深刻な人手不足が叫ばれている昨今、その解決方法として注目を集めているのがBPOです。
経営手法の一つとしてしられているBPOですが、実際には、どのようなものかよくわからない人もいるでしょう。
本記事ではBPOについて、混同されがちなアウトソーシングとの違いや、知っておきたいメリットやデメリット、活用事例などをご紹介します。
全てお読みいただければ、自社ではどのような業務でBPOを活用できるか、またそれによってどんなメリットがあるかお分かりいただけますので、ぜひ最後までご覧ください。
アウトソーシングとは？
BPOについて解説する前に、まずは混同されがちなアウトソーシングについて理解を深めていきましょう。
アウトソーシングとは日本語に訳すと外部調達という意味になり、社外から人やサービスなどのリソースを調達して事業運営や企業経営を強化することを指します。
アウトソーシングという言葉が使われ始めた頃は会社法、税務や財務など専門的な分野の業務で士業の方に任せた方が効率的で安く済む業務などを示していました。
しかし、現在はそれら士業に依頼する仕事以外にも社員がコア業務に注力するのに邪魔になる総務や経理、人事労務などの事務作業も含めアウトソーシングと呼ばれています。
アウトソーシングが注目されている背景としては企業の人材不足が挙げられます。少ない社員数で効率的に事業成長、売り上げ向上を目指す上で社内リソースだけではなく、社外の力を有効的に使うことが大切になってきたからです。
BPOとは？
BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略称です。企業が自社の業務の一部を外部の専門的な企業に委託する経営手法の１つです。
BPOは企業の利益に直結しないノンコア業務や定型業務を一定期間外部に委託することで自社従業員がコア業務に注力できる環境を整備し、コア業務の品質向上や事業のグロース、企業の売り上げ向上をより高い角度で目指すことができます。
BPOは自社の事業を成長させるうえでノウハウを貯める有益性は低いが必要な業務を高いクオリティで処理することが可能です。そのためコストを削減しながら高品質な業務を効率的に行え、企業が抱える人材不足や経費削減など様々な問題を解決することができます。
BPOとアウトソーシングの違い
ここまで、アウトソーシングとBPOの概要を解説いたしましたが、「結局何が違うの？」と思われた方も多いでしょう。
実際にBPOとアウトソーシングは同一に考えられることが多いですが、それぞれ異なる特徴を持っています。
アウトソーシングは広義の意味で使われることが多く、BPOは専門的なノウハウを必要とする業務を外部へ委託することを示すため、BPOはアウトソーシングの一部であると言えるでしょう。
またアウトソーシングを一言で表すと、「自社で行っていた業務の一部を外部の会社/人材に代行してもらうこと」を指し、BPOは「経営戦略として業務を外部に委託すること」を指します。
つまり、シンプルに作業だけを任せるならアウトソーシング、業務改善や課題解決が目的であればBPOを利用するべき、といえます。
知っておきたいBPOのメリットとデメリット
BPOには、単純な作業だけでなく業務改善まで請け負ってもらえるという点以外にも多くのメリットが存在します。
一方で、良い点ばかりだけでなく、BPOの活用にあたって十分に考慮すべき注意点も存在します。
この章では、BPOについて知っておくべきメリットとデメリットについて解説いたします。
BPO4つのメリット
まずはBPOを導入した際のメリットをみていきましょう。
業務にかかる時間やコストの削減
BPOで業務を一括して外部の専門的な企業に依頼すると、定型的な業務などやり方が決まっていて時間がかかる業務をいい意味で外部の企業に丸投げできます。大幅な業務時間の削減により他の業務に時間を割きやすくなり、業務も効率化されます。
また、専門的な知識が必要になる業務を依頼することで自社の社員を教育する時間が不要となり、業務を大幅に効率化することが可能になります。業務を委託すると人件費を削減できる反面、委託費用が発生してしまいますが、BPOを採用することで全体的なコストを抑えることができるのです。
専門業者なので業務がスピーディーで顧客満足度も向上する
BPOを提供している企業は複数あり、それぞれ得意分野や、高度な専門領域を掲げています。委託する業務によっては、専門的なスキルや知識を持つ人材が担当するため、自社にはない専門知識やノウハウを活用できるため、最適な業務プロセスで処理できるようになります。自社で担うよりも業務の質が向上し、専門性の高いパフォーマンスが期待できます。
コア業務に集中することで収益も向上する
BPOによる業務の効率化は、従業員のリソース確保につながり、リソースをコア業務に充てることができます。BPOによってノンコア業務におけるコスト削減が進み、よりコア業務へと経営資源を投入できるため、結果的に利益の向上が期待できます。
社員の部署・業務変更や退職時のリスクを軽減できる
終身雇用の文化が軽薄になりつつある現在、人材の流動性が増すことで社員の体色も大いに考えられます。
退職者が出た時に社員数が少ない中小企業ほど退職者に代わり業務を負担したり権限の移行が行われたりすることが多いのではないでしょうか。
その際に、ノンコア業務や定型業務など優先度の低い業務ほど処理を後回しにして、最終的に未処理のノンコア業務が溜まってしまった経験をお持ちの方もいらっしゃると思います。
このような社員の退職やそれに伴う業務移行で発生する引継ぎ漏れのリスク、ノンコア業務の未処理になりやすいという課題をBPOを行うことで未然に防ぐことが可能です。
中小企業がアウトソーシングを導入する意義や導入に向いている企業などについては別記事「アウトソーシングを導入するメリットと中小企業の慢性的な悩みを解消」にて解説しています。
BPO2つのデメリット
続いて、十分に留意すべきデメリットを解説いたします。
業務の自社対応が困難になる
BPOを導入し、全ての業務をBPO事業者へ丸投げしてしまうと、細かい業務手順の変更やノウハウを自社で管理・蓄積することが難しくなります。BPO事業者に業務を一任するのではなく、定期的に進捗状況や業務に関するさまざまな情報を把握しておくことが大切です。
セキュリティリスクへの対策
データ入力や顧客管理等の業務においてBPO事業者に個人情報などの重要な情報を渡すことがあります。万が一重要情報が外部へと流出してしまった場合、それがBPO事業者の責任を起因とするものであっても、発注元企業の社会的責任が問われるおそれがあります。セキュリティ品質基準を満たした業者を選定し、リスクを認識しておきましょう。
BPO対象業務と活用例3選
ここまで、BPOの基礎知識について解説して参りました。
BPOとは何かご理解いただけたところで、BPOと相性の良い業務や、その活用事例をご紹介します。
BPOサービス活用事例1．バックオフィス業務
正確性が求められ時間も取られがちなデータ入力。BPOサービスを活用すれば大量のデータでも短時間に入力が可能です。
もちろん、少量のデータも対応可能。 入力に留まらず内容のチェックもしてくれます。他にも、書類の発送、データの管理、問い合わせ対応など幅広い業務に対応しているBPO事業者があります。
書類作成業務でBPOを活用する
書類の文章作成は一見簡単にも見えますが、意外と意味が伝わらない文章やロジックが崩壊している文章を作りがちです。
アウトソーシングを行うことで、プロの高度な編集やライティング技術を活用して高品質な書類を作成することができます。
また、書類の内容が専門的な知識を要する場合も社内で行うよりも一連の書類作成業務を外部に依頼することでコストを削減しながら高品質な業務を実行することが可能です。
書類作成業務のアウトソーシングに関して、どのような業務を依頼できるのかやメリット・デメリットなどは別記事「書類作成を外注して業務効率化！おすすめ書類作成代行サービス7選」にて解説しています。興味のある方はぜひご覧ください。
データ入力・管理業務でBPOを活用する
データ入力は時間がかかる上に単純作業に分類されることが多く、少人数の企業ではタスクが圧迫される原因となる費用対効果の低い業務の1つではないでしょうか。
このようなデータ入力や管理業務はBPOが効果的です。
その他に「RPA」を活用する方法もあります。RPAは「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で単純作業を自動的に行ってくれるシステムです。
書類の不備チェックやデータ入力作業など決められた業務を繰り返すことを得意としているため、人的なミスなくコスト削減をしてデータ入力が可能となります。
RPAについての詳細や導入のメリットに関しては別記事「RPAで生産性が向上！RPAに効果的な業務とメリットとは【最新版】」をご覧ください。
BPOサービス活用事例2．経理・人事部門の業務
台帳記入、領収書、請求書、会計処理などの経理に関する業務は、ある程度の知識が必要なためBPOサービスを活用することで雇用課題の解決や人材費削減が可能になります。人事部門の業務は、主に労務管理などの内部向け業務と、採用などの外部向け業務に大別できます。
BPOサービスはその両方を対象としており、具体的には従業員の給与・賞与計算や社会保険、年末調整、福利厚生などの手続き、採用活動の代行などが挙げられます。
経理業務でBPOを活用する
経理業務は社員数の少ない中小企業などでは1人で行っている場合もあり、ハードワークになっていることも多々見られます。
また、社内にノウハウを貯める優先順位も低いため、BPOを活用して一連の業務フローを外部に任せる効果が高いです。
社内での経理業務が重荷になっている企業には特におすすめです。
経理業務のアウトソーシングを行う際のフローや先行事例、注意点などに関しては別記事「中小企業が経理をアウトソーシングするべき理由と依頼先を決める基準」にてご紹介しています。ぜひご覧ください。
人事業務でBPOを活用する
人事労務は人事業務の採用や人事戦略の設計や社員研修、労務の給与計算や勤怠管理から社会保険に関する手続きなど幅広くあります。
人事戦略から採用、研修などは自社内でノウハウがない場合、設計から実行までに時間がかかってしまう上にクオリティが高いとはいえない場合も多く見られます。
そのため、人事業務にリソースを割くことが難しい企業にとって一連のフローをBPOすることはとても有効的でおすすめです。
また、その際に労務業務も一緒に委託できる委託先もあるため、人事労務の業務をまとめて依頼できるのもポイントといえます。
人事労務でアウトソーシングできる業務の詳細や行うメリット・デメリット、料金の相場に関しては別記事「【2021年】テレワーク時代の人事業務アウトソーシングを解説！メリット・デメリットやおすすめ会社紹介人事業務アウトソーシング｜メリットやデメリット、おすすめ企業を紹介」をご覧ください。
BPOサービス活用事例3．マーケティング部門の業務
顧客管理から市場動向の調査まで、マーケティング部門で行う業務を委託することができます。BPO事業者によっては、ビジネスプロセスにおける課題を明確にした上で、的確な解決方法を提供してくれます。
効果的なマーケティング戦略が重要な現代において、当該分野の専門家の力を借りるのは有効であり、専門性が高くBPOを利用することで効果を最大化することができます。
BPOを効果的に活用するためのポイント
BPOを効果的に活用するためには、前の章で解説したデメリット踏まえて、体制を整備することが重要です。
BPOの効果を最大限に引き出すためには、以下のようなポイントがあります。
- BPOを活用する目的や委託する業務を明確にする
- BPO委託先に開示する情報を明確にする
- BPO委託先としっかりコミュニケーションを取る
- コスト削減だけをBPOの目的としない
それぞれ詳しくみていきましょう。
BPOを活用する目的や委託する業務を明確にする
まずは導入目的を明確にし、組織内の課題や委託する業務の範囲を細かく洗い出しましょう。目的や委託業務をはっきりさせないまま丸投げしてしまっては、十分な成果を得られない可能性もあります。
BPO委託先に開示する情報を明確にする
BPOを導入することでセキュリティが甘くなってしまうなど、悪い影響を与えてしまっては逆効果です。
BPO委託先に開示する情報と開示しない情報を明確にし、自社業務の内、本当に外部に任せても問題がない業務を選定するなど、情報セキュリティ関連の体制の見直しもしておきましょう。
BPO委託先としっかりコミュニケーションを取る
業務をBPO委託先に任せきりにしてしまうと、業務を進めるうちに認識の齟齬が生まれてしまったり、最終的に自社が期待した効果が得られなかったり、といった結果になりかねません。
委託したから任せきりにするのではなく、定例で進捗を確認しあったり、自社での細かな方針の変化などを共有することを習慣にすることを心がけましょう。
そうすることでBPOの効果を高められるだけでなく、仮にBPO委託が終わった後もその効果を自社で保っていくことにもつながります。
コスト削減だけをBPOの目的としない
効果を高めるためには、コスト削減だけをBPOの目的としないことも重要です。
コスト削減だけにこだわってしまうと、リソースが不十分であることから改善が疎かうなってしまい、中途半端な効果しかえられない可能性があります。
コスト削減は中長期的に実現するものとして、企業利益を追求することを目的にBPOを活用することをおすすめします。
まとめ｜BPOで業務効率化と収益アップ
BPOの概要やメリット、活用例などをご紹介しました。BPOを活用することで社内の業務時間やコストを削減できます。また、企業内リソースに余裕ができ、コア業務に集中できるようになって収益も向上にも繋がるでしょう。
依頼する業務は企業や顧客にとって重要な情報であることに変わりはありません。メリットとデメリットを把握して、慎重に検討しましょう。
BPOを提供している企業は得意にしている分野が違います。BPO業者選定の際はその違いもよく加味しながら、自社にピッタリのBPO業者を選んでください。
