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総務のアウトソーシングが必要な4つの理由
コア業務に専念するための集中と選択
ベンチャー企業が成長するためには、利益を創出するコア業務にいかに専念できるかが鍵となります。少ない人的資源で総務や法務、経理にリソースを割けません。経営者は、付加価値を生み出す業務に専念するため、業務の選択と集中が必要です。
人件費コストを抑える（変動費化）
一度、社員を採用すると、退職するまで人件費が発生します。一方、アウトソーシングすることで、人件費のコストを削減できる可能性があります。固定費となる人件費よりも、業務委託や外注で変動費化するほうが経営効率は高められるのもアウトソーシングが必要な理由です。
業務のスピードとクオリティを高める
人材の移動や退職時のリスクを軽減できる
アウトソーシングを導入する意義や導入に向いている企業など詳しくは別記事「【2025年最新】アウトソーシングの4つのメリットと委託すべき業務を徹底解説」にて解説しています。アウトソーシングをするメリットや導入の注意点などをデータを交えて紹介していますので詳しく知りたい方はぜひご覧ください。
ベンチャー企業における曖昧で膨大な「総務業務」
総務業務の種類
一般的な総務部が実行している業務内容です。
- 文書作成、管理、発送
社内文書、契約書、請求書、取引先への挨拶状発送など - 備品購入、管理
名刺、PC、携帯電話、オフィス用品など - オフィス管理
契約、デザイン、移転、退去 - 社内イベント
福利厚生イベント、社外向けセミナー、株主総会の企画運営など - 電話メール対応
代表電話や問い合せメールの対応、来客対応など - 人事労務業務
健康診断の実施管理、 入社者・退職者の手続き対応など - 広報業務
全社共有アナウンス、社内報の作成、プレスリリース対応など - その他事務作業
社員1桁数のベンチャー企業では、管理部の担当が1名ですべてこなしているケースもあります。また、ベンチャー企業では、これらの業務に加えて、新入社員の入社のフォローや領収書の整理など、管理部門の補助的な立ち位置で、幅広い業務に携わることもあります。
アウトソーシング できる総務
アウトソーシング（外注）しやすい業務の特徴は、ノンコア業務や定型業務であることです。業務を別会社に依頼するわけですから、業務実行者は会社の文化や背景を知りません。
また、発注者もできるだけコミュニケーションコストを下げたいと考えています。ルーティンで発生するシンプルで型化された業務は、説明にかける時間も、習得に必要なコストも低いため、アウトソーシングしやすいといえます。
一方、オフィス移転時の物件選定・内装デザイン・施工、社外セミナーの運営など、一部の専門業務は専門アウトソーシング会社が多数あります。専門知識を伴う総務領域もアウトソーシングを検討すべきでしょう。
■具体的な業務例
- 社内の管理台帳更新
- 問合せメール対応
- 備品発注代行
- 契約書締結、管理作業
- オフィスデザイン、施工
- イベント運営 など
総務のアウトソーシングを検討しており、特定の業務だけを依頼したいケースもあります。ある業務に特化した業務委託もおすすめです。例えば、書類作成やパワーポイント資料作成、メール・チャット代行、電話代行などがあります。それぞれのサービスの特徴はこちらの記事で詳しく紹介しています。
アウトソーシングできない総務
アウトソーシングできない総務業務の特徴は3点です。
- 企画領域の業務
戦略設計などのコア業務です。何よりも外注先とのコミュニケーションコストが非常に高くなります。コンサルティング会社に依頼するような内容のため、費用面でもかなり高額になる可能性が高いです。 - 突発型で超短納期の業務
年に数回、いつ発生するか分からないような業務です。震災対応やBCP関連などが当てはまります。 - コストが見合わない業務
物理的に実行が難しい業務などで、外注コストと予算が見合わないケースも多くあります。オンラインで完結しない業務が大半です。
■具体的な業務例
- バックオフィス周りの中長期計画策定
- 防災訓練の対応
- 地方拠点オフィスの巡回点検
- 契約書締結、管理作業 など
ベンチャー企業でよくある総務3つの課題
社員10名以下の企業には総務部という部署が存在していないケースが多くあります。総務や人事、経理などバックオフィス業務をひっくるめて総務部としている企業も多いでしょう。
社員数の少ないベンチャー企業では、人員不足のため、社長自らが総務をやらざるを得ない状況になることがあります。業務量が多いとコア業務に専念できなくなるため、会社の成長にも影響が生じる可能性があるでしょう。
また、社員数が少ないため、業務が属人化して引き継ぎが難しくなったり、人事・経理・業務の分類が曖昧でバックオフィス業務が複雑化してしまったりする課題も挙げられます。
できるだけ総務として一括りに行いたいときの対策
すべて外注して丸投げすることは難しいですが、事務代行サービスの活用により、比較的簡単に依頼することが可能です。事務代行サービスでは専属のディレクターが現在の事務作業を整理するお手伝いをして、最適な形でアウトソーシングするサポートしています。
事務代行サービスでできること、導入のメリット・デメリットやおすすめのサービスを別記事「テレワーク時代の「オンライン秘書」とは？導入のメリットやデメリット、おすすめ企業を紹介」にて解説しています。
複数の事務作業をまとめて依頼することを考えている担当者様はぜひご覧ください。
また、アウトソーシングする業務のうちノンコア業務や提携業務を中心にオンライン秘書へ任せることも有効的です。遠隔で秘書業務を依頼する「オンライン秘書」で可能な業務やオンライン秘書サービスを選ぶポイント、おすすめのオンライン秘書サービスに関しては別記事「オンライン秘書｜導入のメリットやデメリット、おすすめ企業を紹介」にて解説しています。
総務業務のアウトソーシング事例3選
実際に総務の仕事をアウトソーシングしている企業の事例を紹介します。オンラインアシスタントサービス「タスカル」を利用した事例でピックアップしています。
社員1名企業 データ入力をアウトソーシング
- 依頼企業
社労士事務所、社員1名 - 課題
大企業の社会保険業務の運用を行っており、毎日運用作業が膨大にある。
単純な入力作業にリソースが取られてしまう。 - 稼働時間
月10時間 - 依頼内容
システムへの登録業務 - 成果
社長の稼働時間を削減
社員5名企業 さまざまな事務をまとめてアウトソーシング
- 依頼企業
建設業、社員5名 - 課題
・日中の見積対応ができず、案件の取りこぼすことがあり、それをなくしたい。
・Web、IT領域に弱く、特にSNSマーケティングを始めたい
・社内のIT化をより強化し、日々の業務の見える化・効率化を推進したい。 - 稼働時間
月10時間
メールチェック、サイト修正、管理表更新、ほか - 依頼内容
・問い合わせメールのチェック、一次対応
・HPやFacebookの運用管理
・工事一覧表の作成・管理 ・案件管理システムの構築・運用サポート - 成果
案件の取りこぼしが減り、受注が急増。年商170％アップ。
社員10名企業 総務業務をまるごとアウトソーシング
- 依頼企業
社員10名、コンサルティング事業 - 課題
高付加価値型のコンサルティングを提供しているため、売上やクライアントサポート以外の作業はすべて外注したい - 稼働時間
月35時間 - 依頼内容
・契約書作成・送付
・人材募集・運用
・名刺作成
・月末支払い分作業報告書格納チェック
・見積書・請求書作成 - 成果
総務部の機能をまるごとアウトソーシング。毎月の管理コストを変動費化し、業務量に応じて変動させることに成功。
ベンチャー企業におすすめのオンライン総務アウトソーシング会社6選
ベンチャー企業が総務をアウトソーシングする際にはどのようなサービスを選べばよいのか、おすすめのサービスを紹介します。それぞれのサービスの特徴は以下の通りです。
- タスカル：毎月10時間から総務以外の業務も依頼できる
- GOOD PLACE：アウトソーシングだけでなく業務設計まで依頼できる
- FOC総務アウトソーシング：長年の実績をベースにした品質を向上させるサポートも実施
- ZEROIN：総務にかかわる幅広い業務を依頼できる
- フジ子さん：無料トライアルで本格利用前にお試しできる
- HELP YOU：厳選されたアシスタントが業務をサポート
タスカル
【特徴】
専属ディレクターがついて月額2.75万円〜で導入ハードルが低いのが特徴です。1ヶ月10時間の少量ロットで契約できるため、依頼する業務が多くはないが急ぎ依頼したいベンチャー企業に向いています。
サービス名 | 運営会社 | 月額（税込） | 無料トライアル |
タスカル | 株式会社Colors | 2.75万円/10h〜 | なし |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
サービス内容
総務・経理・営業事務・ITサポート全般など
契約方法
3ヶ月・6ヶ月・12ヶ月（その他相談可能）
料金プラン（前払い）
1ヶ月10時間/2.5万円（12ヶ月契約）
1ヶ月10時間/3.0万円（６ヶ月契約）
1ヶ月10時間/4.0万円（3ヶ月契約）
GOOD PLACE
出典：GOOD PLACE
【特徴】
スーパーバイザーによるヒアリングを行い、クライアントごとの課題に適した業務設計の提案が行われるのが特長です。アウトソーシングは、訪問、リモート、または訪問とリモートの組み合わせから選択できます。属人化を防止するためのマニュアル作成などの取り組みにより、業務品質の安定も維持されています。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
GOOD PLACE | 株式会社GOOD PLACE | 要問い合わせ | なし |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
不明 | 不明 | 不明 | 不明 |
サービス内容
総務アウトソーシング
契約方法
要問い合わせ
料金プラン
要問い合わせ
FOC総務アウトソーシング
出典：【特徴】
総務のアウトソーシングだけでなく、プロジェクトの質を高めるサービスを提供しているのが特長です。約30年の総務アウトソーサーの実績をもとにした業務改善に関するアドバイスも受けられます。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
FOC総務アウトソーシング | 芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社 | 要問い合わせ | なし |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
総務・庶務関連のみ | 総務・庶務関連のみ | 〇 | 〇 |
サービス内容
書類管理、請求書処理、備品管理、入退社対応、電話対応、ヘルプデスクなどの総務・庶務関連
契約方法
要問い合わせ
料金プラン
要問い合わせ
ZEROIN
出典：ZEROIN
【特徴】
幅広い総務関連の業務を依頼できるのが特長です。社内広報や社内イベント、問い合わせに関する業務にも対応しています。業務の可視化と業務設計のサポートも行われており、委託業務を決めていない会社でも利用しやすいのがポイントです。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
ZEROIN | 株式会社ゼロイン | 要問い合わせ | なし |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
サービス内容
電話対応、受付対応、オフィス管理、備品管理、入退社対応、文書管理、社内問い合わせ対応、業者対応、防災関連対応、社内イベント、社内広報、採用・研修事務局、株主総会対応など
契約方法
要問い合わせ
料金プラン
要問い合わせ
フジ子さん
出典：フジ子さん
【特徴】
通常のアシスタントのほか、各分野の専門スキルをもったエキスパートも対応しているのが特長です。無料トライアルも実施されているため、本格的な利用の前にサービスが自社に適しているか確かめることができます。
サービス名 | 運営会社 | 月額（税込） | 無料トライアル |
フジ子さん | フジア株式会社 | 65,560円/20h〜 | 1週間の無料トライアル（2時間） |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
○ | ○ | ○ | ○ |
サービス内容
総務・秘書・経理・人事・サイト運用など
契約方法
要問い合わせ
月契約 料金プラン（前払い）
1ヶ月20時間/4.7万円
1ヶ月30時間/6.9万円
1ヶ月50時間/9.9万円 （50時間以上は別途見積もり可能）
HELP YOU
出典：HELP YOU
【特徴】
採用率１％、大手IT企業出身のワーカーも在籍しており、人材の質に定評があります。1ヶ月単位での契約も可能なのが特徴です。総務以外の幅広いバックオフィス業務を依頼できます。
サービス名 | 運営会社 | 月額 | 無料トライアル |
HELP YOU | 株式会社ニット | 10万円/30h～ ※契約は6ヶ月～ | なし |
営業事務, 人事経理 | WEB, SNS業務 | 電話代行 | 外国語対応 |
○ | ○ | ○ | ○ |
サービス内容
総務・経理・人事・営業サポート・メディア運用など
契約方法
3ヶ月・6ヶ月・12ヶ月（その他相談可能）
料金プラン（前払い）
1ヶ月30時間/10万円〜（オンライン業務）
1ヶ月45時間/15万円〜（オンライン・オフライン業務）
1ヶ月100時間/見積もり（オンライン・オフライン業務）
総務を含めたバックオフィス業務を一人で担っている一人社長には、こちらの記事で紹介している事務代行サービスもおすすめです。
総務アウトソーシングの料金相場
総務アウトソーシングの料金相場は、依頼する業務の内容や範囲、業務にかかる時間などで異なります。業務単位で依頼する場合のおおよその相場は、1～20万円程度です。複雑な業務ほど費用が高くなる傾向にあります。
総務関連の業務でマニュアル作成にかかる費用の相場は、こちらの記事で詳しく紹介しています。
総務アウトソーシングを利用する際の注意点
総務アウトソーシングを漠然と取り入れても思うように業務効率化が図れないことがあります。失敗しないためにも、どのような点に注意すればよいのでしょうか。総務アウトソーシングを自社で活用する際の4つのポイントを紹介します。
あらかじめ依頼する業務を明確にする必要がある
依頼したい業務が不透明なままアウトソーシングを利用しても、総務関連の業務が円滑に進まないこともあります。依頼する前に、自社で総務関連の業務を一つひとつ洗い出し、どの業務を依頼できそうかあらかじめピックアップしておくことが大切です。依頼する業務を明確にすることで、業務をスムーズに委託できます。業務の洗い出しが難しい場合は、業務設計からサポートを受けられるサービスを利用するのも方法のひとつです。
コミュニケーションコストが発生する
総務をアウトソーシングしても、依頼内容の確認や委託先からの報告など、日々コミュニケーションが発生する可能性があります。コア業務に集中できるようにするためにも、コミュニケーションの負担ができるだけ少ない方法でやり取りできるサービスを選ぶことが重要です。
また、情報伝達ミスなどコミュニケーションギャップが生じることで、業務に何らかの問題が発生する可能性もあります。問題が拡大しないためにも、報告や相談などの方法を明確にしておくことも必要です。
自社にノウハウが蓄積しにくい
総務を委託先にすべて丸投げしてしまうと、自社でノウハウが蓄積されにくい問題が生じてしまいます。総務アウトソーシングは必要に応じて取り入れることも検討すべきですが、依頼する場合のノウハウの共有などの体制も同時に構築することが必要です。
セキュリティ体制を確認しておくことが大切
総務関連の業務では、従業員の個人情報などの重要な情報を取り扱うこともあります。他社に必要な情報を共有することになるため、委託先のセキュリティ体制が十分か確認しておくことも必要です。情報をどのように取り扱っているか、アクセス制限などのセキュリティ対策が行われているかなどを確認しておきましょう。
総務アウトソーシングは効果的に活用しよう
自社で必要なバックオフィス業務に手が回らない場合、総務アウトソーシングを活用するのは効果的です。メール対応や書類作成などの業務を外注することで、コア業務に集中して取り組めるようになります。人員やコストなどのバランスも考えながら、必要に応じて総務アウトソーシングを活用しましょう。
業務の効率化やコスト削減なら、補助金や助成金の活用も挙げられます。補助金や助成金で支出を効果的に軽減しつつ、事業を成長させていきましょう。スタートアップ企業が利用できる補助金・助成金の詳細は、こちらの記事で取り上げています。
