従業員数が1名～10名程度の中小企業では、以下のような課題があることが多いのではないでしょうか。
「事務作業に時間が取られてしまい、コア事業に集中できない」
「専門知識を持った人材を採用したい」
「固定費はなるべく上げずに人員を補強したい」
人手が足りないときや一部業務だけ依頼したいときに活用すべきなのが、代行サービスの利用です。総務や経理、営業などさまざまな業務を依頼できます。
本記事では、ビジネスで活用できる代行サービスの種類や依頼できる業務、利用するメリットを紹介します。
ビジネスで依頼できる代行サービスの種類
ビジネスで依頼できる代行サービスの業務を大別すると、以下があげられます。
- 経理事務
- 人事労務
- 総務
- 営業事務
- Webサイト制作・運用
- ECサイト制作・運営
- プロモーション
どのような業務を依頼できるのかを詳しく紹介します。
経理事務
経理の業務は、以下のようなルーティンワークや月ごとに発生する業務、年末年始に対応する業務があります。
- 毎日：記帳・仕訳入力、経費精算など
- 毎月：給与計算、支払い処理、請求書発行、月次報告書の作成など
- 年末年始：決算報告書の作成、年末調整など
経理全般のほかに、記帳整理など日常的な業務だけ依頼することも可能です。
会社を設立して日が浅く顧問税理士に依頼することが難しいときは、専門知識を持った代行サービスに決算に関する業務を丸投げして依頼することもできます。
代行サービスに業務を依頼する前に、経理の業務を洗い出しておき、どの業務をお願いすべきか優先順位を決めておくのがおすすめです。
人事労務
人事労務は採用や育成などの人事と、従業員の勤怠管理や社会保険の手続きなどを担う労務で業務内容が分かれます。
- 人事：採用、人事戦略設計、人材育成など
- 労務：勤怠管理、給与計算、社会保険の手続き、入退社管理など
特に労務の業務は「労働基準法を遵守できているか」「法令の改正に対応できているか」を確認し、労務に関するトラブルが起きないように常に知識をアップデートしておく必要があります。
人事労務まで手が回らないときは、代行サービスにお願いすることを検討しましょう。
タスカルでは採用業務から給与計算業務まで、人事・労務業務のサポートも多数行なっています。
総務
総務では、企業の運営に関わる多種多様の業務をこなします。ベンチャー企業などでは、社内リソースを総務に使うべきか、外注すべきか悩む方も多いのではないでしょうか。
代行サービスを利用する場合は、以下の業務を依頼することが可能です。
書類や書類作成や問い合わせ対応、広報業務などルーティン化しているノンコア業務が依頼しやすいでしょう。
ただし、突発的に発生するBCPや震災・防災関連の業務や、企業戦略に関わる業務など一部代行サービスへの依頼が難しい業務もあります。詳しくは、以下の記事を参考にしてください。
営業事務・インサイドセールス
営業担当者をサポートする営業事務や、見込み顧客に対して営業活動をするインサイドセールス業務を代行サービスに依頼できます。
依頼できるのは、具体的に以下のような業務です。
営業担当者が少なく、体制が整っていないなど営業力に不安がある際は、業界に特化した営業代行サービスへの依頼を検討しましょう。
営業体制がある場合は、営業に関わる業務を部分的に依頼して営業活動の効率化を図ることも可能です。
Webサイト制作・運用
代行サービスに自社サイトの構築を依頼する際は、制作するページ数やドメイン取得・サーバー契約の有無など、どの工程をお願いするかを明確にしておきましょう。依頼する工程や業務によって、必要な費用が変わってくるからです。
Webサイト制作の費用感については、以下の記事をお役立てください。
Webサイトは制作して終わりではなく、商品やサービスの理解を深めてもらうためにコラム記事やお客様インタビューを掲載したり、最新情報に更新したりと運営にも手間がかかります。
代行サービスに運用業務をお願いして、Webサイトを有効活用しましょう。
ECサイト制作・運営
Webサイト制作と同様に、ECサイトの立ち上げでも代行サービスを活用できます。
一からECサイトを構築するのではなく、ECサイトの作成・開設に特化したBASEやSTORESなどのサービスを利用するのもひとつの方法です。代行サービスに依頼すれば、自社ECの開設までの時間を短縮できるでしょう。
ECサイトの運営では、受注管理やお客様からのお問い合わせ対応などの業務が発生します。
プロモーションやリピート施策など販売活動に注力したい場合は、代行サービスにバックエンド業務の依頼を検討してみましょう。
プロモーション
SNS運用
商品やサービスの認知度アップやユーザーとの関係構築など、プロモーションの一環として以下のSNSを活用する企業が増えています（以下リンクはタスカル記事が貼ってあります）。
SNSによってユーザー層や相性のよいジャンルなど特性が異なります。各SNSの専門家に運用業務を依頼すれば、短時間で成果を得られる可能性が高いでしょう。SNS運用代行の費用相場などは以下の記事で紹介しているので、是非参考にしてください。
タスカルではLINE公式アカウントのユーザー対応を始め、企業のSNS運用サポートも実施しています。
クリエイティブ制作
SNS運用を丸投げするほかに、投稿するバナーや動画などクリエイティブの制作のみを依頼して費用を抑えることも可能です。
Web広告
商品やサービスの認知度向上やSEO対策として、Web広告を出稿している企業も少なくありません。Web広告の費用対効果の検証には、広告レポートの作成が欠かせませんが、作成に時間が取られてしまうなど大きな負担がかかります。そのような負担があるときは、代行サービスへの依頼を検討するとよいでしょう。
コンサルティング
また、Webマーケティングに特化した代行サービスに依頼して、コンサルティングをお願いするケースもあります。マーケティング戦略の質を高めたいときの選択肢として検討するのもひとつです。
代行サービスを利用するメリット
従業員数が1名～10名程度の中小企業で、代行サービスを利用するメリットとしては以下があげられます。
- 人手が足りないときだけ増員できるので、人件費削減になる
- 事務作業などの業務を依頼できるから、コア業務に集中できる
- 専門家に依頼して業務の質向上と効率化が図れる
人員を増やすために採用する場合は、採用計画や求人票の作成などの準備にリソースを割かなければいけません。さらに専門的なスキルを持った人材の採用は、給与水準が上がる可能性も高く、人件費が増えてしまうこともあります。
代行サービスは必要な業務だけ単発で依頼したり、スペシャリストに部分的にお願いしたりすることもできるので、人件費を抑えて業務の効率化を図れるでしょう。
一人社長で事務作業などノンコア業務を依頼したいときにも、代行サービスの利用が有効です。
代行サービスを選ぶときのポイント
代行サービスを選ぶときの4つのポイントを解説します。どの代行サービスを選べばよいのか悩んだときにお役立てください。
常駐型か、リモート型か
代行サービスによっては、オフィスに常駐する場合と、リモートで対応する場合があります。来客者や電話の応対など、オフィス内での業務を依頼したいときは、常駐型の代行サービスを検討するとよいでしょう。
一方資料作成などオンラインで対応できる業務であれば、遠隔で作業を依頼するリモート型のサービスを選ぶのもひとつです。
費用対効果が見込めるか
サービスによって変わりますが、代行サービスは決められた稼働時間に対して月額費用を支払うのが一般的です。
業務内容によって費用に変動があり、専門知識が必要な業務や資格保持者に依頼する場合は、通常よりも費用が高くなることが多いでしょう。
複数の代行サービスから候補を検討している場合は、予算や相場を考慮したうえで組織のパフォーマンスが向上するか、費用対効果が見込めるかを検証してみることが大切です。
導入実績があるか
導入している企業の継続率が高く、どのような効果が得られたのかを理解してから代行サービスを選ぶと、利用してから「こんなはずではなかった」といった失敗を回避できます。
代行サービスのWebサイトには、実際にサービスを利用している企業のインタビューなどが掲載されていることもあります。インタビュー記事を読み疑問点があれば、事前に窓口で質問しておくと安心です。
サポート体制が整っているか
代行サービスのサポート体制を確認しておくことも、選ぶうえで重要です。
例えば「体調不良で依頼しているスタッフが対応できないときに、代理のスタッフに依頼できるのか」など、どのようなサポート体制があるのかを事前に調べておきましょう。
代行サービスを活用して業務の質を上げて作業の効率化を図ろう
代行サービスでは、総務や経理、営業などさまざまな業務を依頼できます。ノンコア業務などで代行サービスを活用すれば、コア業務に時間を多く割けるようになります。
ビジネスで上手に代行サービスを活用しながら、業務の質向上や作業効率化を図りましょう。
