべきか
比較項目 | 外注 | 採用 |
初期コスト | 低い（設定・契約のみ） | 高い（採用費・教育費） |
ランニングコスト | 変動費（業務量に応じる） | 固定費（給与・社会保険） |
導入スピード | ◎ | △（採用期間が必要） |
ナレッジ蓄積 | × | ◎ |
リソースの調整 | ◎ | × |
急な対応 | △ | 〇 |
外注と採用のどちらが適しているかは、企業の状況によって異なります。
- 業務量に波がある／まずは試したい → 外注がおすすめ
- 長期的に業務を内製化したい → 採用がおすすめ
特に、営業事務のような定型業務は、まず外注で運用を整え、その後必要に応じて内製化するという進め方も有効です。
営業事務の外注がおすすめの企業の特徴
営業事務の外注が向いている企業の特徴を3パターン紹介します。外注か採用かで迷ったら、参考にされてください。
創業初期でリソースが不足している企業
創業直後は、資金だけでなく人的リソースも限られてしまいます。会社の情報自体が少なく、募集をかけてもなかなか人材が確保できない可能性があるためです。営業活動を加速さえ、事業を軌道に乗せるためにも、外注を活用するメリットは大きくなります。
事業拡大中で人手が足りない企業
売上や利益が急速に伸びている事業拡大のフェーズでは、採用だけでは人的リソースを補えないこともあります。顧客対応の遅延などを防止するには、採用と並行しつつ、外注をうまく活用するのがよいでしょう。
属人化が課題となっている中小企業
経営が安定してきたフェーズでも、人的リソースが限られている中小企業では、属人化が課題になることがあります。属人化による問題が特に顕著になるのは、担当者が休職や退職をする場合です。外注を利用する過程で業務の標準化が進めば、離職による業務の引き継ぎ問題を回避できます。
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