書類作成を外注して業務効率化!おすすめ書類作成代行サービス7選

社員10名未満の中小企業でも何かと手間がかかる書類作成業務。書類作成代行サービスを使って外注化が可能です。おすすめの書類作成代行サービスの紹介、依頼できる業務仕事なのか、メリット・デメリット、料金相場をご紹介します。

書類作成代行とは何が依頼できる?

そもそも書類作成代行とは、どんなことが依頼できるサービスなのでしょうか?中小企業にとって重要な仕事のひとつである書類作成業務を、どの程度まで請け負ってくれるのか気になりますよね。以下では書類作成代行のサービスが、具体的にどんな依頼内容に対応してくれるのかを解説します。

仕事に使う資料の作成

書類作成代行とは、仕事に使われるあらゆる資料の作成代行を行ってくれるサービスです。書類の形式であれば、幅広い内容を依頼できるのが特徴となっています。例えば、

  • 取引先との契約書
  • 業務改善の提案書
  • 社内会議で使う資料
  • 商談で使用するパワーポイント形式の資料
  • 専門的なマニュアル作成 などの資料作成

を、まとめて依頼できます。普段の仕事で使う簡単な資料から、大事な商談のカギとなる重要書類の作成も任せられるでしょう。

既存書類の編集や校正

書類作成代行には、既に完成している書類の編集や校正を依頼することもできます。「自分で書類を作成したけど、もっと良い構成にできないかな」「誤字脱字をチェックしたいけど、他の業務が忙しくて手が回らない」といったときにも、書類代行が頼りになります。

特別な資格を持つ人への依頼やレビュー

書類作成代行のサービスの中には、特別な資格を持つ人が対応してくれるものもあります。有資格者に依頼をすることで、自分自身に知識や経験がなくても、特定のジャンルに特化した専門性の高い書類が手に入ります。例えば以下のような資格を持つ人に、書類作成代行を依頼することが考えられます。

  • 税理士
  • 行政書士
  • 弁護士
  • 司法書士

など、有資格者が対応してくれる書類作成代行に依頼することで、会社登記や税務関係など特別なシーンで提出する書類も作成可能です。

併せて検討される事務代行とは?

事務作業を自社で行うと本来注力すべきコア業務の時間を大きく減らすことにつながります。事務作業を代行業者に依頼すると、営業事務のほか、管理部門の様々な業務を依頼することが出来ます。経理、人事労務、総務など、コア業務以外の作業に時間をとられてしまっていれば機会損失をしてしまっていますが、それらを代行業者に依頼することで、業務効率が図れるだけでなく、新たな人材を採用するための固定費を削減することが出来るようになります。

詳しくは別記事「オンライン事務代行サービス|料金相場、注意点、おすすめ会社を紹介」を併せてご覧ください。こちらではオンライン事務代行で依頼できること、料金相場、事例、オススメの会社をご紹介しています。

https://taskar.online/media/1863

中小企業における書類作成の課題

中小企業における書類作成の業務には、いくつかの課題が指摘されています。書類作成代行に依頼をする前に、中小企業ならではの課題を把握してみましょう。

書類作成のためのリソースが確保できない

中小企業は少人数、もしくは代表ひとりで業務を行うことになるため、書類作成のためのリソースが確保できないことも多いです。リソースが確保できないと、書類作成への着手が後手に回ってしまい、十分な時間をかけられなくなることも考えられます。

コア業務に集中できなくなる

書類作成に時間を取られると、その分事業の核となるコア業務に集中できなくなります。コア業務は冷静な判断が必要とされる難易度の高い作業になるため、集中できる環境が重要です。会社の利益につながるコア業務が疎かになれば、中小企業としての存続が危ぶまれる可能性もあります。

リモートワークでの対応が難しい

書類作成はリモートワークで指示が出しづらいため、余計に手間がかかるという課題も出てきています。もともと書類や資料の作成作業が苦手な場合には、スムーズに指示が出せないリモート環境が今後よりネックになるかもしれません。

リモートワークで書類作成をする環境を整えるために、新たなコストが必要になることもあるでしょう。重要書類などは社外に持ち出すことができないこともあり、そもそもリモートワークの環境下では書類作成ができない可能性も考えられます。

書類作成を代行できる依頼先

上記のような課題を解決するためには、書類作成を代行できるサービスに依頼することが考えられます。書類作成を代行してくれる依頼先はいくつかあり、それぞれ対応できる業務の範囲や特徴が異なります。以下では、書類作成代行の依頼先として考えられるサービスを紹介します。

行政書士

主に法的な書類を作成する際には、行政書士への代行依頼が考えられます。行政書士が対応できる書類作成業務には、

  • 官公署に提出する書類(会社の設立や風俗営業許可など)
  • 事実証明のための書類(会計帳簿や財務諸表など)
  • 権利義務に関係する書類(契約書、会社定款など)

といったものがあります。 その他、書類作成に関することへの相談や、許認可申請の代行も依頼できます。

経理のアウトソーシングとは

経理担当がいないベンチャー企業や社員数の少ない中小企業では経理業務はかなり手間がかかり面倒な仕事ですが、疎かにはできません。経理をアウトソーシングすれば、管理会計、財務、労務、税務など自社でまかなえない分を幅広く依頼することが出来ます。経理をアウトソーシングすることで、事業のコア業務に時間を割くことができ、企業の成長を加速させることが出来ます。経費生産や軽微な経理事務はアウトソーシングしましょう。

詳しくは別記事「中小企業が経理をアウトソーシングするべき理由と依頼先を決める基準」を併せてご覧ください。こちらでは経理のアウトソーシングが必要な理由、依頼する業務の選び方、手順をご紹介しています。

https://taskar.online/media/1849

クラウドソーシング

副業をしている人や、フリーランスなどの個人と契約できるクラウドソーシングも、書類作成の代行依頼先になります。業務委託になり、基本的には単価交渉を行った上で書類作成を仕事として発注します。

クラウドソーシングには経験が豊富なベテランもいれば、業務を始めたばかりの初心者もいます。まずは求めるクオリティを達成できる人材を見つけることが、書類作成の代行依頼をするための第一歩です。

書類作成代行サービス

あらゆる種類の書類作成の代行をメインとしているのが、「書類作成代行サービス」です。専門的な技術と知識が豊富で、ただ依頼に応えるだけでなく改善すべき点をアドバイスしてくれることもあります。必要とするときにだけ単発で依頼もできるので、ローコストで高い成果を得ることも可能です。

書類作成代行サービスによって得意とする書類作成のジャンルや形式があるため、事前に依頼したい内容とマッチするかどうか確認することがポイントです。

総務のアウトソーシングとは

創業間もないベンチャー企業や中小企業では総務の仕事が曖昧で、将来の業務量も見立てにくいと思います。社員の採用は固定費になりますし、社長が総務をやってしまうと成長が遅れてしまうでしょう。そのため、できるだけ早い段階で、リーズナブルに始められるオンラインアウトソーシングのテスト導入をおすすめします。ベンチャー企業が成長するためには、利益を創出するコア業務にいかに専念できるかが鍵となるので、少ない人的資源で総務や法務にリソースを割けません。定型業務をアウトソーシングできれば、コストを抑えて確実に業務を行ってもらえます。

詳しくは別記事「中小企業が総務をアウトソーシングするべき理由と依頼先を決める基準」を併せてご覧ください。こちらでは総務のアウトソーシングが必要な理由、依頼できる業務内容、導入事例をご紹介しています。

https://taskar.online/media/52

書類作成代行サービスのメリット、デメリット

上記で紹介した書類作成代行サービスに依頼することには、それぞれメリットとデメリットがあります。メリットを活かし、デメリットを避けることを意識することで、会社に良い影響を与えることができるでしょう。以下でメリットとデメリットから、書類作成代行サービスの基本的な特徴を確認します。

コア業務に集中できる

書類作成代行サービスにを使うことで、書類作成全般の作業を一任できます。そのため自分自身は、会社の肝心なコア業務に集中できるのがメリットです。書類作成に必要な時間コストが削減できるので、残業などの業務上の問題を解決するきっかけにもなります。

これまで書類作成に使っていた時間を別のリソースに割けられるので、その他の業務により力を入れて生産性の向上を図ることも可能です。

プロフェッショナルの技術に頼れる

書類作成のプロフェッショナルに依頼できるため、高品質の書類を作成できるのがメリットです。専門性の高い書類や高度な編集技術を必要とする書類にも対応してくれるので、自分で一から勉強をする必要がありません。

基本的にミスや不備もなくなるため、修正にかかる時間や手間も削減できるでしょう。書類情報の精度や見やすさを重視した高品質の書類を作りたいときには、書類作成代行サービスを利用することにメリットを見出せます。

書類作成のノウハウが社内に蓄積されない

一方で、書類作成業務が外注任せになってしまうため、関連するノウハウが蓄積されないのがデメリットです。書類作成に役立つ「情報収集のスキル」や「わかりやすくまとめるスキル」などを育てる機会がなくなるので、より自社だけで書類作成を行うことが難しくなります。

新人社員に書類作成のノウハウを学ばせたいときなどは、書類作成代行に任せきりにすることがデメリットになるかもしれません。サービスの利用料金やコミュニケーションコストに対して、実際の成果が見合ったものになっているかは常に確認する必要があるでしょう。

書類作成代行の料金相場

書類作成代行の料金相場は、依頼先のタイプやサービス内容によって変化します。以下で基本的な料金の目安を紹介するので、実際に書類作成代行に依頼するときにどのくらいのコストが求められるのかを確認しましょう。

行政書士は1書類で1万円〜

行政書士に書類作成を代行してもらう場合には、一般的に1書類で1万円程度からの料金相場になります。納品を早めたり、提出の代行も依頼したりなどといったオプションをつけると、その分の料金がプラスされます。

クラウドソーシングは1件で1,000円〜

クラウドソーシングで書類作成代行を依頼する場合には、1件で1,000円程度からの料金相場になります。基本的に仕事を発注するユーザーと価格は交渉することになるため、話し合いの結果によっては料金が増減します。

書類作成を外注する手順

書類作成を外注する際には、基本となる手順があります。事前に準備しておくべきことや、発注後にすべき作業を理解しておくことで、スムーズに代行依頼の話が進められるでしょう。

以下からは、書類作成の代行依頼時の手順を大きく2つに分けて確認します。初めて書類作成を代行してもらうときには、それぞれの内容を参考にしてみてください。

書類の内容をまとめて作成依頼を行う

まずは依頼する書類の内容をまとめて、どんな書類が必要になるのかを決定します。作業者に守ってもらうレギュレーションも作成し、想定している内容と結果に齟齬が出ないように準備をしましょう。レギュレーションには、以下のような要素を含めることが考えられます。

  • NGワード
  • 文字量などのボリューム
  • 箇条書きの可否

など、代行依頼する相手がスムーズに書類作成に取り掛かれるように、必要な情報や要望はテンプレートとして全てまとめた上で作成依頼を行います。

上がってきた書類を確認して手直しを行う

依頼した書類が上がってきたら、要望通りの内容になっているかをチェックします。必要に応じて自身で手直しを行い、実際に使っても問題のない形に整えましょう。外注先との契約内容によっては、修正を依頼できることもあります。代行相手と連絡を取り、可能な範囲で修正依頼を行うことも検討しましょう。

おすすめの書類作成代行サービス7選

書類作成代行サービスにはいくつかの種類があり、それぞれが特徴を持っています。そのため求める書類に合っているサービスを選択することが、代行依頼の際のポイントです。以下では、おすすめの書類作成代行サービスを7つ紹介します。

タスカル

「タスカル」は、さまざまな業務をサポートしてくれるオンラインアシスタントサービスです。パワーポイント資料の作成代行や見積作成など、書類作成の業務も対応します。その他マーケティングやWeb制作、経理に関する業務なども依頼できるので、普段の事業にかかる負担を軽減可能です。以下のような複数の利用プランが用意されているため、中小企業でも可能な範囲でコストを抑えられます。

  • 3ヶ月プラン:4万円/10時間
  • 6ヶ月プラン:3万円/10時間
  • 年間プラン:2.5万円/10時間

スプラウト

「スプラウト」は、書類作成を専門とした代行サービスです。1枚だけの書類作成依頼も可能なので、本当に必要な分だけを代行してもらえます。全国のコンビニで作成した書類を受け取れるため、会社にまだプリンターを用意できない中小企業でも利用しやすいです。作成料金はA4用紙1枚あたり2,000円〜で、修正には1枚あたり1,000円〜の料金がかかります。

DD partners

「DD partners」は、プロの構成力やデザインを利用できる資料作成サービスです。アニメーションを用いたプレゼン資料の作成や、イベントやプロモーションに使える企画書・提案書の作成も請け負っています。料金プランには

・ライトプラン(基本料金:10,000円、ページ制作費3,000円/1ページ)
・クリエイティブプラン(基本料金:10,000円、ページ制作費5,000円/1ページ)
・コンサルティングプラン(基本料金:10,000円、ページ制作費8,000円/1ページ)

といった種類があり、対応できる業務範囲が変わります。

HELP YOU

「HELP YOU」は、さまざまなスキルを持つ人材がチームを組んで業務をサポートするオンラインアシスタントサービスです。社内決済手続きの書類作成、 経費整理・記帳などを任せられます。その他、採用計画の補助や営業リストの作成なども依頼可能です。月額費用は10万円〜で、実動時間は30時間/月〜です。

Caster BIz

オンラインアシスタント「Caster BIz」でも、資料作成や文字校正、パワーポイント資料のリデザインなどの代行を頼めます。契約プランには以下の3種類があり、自由に選択可能です。

・6ヶ月プラン:108,000円/1ヶ月
・12ヶ月プラン:96,000円/1ヶ月
・カスタムプラン:要望に合わせて作成

クラウドワークス

「クラウドワークス」は、国内で最大規模のクラウドソーシングサイトです。単発でも継続案件でも書類作成依頼が可能で、こちらから報酬価格を提示することができます。スピーディに代行依頼をしたいときにおすすめです。

ココナラ

個人のスキルや知識を購入できるサービス「ココナラ」でも、書類作成依頼が行えます。プロの技術を持った人が副業として利用していることも多いので、代行相手を選べば高いクオリティの成果にも期待できます。

専門性の高い書類、大量の定型文書は書類作成代行を検討しよう

中小企業にとって、書類作成は日々の業務を圧迫する原因になります。だからこそ書類作成代行サービスを利用して、その原因を取り除くことが重要になるのです。特に専門性の高い書類や、大量の定型文書の作成は、書類作成代行に依頼して負担を軽減するのがおすすめです。

タスカル|月額2.5万円~のオンラインアシスタント
タイトルとURLをコピーしました