建設業全体では、人手不足が慢性化しているといわれています。関連する建設事務も、ほかの業種とは異なる経理処理や仕事が加わることもあり独特です。建設事務の募集に人が集まらない場合、どのような解決方法があるでしょうか。建設事務のリソース不足を補うオンラインアシスタントについて紹介します。
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未経験だときつい？建設事務の仕事内容とは
建設事務は、一般的なオフィス事務の業務に加え、工事特有の書類や現場提出書類の作成などの専門性が求められる業務が多いのが特徴です。未経験者にとっては専門用語や工事ごとのルールを覚える負担が大きく「きつい」と感じる方もいます。建設事務の主な業務を、一般事務、営業事務、設計事務、現場事務に分けて紹介します。
一般事務
本社や事務所の電話対応、来客対応、備品管理、経費精算、請求書の受領・支払処理、経理、給与計算など会社運営に必要な基本業務です。建設業特有の取引形態や請求タイミング、工事別の経費振り分けルールなどの理解が必要で、正確性と業務フローの理解が求められます。小規模な建設会社では担当範囲が広く、専門業務と兼務になるケースもよくあります。
営業事務
営業事務は見積作成、受注管理、顧客とのやり取りの記録、契約書作成補助、売上・請求管理など営業活動を支えるバックオフィス業務です。建設業では工事ごとに仕様が異なることから、営業担当者との連携や迅速な資料作成能力が求められます。突発的な条件変更や見積もり修正に対応できる柔軟性が必要です。
設計事務
設計事務は図面や仕様書の管理、設計変更の履歴管理、関係者への配布資料作成、各種申請書類の準備など設計業務に密接に関わる業務です。建築基準関連の書類を扱うためミスが許されない局面が多く、設計者とのコミュニケーション能力や専門用語の理解が求められます。
現場事務
現場事務は工事現場に常駐して、現場作業員の出勤確認、安全書類の管理、協力会社との連絡調整、工事台帳の作成・更新、検査資料の取りまとめ、現場写真の管理など、運営に不可欠な業務です。現場特有の急な対応や現場監督との連携が必要なほか、天候や資材遅延のような外部環境に左右される業務もあるため、コミュニケーション力と調整力が求められます。
建設業がきついと言われる理由｜人手不足と業務過多
建設業界では慢性的な人手不足が続いています。厚生労働省の統計によると、令和7年12月の全産業の有効求人倍率は1.28であるのに対し、建築・土木・測量技術者は6.36と大きく上回っている状況です。建設関連職種は他産業と比べても人材確保が難しい状況にあることがわかります。
人手不足の結果として起こるのが、従業員一人ひとりにのしかかる業務過多です。建設業は、現場ごとの個別対応や突発的な変更対応、複数の協力会社との調整などの業務の属人化に陥りやすく、負担が偏ることで残業やミスが増加しやすい傾向があります。さらにIT化の遅れや社内ルールの標準化不足により、効率化が進まないこともきついと感じやすい要因です。
こうした状況を改善するには、事務業務を分担・外部化し、現場を支える体制づくりが重要になります。
参考：一般職業紹介状況(令和7年12月分及び令和7年分)について｜厚生労働省
建設事務の人手不足をオンラインアシスタントでカバーする
建設業界では、スタッフが集まらず人手不足を解消できないケースもあります。特に従業員数の少ない中小企業では、採用や教育の負担がより大きくなってしまいがちです。こうした課題に対し、建設事務の一部業務を外部に切り出すという選択肢があります。
オンラインアシスタントはリモートで事務作業を担う外部リソースです。データ入力、見積書作成補助、メール一次対応、資料作成、簡単なデザイン制作などを依頼できます。固定費を抱えずに利用できるため、繁忙期や一時的な業務増加にも対応しやすい点が特徴です。
人材派遣も外部活用の方法のひとつです。比較的短期間で人材を確保できますが、契約で業務範囲が定められており、柔軟な業務変更が難しい場合があります。派遣社員には契約で定められた業務の範囲内でしか業務に従事してもらうことができず、同一部署での派遣は原則3年の制限があります。
| 従来の社内担当 | 人材派遣 | オンラインアシスタント | |
| コスト | 人件費・福利厚生・採用コストが発生する | 契約期間中は固定費が発生する | 利用時間分のみで固定費を抑えられる |
| 導入のしやすさ・柔軟性 | 採用や研修に時間がかかるが、即応できるなど柔軟性は高い | 短期間で導入できるが、原則中途解約ができないなどの制限がある | 初期設定のみで短期間で運用を始められ、繁忙期には委託業務を増やすなどの調整がしやすい |
| 業務範囲 | 担当で分けられていることが多い | 契約範囲内のみ | 対応できる範囲内であれば柔軟に業務を委託できる |
| セキュリティ・管理 | 社内管理で統制しやすい | 社内管理で統制できる（常駐の場合） | 契約・アクセス管理が必要 |
オンラインアシスタントに依頼できる業務（建設事務編）
オンラインアシスタントは、ルーティン業務やテンプレート化できる事務処理に最適です。建設事務で特に負担が大きい見積書・請求書のフォーマット作成や発行補助、工事台帳へのデータ入力、チラシやバナーの簡易デザイン、スケジュール管理などを依頼することで、現場担当者がコア業務に集中できる環境を構築できます。依頼前に業務フローの切り出しとテンプレート準備、守秘義務や共有方法を明確にしておくとよいでしょう。
見積書・請求書の作成や発行補助
見積書や請求書作成は、フォーマットが整っていればオンラインアシスタントへ委託しやすい業務です。工事ごとの単価や数量の入力やデータチェック、請求先情報の照合、PDF化して送付するまでの一連の作業を任せることで、現場や営業は金額の根拠確認や価格交渉など付加価値の高い業務に集中できます。
工事台帳などのデータ入力・資料作成
定期的な台帳更新、Excelでの集計やグラフ作成、資料のPDF化などを依頼すれば、現場事務の負担を減らせます。事前に入力ルールやマスター一覧、サンプルデータを共有しておくと移行がスムーズです。
バナーやチラシの作成
現場掲示用のチラシなどの日常的な案内物の簡単なデザインは、オンラインアシスタントに依頼できます。テンプレートのほか、使用するロゴや写真、色指定、最終出力のサイズやフォーマットを明確に伝えることが、スムーズな納品のポイントです。
スケジュール管理・リマインド業務
工程のマイルストーン管理や検査日程のリマインド、協力会社との調整メール送付などはオンラインアシスタントに任せやすい業務です。関係者への定期通知、会議設定と招集連絡、リマインド履歴の記録を依頼することで、現場監督や担当者は重要な判断に集中できます。
営業事務・メール一次対応
問い合わせメールの一次受けや顧客情報の更新、見積り依頼の受付対応などはオンラインアシスタントで効率化できます。テンプレ文の用意や受信ルール（重要メールの振り分け条件など）を設定しておくと、スムーズに移行できます。
オンラインアシスタントをうまく活用しよう！
オンラインアシスタント導入で成功するためのポイントは、業務の切り出しと標準化、コミュニケーションルールの明確化、そして段階的な運用開始です。契約時には守秘義務やアクセス制限、データ管理方法を取り決め、定期的な見直しで運用改善を行いましょう。オンラインアシスタントをうまく活用することで、人手不足や業務過多による現場の疲弊を防ぎ、現場を無理なく運用できます。
